Un formulario es un documento que tiene cabecera y líneas. La cabecera establece las condiciones generales de la plantilla y las líneas las condiciones específicas de cada artículo.

 

Para dar de alta un formulario, el sistema propone el mismo tipo de documento del formulario en el que esta posicionado.

La delegación se propone de las preferencias de grupos de usuarios o de la configuración de empresa, en ese orden.

La empresa debe estar asociada con la delegación informada, y se obtiene automáticamente del maestro de delegaciones.

El departamento se puede obtener desde el registro de maestro de departamentos para la delegación informada. De manera similar, el almacén se puede obtener desde el maestro de Almacenes por delegación para la delegación informada.

También es posible informar el día de entrega de la plantilla. A pesar de que este campo es informativo, se puede emplear para bloquear una solicitud cuya fecha no coincida con el día de entrega informado en el formulario

El sistema se encarga de la numeración del formulario de manera automática, según el numerador seleccionado para esa tipología de formulario y siempre que el campo correspondiente haya sido dejado en blanco. Caso contrario, el sistema respeta el número informado por el usuario.

 

Desde la cabecera registrada se accede a las líneas del formulario mediante la pestaña Líneas.

Para dar de alta una línea es obligatorio informar el código del artículo; al igual que en el maestro de artículos, no debe estar ni bloqueado, ni dado de baja. Además el sistema verifica que el grupo de empresas asignado al artículo contenga la empresa asignada en la cabecera del formulario.

El sitema facilita la búsqueda rápida del artículo por código, descripción o código EAN.

Además, el sistema controla la inclusión de artículos en base a los estados de gestión, donde se define su disponibilidad o no, ya sea para alguno de los documentos que componen los ciclos de compras, ventas y logística, como para alguna tipología en particular.

Una variable logística es una subclasificación del artículo que puede ocultarse o no en función a lo definido en la tipología. El sistema propone un valor por defecto de acuerdo al siguiente criterio:

• Primero se busca la variable logística de mayor prioridad en el maestro de almacenes y artículos por proveedores.
• Si el sistema no encuentra alguna variable logística, busca la de mayor prioridad en el maestro de artículos por proveedor.
• Si en este punto no se encuentra variable logística, busca en el maestro de variable logística aquella que tenga la mayor prioridad.

Una vez informado el artículo y la variable logística (si se requiere), el sistema propone por defecto la unidad de medida de compras registrada en el maestro de unidades por artículo, que el usuario puede particularizar para un albarán en concreto.

   

El sistema permite asociar un formulario a una solicitud de dos maneras: e-procurement y pantalla directa. En esta sección se explica el ingreso mediante pantalla directa.

Antes de dar de alta la solicitud, es preciso configurar en la tipología el tipo de solicitud.

La tipología a utilizar será Consumo, esta es usada cuando un departamento de la organización solicita al almacén de suministros internos la necesidad de materiales para consumo.

En la sección indicativos, seleccionar el check "Si" de la opción informar formularios. Esto indica que cuando se introduzca una solicitud, será imprescindible informar un código de formulario.

Una vez completado el registro de la tipología, realizar el registro de un nuevo formulario, para ello se deberá completar los campos de tipo obligatorio inidcados en la sección unidad de negocio y formulario.

Despues de registrar la cabecera de la formularios, se ingresa a la pestaña líneas para informar los articulos que se obtendrán.

Es necesario informar la cantidad máxima, ya que cuando la solicitud se enlace con el formulario, el sistema no permitirá que la cantidad indicada en la solicitud supere la cantidad máxima, teniendo en cuenta el porcentaje de superación admitido.

Retornar a la cabecera de formularios, seleccionar la opción validar para completar el nuevo registro de un formulario.

Completado el registro de un nuevo formulario, dirigirse a la sección Solicitudes y completar los campos de tipo obligatorio. En el campo tipo de documento se deberá informar la tipología creada en parametrización previa. El campo formulario se informa con el código identificador del formulario.

Seleccionar la opción copiar líneas de formularios.

Se mostrará la relación de los artículos registrados en el formulario. Previamente al dar de alta el registro se tiene la posibilidad de modificar la cantidad solicitada según sea el petición del usuario.

Por consiguiente, seleccionar la opción Insertar artículos para que las líneas del formulario se copien en la solicitud.

Después de completar el registro, al seleccionar la pesataña Solicitudes se podrá evidenciar los datos con los registros obtenidos.

Con este último paso se realizará la creación de una nueva solicitud por pantalla directa.