El workflow es una herramienta que permite determinar bajo que condiciones un documento debe ser validado por determinados usuarios de la organización, y también para establecer su posterior evolución. El sistema actualmente cuenta con un repositorio que contiene un gran número de validaciones que pueden ser asociables a cada tipo de documento en donde sean requeridas.

1 Grupo de validaciones

1.1 Definición

Es una lista con las diferentes validaciones y/o bloqueos que son procesados cuando se realiza la validación de un documento. El sistema actualmente cuenta con un repositorio con validaciones estándar y se pueden establecer de forma personalizada según lo requerido por el cliente.

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Finanzas / Maestros / Validaciones / Grupo de validaciones
Creación de grupo de validaciones

El nombre de tabla es el campo más importante, para este caso de pedidos de compras es el gcompedh.

1.2 Validaciones

Las validaciones son controles o reglas de negocio que permiten gestionar la correcta evolución de un documento según como se encuentre parametrizado. Las razones y motivos del bloqueo pueden ser muy dispares, como pueden ser datos no complementados o erróneos, condiciones no pactadas, artículos obsoletos, etc.


El sistema permite crear nuevas validaciones mediante el Maestro de códigos de validación.

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Finanzas / Maestros / Validaciones / Maestro de validaciones
Creación de validaciones


Ejemplo

En el caso de la validación 36, se activa cuando es verdad que no se ha ingresado un valor en el campo Referencia.


1.2.1 Asociar validaciones al grupo

Luego de haber generado la validación, se debe asociarla a un grupo de validaciones, para que pueda ser utilizada en un documento. En esta sección se listan todas las validaciones pertenecientes al grupo de validación.

Un grupo de validaciones puede tener asociado todas las validaciones que sean necesarias para el usuario sin importar la cantidad.
Asociar validación al grupo de validaciones


El sistema permite asignar un tipo de bloqueo para cada validación. Se cuenta con 3 tipos a los cuales puede ir orientado el bloqueo, pero en este caso (pedidos de compra) utilizaremos 2:

  • Validación: Los controles o reglas de negocio que tengan este tipo de bloqueo asignado, y NO se cumplen, dejan al documento en estado bloqueado.
  • Impresión: Los controles o reglas de negocio que tengan este tipo de bloqueo asignado, y NO se cumplen, el documento queda bloqueado para impresión.

Asignación de tipo de bloqueo


El sistema también permite asignar un código de circuito de workflow para cada validación.

Asignación de código de workflow

  • Si una validación tiene un código de workflow, la manera de autorizarla es realizando las acciones definidas en el circuito de autorización del workflow.
  • Los códigos de workflow tienen un flujo, el cual se puede observar en Flujogramas de evaluaciones.

1.3 Asignación de un Grupo de validación al tipo de documento

El grupo de validaciones puede ser asignado en la tipología del documento en el campo Tipo workflow, en donde se define que validaciones se realizan en los pedidos de dicho tipo.

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Compras / Maestros / Documentos / Pedidos
Tipología de pedido de compras


En la sección de Validaciones workflow se muestran las validaciones y autorizaciones, y en la sección Circuito workflow, se muestra el flujograma del circuito de autorizaciones.

2 Funcionamiento

2.1 Validación del documento

Al validar el documento se realiza la verificación de las diferentes validaciones, y del estado de autorización de cada una de ellas.

Se muestra un botón Validar ubicado en la parte inferior del documento; también existe un proceso de validación masiva.

Al lado derecho se mostrará el número de validaciones pendientes.



Todas aquellas incidencias, validaciones pendientes y/o autorizadas, se muestran en el box Incidencias.

Para identificar las validaciones pendientes referente a una línea, en la columna Modo Validación, el sistema permite direccionar a la respectiva línea con un enlace.


Para cumplir la regla de negocio de una validación, el sistema permite realizar la corrección pasando a estado Provisional el documento.

Cuando se cumple la validación, esta se muestra en estado cancelado en la traza de validaciones.

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Finanzas / Maestros / Validaciones / Traza de validaciones

La evolución de las autorizaciones se muestra en el box de Evolución de Workflow.



2.2 Autorización

Toda validación que tengan asociada un código de workflow, cuenta con un flujo de autorización.

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Finanzas / Maestros / Acciones y workflow / Workflow a gestionar
  1. Se seleccina la tabla del documento.
  2. Se selecciona el documento con incidentes pendientes de autorización.
  3. Se pulsa el botón Autorizar.


El sistema despliega un formulario que permite registrar Respuesta usuario; se pulsa el botónAceptar.



El documento pasa al box Realizado.

En el box Realizado, se permite desautorizar seleccionando el documento y pulsando el botón Desautorizar .


En el box Evolución de workflow se muestran las autorizaciones que se han ejecutado.


2.3 Flujograma de workflow

Al dar clic en el link de Código de workflow se muestra la pantalla de Flujograma de workflow, en el cual se muestra la evolución de las autorizaciones por colores, siendo el verde el avance y el anaranjado donde está pendiente.

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Finanzas / Maestros / Acciones y workflow / Flujogramas de evaluaciones
Ejemplo 1

Un documento debe pasar por un circuito de autorizaciones de diferentes etapas condicionadas:

  1. El documento debe pasar inicialmente por autorización del "Departamento técnico (ROL)".
  2. Si el documento ya se ha autorizado por el "Departamento técnico" y el importe supera 1000 euros, debe pasar por autorización de la "Dirección de compras (ROL)", para otros importes, el documento queda autorizado.
  3. La autorización del "Departamento de compras" debe realizarse sólamente si la delegación del documento es "81", de lo contrario lo autoriza la "Gerencia (ROL)".
  4. Se envía una notificación automática por correo.


Cuando se completen todas las autorizaciones del flujo, la incidencia quedará Autorizada.