Una vez definida una tipología se empieza a dar de alta pedidos.

1 Aplicación

Un pedido está formado por la cabecera y las líneas. La cabecera contiene información relativa a la unidad de negocio y las condiciones generales del pedido. En las líneas se fijan las condiciones específicas de cada artículo.

Menu path:
Compras / Pedidos / Consultar pedidos
Compras / Pedidos / Nuevo pedido
 

1.1 La cabecera del pedido

El sistema propone valores por defecto al momento de rellenar los formularios; sin embargo el usuario puede particularizarlos en función de lo que necesite. La serie de valores por defecto, tales como tipo de pedido, empresa, delegación, departamento y almacén se definen en el maestro de preferencias y parámetros de grupos de usuarios. Para más información, ver la sección Configuración de grupos.

Al limpiar el formulario para ingresar un nuevo pedido, el sistema por defecto propone el tipo del pedido seleccionado en ese momento.



La cabecera cuenta con tres estados de workflow:

  • Provisional: En este estado el documento puede ser editado a nivel de cabecera y líneas.
  • Bloqueado: El pedido, bien por razones de reglas de gestión estándar del sistema, o bien por razones de reglas de gestión propias de la organización, está bloqueado para Validación.
  • Validado: El pedido está en condiciones de seguir el curso del mismo. Por ejemplo, recibir la mercancía.

Si el estado de workflow es Bloqueado, al lado derecho se mostrará el número de bloqueos pendientes.

También se muestra un indicador de Situación del documento,el cual puede tomar los siguientes valores:

  • Pendiente: El pedido no ha sido utilizado en los procesos.
  • Parcial: El pedido está parcialmente servido. Esto significa que ya se ha registrado algún suministro contra el mismo sin que haya sido por la totalidad de la mercancía pedida..
  • Servido: El pedido está completamente servido. Esto significa que ya se ha suministrado en su totalidad o bien, se pasó de forma manual a dicho estado para evitar remanentes pendientes. En este estado, el pedido no puede ser manipulado bajo ningún concepto.
  • Anulado: Se muestra cuando todas las líneas se encuentran anuladas (cantidad anulada diferente a cero).

Cuando el documento se encuentra bloqueado, se muestra el número de bloqueos y al costado derecho del box de control, el box de Incidencias y Evolución de workflow.

Incidencias: Muestra todas aquellas incidencias (validaciones incumplidas) pendientes o autorizadas. Aquellas que fueron canceladas por corrección del documento para que la validación se cumpla no se mostrará, pero se puede acceder a esta desde la traza de validaciones.


Evolución de workflow: Son todas las acciones de workflow realizadas. Muestra la evolución de las autorizaciones.



Al limpiar el formulario para crear un nuevo pedido, el estado de workflow será Provisional y el Situación será Pendiente.

El almacén se obtiene a partir de la delegación o el departamento informado, y la delegación se rellena con los datos informados en el maestro de almacenes por delegación. De no encontrarse, la delegación se propone de las preferencias de grupos de usuarios o de la configuración de empresa, en ese orden.

El departamento por defecto es el informado en las preferencias de grupos de usuarios o en la configuración de empresa.

Obtiene valores por defecto para delegación y departamento

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El usuario podría no tener registrado valores por defecto y si tiene podrían ser modificados en función de lo que necesite.


El sistema propone por defecto la dirección del proveedor después de registrar el código de proveedor. La prioridad de búsqueda de direcciones es la siguiente:

  1. En el maestro de proveedores suministradores por almacén, para el almacén y proveedor indicado. (gprosumi)
  2. En el maestro de artículos - proveedor (gartprov)
  3. En la configuración de empresa. (gdataemp)

Proveedor

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La fecha del pedido corresponde a la fecha en que se emite el documento.

El sistema se encarga de la numeración del pedido de manera automática, según el numerador seleccionado para esa tipología de pedido y siempre que el campo correspondiente haya sido dejado en blanco. Caso contrario, el sistema respeta el número informado pro el usuario. Para más información ver la sección del Numerador de documentos.

El usuario registra el código del proveedor, y el sistema propone los datos de condiciones comerciales por defecto (divisa, cambios, tipo de efecto, forma de pago, etc.). Estas se obtienen de las Condiciones de terceros según origen, o del maestro de proveedores, en ese orden.

1.1.1 Datos Anexos

  • Descuentos especiales


    Si en la tipología se encuentra el indicador de Descuentos Especiales activo, entonces el sistema aplicará los descuentos de cabecera ingresados.



  • Notas


    las notas pueden ser útiles como campo mnemotécnico de búsquedas y consultas de los usuarios. En Tipos de Notas se puede parametrizar si ingresa (pie o cabecera) o no, a la impresión del pedido.



  • Documentos


    Permite guardar archivos como de imagen y pdf.



  • Características


    El sistema de manera automática, al dar de alta un pedido de compras, copiará todas las características definidas en el maestro de características para el tipo de característica informado en su tipología correspondiente.

Ejemplo

En una empresa del sector automotriz, interesa que se pueda ingresar datos adicionales sobre la línea, como la matrícula, número de chasis (VIN), etc.

 

1.2 Las líneas del pedido

Desde la cabecera registrada se accede a las Líneas del pedido mediante la pestaña Líneas.

Solo cuando el estado de la cabecera se encuentre en Provisional, se podrá realizar lo siguiente:

  • Dar de alta.
  • Dar de baja.
  • Modificar.
  • Ingresar datos contables.
  • Ingresar descuentos.

Para dar de alta una línea es obligatorio informar el código del artículo. El sistema permite insertar un artículo en la línea del pedido si en el maestro de artículos no está ni bloqueado, ni dado de baja.

Además, el sistema controla la inclusión de artículos en base a los estados de gestión, donde se define su disponibilidad o no, ya sea para cada documento que compone los ciclos de compras, ventas y logística, como para alguna tipología de documento en particular.

Ejemplo de aplicación de los estados de gestión

En caso se gestionen artículos fabricados por la propia empresa, su uso podría estar vetado en documentos de compras, y se restringiría su uso sólo a movimientos internos de logística y documentos de ventas.

Aunque es posible ocultar el campo en la tipología de pedidos, el sistema por defecto propone una variable logística, que viene a ser una subclasificación del artículo informado. El orden de prioridad es el siguiente:

  • Si el sistema no encuentra alguna variable logística, busca en el maestro de artículos por proveedor, se escoge la que tiene mayor prioridad y se toma la variable logística asignada por defecto.
  • Si a este punto no se encuentra variable logística, busca en el maestro de variable logística aquella que tenga la mayor prioridad.

Una vez informado el artículo y la variable logística (si se requiere), el sistema propone por defecto la unidad de medida de compras registrada en el siguiente orden:

1. Artículos por proveedor.
2. Variable logística.
3. Artículo.

Si el artículo tiene doble unidad, el sistema propone la unidad auxiliar como unidad alternativa y la cantidad es informada en base a la conversión de unidades que se haya definido.

Cuando en la tipología de pedido no se marca para ocultar, se muestra la cantidad facturada y unidad de precio. La unidad de precio corresponde a la unidad de medida en la que se expresa el precio y la cantidad de precio corresponde a la unidad de precio por la cantidad de compra. La unidad de precios por defecto se define en el maestro de artículo y si se requiere a nivel de variable logística.

Ejemplo 1

En una empresa del sector pesquero, interesa que se informe la cantidad de pescado, expresado tanto en unidades como en el peso. En este caso se tendría:

  • Unidad de medida de compras: Unidades
  • Unidad de medida alternativa: Kilogramos
Ejemplo 2

En una empresa distribuidora, se adquieren latas de refresco en packs de 12 unidades. A nivel de compras, el precio se especifica en unidades y la compra se realiza en packs, se considerará la cantidad precio para el cálculo del importe. En ese caso se tendría:

  • Unidad de medida de compras: pack de 12 unidades
  • Unidad de medida de precio: unidad
Cantidad compras Unidad compras Precio Cantidad Precio Unidad Precio
3 Pack 2 36 UNI


El sistema permite ingresar hasta tres descuentos acumulativos (se suman) y un importe de descuento (monto que se sustrae del importe con los descuentos incluidos) .

Cálculo

IMPORTE NETO = [CANTIDAD * PRECIO * {1 - (% Dto1 / 100 + % Dto2 / 100 + % Dto3 / 100)} ] - Importe Dto

IMPORTE NETO = [10 * 10 * {1 - (1/100 + 2/100 + 3/100)} ] - 4

IMPORTE NETO = 90

Los campos de descuentos e importe de descuento, se pueden ocultar desde la Tipología de pedidos de compras.

Si en la tipología se encuentra seleccionada la opción de Descuentos especiales, se podrán ingresar, adicionalmente a los tres descuentos antes mencionados.

En la tipología del documento, existe la pestaña INDICATIVOS donde se informa el valor del dato indicativo de documento de devolución, que distingue los pedidos: el valor S se trata de pedidos de devoluciones en cuyo caso, el precio lo pone en negativo o N se trata de pedidos normales.

El usuario también puede consignar la siguiente información para cada línea de pedido:

  • Datos contables para que el sistema, a la hora de contabilizar la factura tome el presupuesto, proyecto, centro de coste, partida, etc. a imputar en la compra. En el apartado Registro de datos contables, se brinda mayor detalle sobre esta funcionalidad
  • Información complementaria mediante notas. En el apartado Registrar notas de pedidos, se brinda mayor detalle sobre esta funcionalidad.
  • Adjuntar documentos como archivos multimedia. En el apartado Asociar documentos a pedidos, se brinda mayor detalle sobre esta funcionalidad.

En la tipoloía se cuenta con la opción IVA incluido.




En el caso que este indicador esté activo, el precio se ingresa en el campo Precio con IVA.




El sistema calcula automáticamente el precio sin considerar el IVA y lo ingresa campo precio




En la tipología de pedidos se cuenta con la pestaña CAMPOS A OCULTAR donde se permite seleccionar casillas para activar como dato oculto la información que no se desea visualizar en las líneas del documento.


1.2.1 Datos Anexos

  1. Datos contables.


    Si en la tipología se encuentra el indicador de Datos contables activo, se habilitará dicho tab.


  2. Descuentos especiales.


    Si en la tipología se encuentra el indicador de Descuentos Especiales activo, entonces el sistema aplicará los descuentos de línea ingresados.


  3. Notas


    las notas pueden ser útiles como campo mnemotécnico de búsquedas y consultas de los usuarios. En Tipos de Notas se puede parametrizar si ingresa (pie o cabecera) o no, a la impresión del pedido.


2 Validación

Al presionar el botón Validar de la barra inferior, se realizan funciones y procesos:

  • Búsqueda de precios de tarifa
  • Cálculo de los importes.
  • Validación de workflow del documento. Gestión de workflow
  • Ejecución de Procesos Asociados a la validación.

Todo pedido en estado validado, se muestra en modo lectura (no se podrán realizar cambios). En la barra inferior, se muestra el botón Pasar a provisional , el cual permite regresar el pedido a modo editable (se podrán realizar cambios).

2.1 Búsqueda de precios de tarifa

Si el precio es nulo, el sistema busca el precio en tarifa.
Al validar el sistema calcula los importes con el precio obtenido de tarifa.


2.2 Cálculo de los importes

El sistema realiza automáticamente el cálculo de los importes.

2.3 Validación de workflow

Al validar el pedido, se verifican las diferentes validaciones y el estado de autorización de cada validación, en caso cuente con un código de circuito de workflow.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Validaciones / Grupo de validaciones

Si el estado de workflow es Bloqueado, al lado derecho se mostrará el número de validaciones pendientes y al costado derecho del box de control, el box de Incidencias y Evolución de workflow.

La cabecera cuenta con tres estados de workflow:

  • Provisional: En este estado el documento puede ser editado a nivel de cabecera y líneas.
  • Bloqueado: El pedido, bien por razones de reglas de gestión estándar del sistema, o bien por razones de reglas de gestión propias de la organización, está bloqueado para Validación.
  • Validado: El pedido está en condiciones de seguir el curso del mismo. Por ejemplo, recibir la mercancía.

2.4 Procesos Asociados

Al validar, el sistema evalua los siguientes procesos asociados:

  • Presupuesto
  • Anticipos
  • Reservas
  • Catálogo proveedor
  • Generar línea tarifa

Los procesos al ejecutarse correctamente se muestran de color verde.

Si hay un error en la ejecución, se muestran de color rojo.

Los procesos se pueden ejecutar correctamente desde un proceso "Procesos asociados de pedidos de compras"

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