El sistema tiene a disposición una serie de funcionalidades que automatiza las tareas relacionadas a la gestión de los pedidos.

Estas tareas se parametrizan en la tipología de pedidos. La naturaleza y comportamiento de cada tipo de pedido se define por el conjunto de funcionalidades que se le asocian. Se parametriza la serie a utilizar en la numeración de cada uno de los tipos de pedidos definidos, si enlaza con algún documento origen: ofertas, solicitudes, etc., si se valora y valida, si se permite imprimir, etc.

Las tipologías definen y parametrizan los distintos tipos de pedidos de venta que gestionan en el sistema, cada uno con características diferentes en función de la necesidad que se requiera cubrir.

El criterio de definición de los tipos de pedidos de venta suele ser la naturaleza o funcionalidad de cada uno de ellos dentro del departamento de ventas. Así pues, podríamos distinguir, por ejemplo:

• Pedidos de venta directos.
• Pedidos de ventas de consumo.
• pedidos de ventas de servicios prestados.
• Pedidos previo acuerdo.
• Pedidos a partir de una oferta.
• Pedidos por campañas o temporadas.
• Pedidos de ventas entre dos empresas del mismo grupo.

Las principales funcionalidades disponibles en el sistema son:

El sistema permite asociar los pedidos con otros documentos de gestión. Por ejemplo, a partir de pedidos es posible generar albaranes y estas a su vez facturas.

Cuando los pedidos se encuentran vinculados electrónicamente con otros documentos mercantiles, el sistema toma la información del pedido (empresa, delegación, cliente, condiciones de cobro, etc.) y de los artículos que lo integran (cantidades, precios, etc.) y las pasa automáticamente al documento destino sea albarán o factura, en el momento de su creación o cuando sea necesario.

Es posible valorar los pedidos en base a criterios requeridos por el usuario, a través de la parametrización de diversas condiciones de tarifas y descuentos.

Las tarifas pueden definirse en función al cliente, a un documento mercantil, incluso afectadas por uno o más descuentos por mencionar algunos de los parámetros. El sistema también puede tomar las condiciones comerciales que se establecen en los acuerdos compatibles con los pedidos.

Los pedidos tienen como origen diferentes documentos tales como ofertas de ventas, planes de entrega, pedidos de compra, entre otros. El sistema mantiene vinculados electrónicamente los pedidos con estos documentos, lo que facilita realizar transacciones de consulta, registro, etc. entre uno y otro documento de manera sencilla.

Se puede generar pedidos de manera rápida y sencilla a través del e-sales. El sistema dispone de herramientas que permiten al usuario realizar búsqueda de artículos y familias, el acceso rápido a sus fichas de información y la posibilidad de añadirlas a una cesta para la creación de pedidos con artículos agrupados a un mismo cliente.

También dispone de métodos que permite añadir a un pedido los artículos contra catálogo a un almacén en concreto o asignados a un determinado cliente.

El sistema guarda en una tabla la información de los impuestos asociados a los pedidos. Estos datos se usan, por ejemplo, en la impresión de facturas proforma.

También se puede aplicar regímenes tributarios especiales a los pedidos, informando diferentes claves impositivas.

Es posible configurar el sistema para que los precios informados tengan impuestos incluidos o no.

El sistema permite definir presupuestos y realizar seguimiento a la ejecución de estos.

Cuando se realiza el control de presupuestos, aparte de imputar ingresos y honorarios, también interesa tener constancia de los compromisos de ingresos contraídos sobre la inversión. En ese sentido, es posible parametrizar un tipo de pedido que refleje el gasto de compra en el presupuesto.

El sistema permite controlar a medio plazo las entradas y salidas futuras de dinero, de manera que se pueda tener una previsión de los gastos y la liquidez.

Para que el pedido sea considerado en la previsión de los gastos a futuro se debe parametrizar en su tipología. En el cálculo de tesorería a medio plazo, el sistema tiene en cuenta cuenta aspectos como la forma de pago especificada en el documento, fechas de entrega de la mercancía, divisas, anticipos, etc.

Cuando se realiza un pedido, es posible entregar importes económicos, previo a la facturación.

En el sistema se determina qué controles o acciones se realizan en cuanto a los pagos anticipados que se consideran sobre el documento.

Un circuito de workflow está formado por un conjunto ordenado de condiciones de validaciones.

Un código de bloqueo identifica una circunstancia o condición (por ejemplo, artículos obsoletos, condiciones no pactadas, validación por parte de un usuario, etc.) que al producirse bloquea el documento, según como se encuentre parametrizado el bloqueo.

El sistema tiene configurado por defecto una serie de bloqueos estándar, aunque es posible configurar bloqueos que respondan a las particularidades propias de cada negocio.