La estructura de una factura se conforma por la cabecera y las líneas, y estas pueden relacionarse con otros elementos, como en el siguiente gráfico.

• En la cabecera de la factura se indican los datos generales del documento. Para más información, ver el apartado La cabecera de la factura.
• Una vez entrada la cabecera, se pasa a dar de alta las líneas de la factura. Es aquí donde se establecen las condiciones específicas para cada artículo. Para más información, ver el apartado Las líneas de la factura.
• El registro de datos contables es accesible desde las líneas de la factura. Entre otras funcionalidades el formulario sirve para:
  • Compras de artículos no codificados, a fin de especificar los datos contables a los cuales imputar la compra cuando se haya realizado la contabilización de la misma.
  • Realizar el reparto de una compra global entre los diversos proyectos y secciones a los que se pueden distribuir gastos.
  • Indicar, en el momento de contabilizar, contra qué presupuesto y partida se imputan las inversiones.
  • Informar el centro de coste y la cuenta de explotación que permita llevar una contabilidad analítica.
• Se pueden registrar notas u observaciones asociadas a las cabeceras y líneas de las facturas. En función del tipo de nota, es posible llevar a impresión o no.
• Se pueden registrar documentos y/o imágenes asociadas a las cabeceras y líneas de las facturas, y disponer de ellos para su consulta.
• Se pueden añadir atributos adicionales que no estén definidos en la factura. A estos atributos se les conoce como características, y sus valores se pueden dar de alta desde una pestaña en la cabecera de la factura.
• Es posible aplicar descuentos tanto al importe total informado en la cabecera de las facturas, como al importe neto de cada línea. En caso de que estos descuentos no fuesen suficientes, se pueden aplicar descuentos especiales.

Una factura se puede dar de alta directamente, sin requerir un documento previo. Es lo que se conoce como factura directa.

Sin embargo, una factura puede asociarse con otros documentos de gestión. Lo más habitual es que la factura de compras tenga su origen en un albarán. A su vez, el albarán suele tener el pedido como documento origen.

No obstante, una factura también puede asociarse con otros documentos de gestión, como el pedido. Por ejemplo, un pedido pasa directamente a facturarse, sin pasar por un albarán, cuando el objeto de facturación es un servicio, en lugar de un bien material.

Pueden tener otros documentos origen.

También existe la posibilidad de que una factura tenga como origen otra factura. Este es el caso de las facturas de devolución, también llamadas facturas de abono, que sirven para cancelar una factura previa; lo mismo ocurre con las facturas rectificativas, que se emiten para corregir otra factura.

Existen tres mecanismos para poder facturar albaranes:

• La conformación, en el que se da de alta la cabecera de una factura y se asocian los albaranes seleccionados.
• La generación de autofacturas de proveedores, en el que se generan facturas en base a una selección de albaranes.
• Es posible generar facturas de forma automática al dar de alta un albarán de forma transparente, bajo el mecanismo de factura mostrador.

Para más información, ver el apartado Facturas con origen albarán.

La facturación interempresa es el resultado de realizar operaciones de intercambio comercial entre empresas de un mismo grupo.

Los flujos contemplados por el sistema son:

Esta información está ampliada en la sección Generar facturas interempresa.

Mediante la contabilización, las facturas se reflejan en el diario contable. Para crear los asientos contables con origen facturas se requiere de asientos programables y diferente parametrización a desarrollar más adelante. Ver apartado Registro de datos contables.

Las contabilización de las facturas de compras genera una cartera de efectos, que corresponden a los vencimientos creados en la validación del proceso. Estos efectos serán los utilizados en la gestión de cartera para la contabilización de los pagos efectuados al proveedor.

Es posible crear una factura de devolución o factura de abono del proveedor a partir de la información de la factura origen. De igual forma, se puede crear una factura rectificativa que modifique algún tipo de información de su factura origen.