El programa cuenta con una serie de funcionalidades para automatizar la emisión y gestión de las facturas y sus acciones derivadas, como los apuntes contables, la emisión de impuestos o la gestión de pagos.

Estas funcionalidades se pueden parametrizar desde la tipología de facturas. La tipología define el comportamiento y los procesos asociados a cada factura de compras.

En el sistema se pueden configurar diferentes tipologías, como por ejemplo:

• Factura de compra directa
• Factura entre compañías
• Factura de compra IVA incluido
• Factura de compra con diferentes orígenes:
  • Factura origen albarán, la más habitual; en la misma clasificación están las facturas que tienen su origen en un albarán mostrador, cuando la factura se genera de manera transparente automáticamente cuando se genera el albarán
  • Factura origen pedido, generalmente asociada a la compra de servicios
  • Factura origen factura, como es el caso de las facturas de abono o rectificativas
  • Factura origen anticipo

Las principales funcionalidades disponibles son:

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Se puede establecer que la factura de compras sea un documento independiente, sin un origen, o que esté asociado a alguna otra tabla, desde la cual recibe parte de la información requerida.

Existen diferentes documentos que una factura de compras puede tomar de origen, como albaranes (la más habitual), anticipos, pedidos y otras facturas, entre otros, dependiendo de la tipología de esta.

Según se configura la tipología de facturas, se puede elegir que se nutra con los datos del documento origen al que está asociado.

Esta información está ampliada en el apartado Tipologías de facturas.

Al crear una factura de compras en la que el documento origen es un albarán, se visualiza en la factura una pestaña de Conformar ▽. desde esta pestaña se pueden seleccionar los albaranes que corresponde asociar y agrupar a una misma factura.

Esta información está ampliada en el apartado Conformación de albaranes.

La factura de abono es un tipo de factura de compras rectificativa que refleja una devolución o descuento, bien porque un pedido no haya sido bien gestionado y no satisfaga al cliente (ha llegado roto, con más cantidad, etc.) o por un rappel en volumen de operaciones o de pronto pago.

Para poder generar este tipo de facturas se debe parametrizar correctamente la tipología, de forma que la opción de abono sea Sí, y lo ideal es que tenga como origen otra factura, ya que fiscalmente se pide el documento origen al que rectifica.

Información ampliada en el apartado Facturas con origen otra factura.

Las facturas se pueden contabilizar individualmente, a través del botón de Contabilizar que aparece en el margen inferior izquierdo del documento, o a través de un proceso masivo automático.

El tipo de apunte de contabilización se establece en la tipología de facturas. Una vez asociado el tipo de asiento a la tipología de factura, el sistema genera los apuntes necesarios establecidos y configurados en el formulario de cabeceras de asientos programables.

También se puede retroceder un asiento contable individualmente, desde la misma pantalla de la factura mediante un botón; o de forma masiva, a través del proceso de descontabilizar.

La información de las facturas es necesaria para la confección de los impuestos. Si las facturas tienen como origen otro documento, también reciben la información fiscal asociada a ellos.

El sistema permite aplicar regímenes tributarios especiales, separar zonas impositivas o aplicar deducciones.

Es posible configurar el sistema para que los precios informados tengan impuestos incluidos o no. Esta opción está disponible en la tipología del documento.

Hay casos en los que la factura de compra no la emite el proveedor sino que según condiciones pactadas con él, es el mismo receptor de la operación el que genera el documento y este se acepta fiscalmente mientras en la factura se cumplan los requisitos fiscales mínimos.

Para generar una autofactura, el sistema dispone un proceso desde el cual se recogen los albaranes que se quieran facturar, a través de una pantalla donde se establecen unas condiciones de selección.

Una vez finalizado el proceso de autofacturación, el procedimiento presenta la relación de facturas emitidas, con opción a consultar con mayor detalle cualquiera de ellas accediendo al registro de las mismas.

Para que este proceso funcione, previamente se debe configurar correctamente el proveedor en el maestro de proveedores. El campo modo autofacturación se debe seleccionar una opción distinta a la de No autofacturable.

Esta información está ampliada en la sección Facturas con origen albarán/Autofacturación.

Existe un proceso llamado Revalidación que realiza una validación masiva de las facturas de compras y evita tener que validarlas una a una.

Seleccionando solo las facturas que no están contabilizadas, el proceso las somete a las reglas de gestión estándares del sistema y a las propias y específicas de la organización, lo que se conoce como workflow.

Una vez realizadas todas las validaciones, el procedimiento presenta el detalle de la relación de facturas que han sido seleccionadas.

Esta información está ampliada en Acciones Posibles/Revalidación de facturas.