La constitución del Mercado Único en 1993 supuso la desaparición de las formalidades aduaneras entre los Estados miembros y, por tanto, la supresión de las declaraciones que proporcionaban la información necesaria para la obtención de los datos relativos al comercio de bienes entre los Estados miembros de la Unión Europea. Este hecho hizo necesario el establecimiento de un procedimiento que permitiera conocer estos movimientos con fines estadísticos, surgiendo así el sistema Intrastat. Este sistema nace, por tanto, como consecuencia de la necesidad de conocer las estadísticas de comercio de todos los movimientos de mercancía, compra o venta, que realizan los paises miembros entre si.

En general, están obligados a suministrar información las personas físicas o jurídicas que están sujetas al IVA. Intervienen en un intercambio de bienes con otro Estado miembro y superan los umbrales de exención establecidos. El suministro de servicios está excluido del sistema Intrastat.

De esta manera, existen operadores que están obligados a presentar su declaración mensual en un flujo determinado. Por ejemplo el de expedición de bienes, por haber superado el umbral de ese flujo; pero no en la introducción de mercancías, por no haber superado el umbral correspondiente. Adicionalmente, existen una serie de bienes y operaciones que están excluidos de la declaración Intrastat.

1 Elementos principales para registrar valores Intrastat

1.1 Documentos origen

La inserción de datos en el registro de valores estadísticos Intrastat se realiza a partir de documentos tales como:

Albaranes de compra y venta que no generan factura.
Facturas con origen albarán o facturas directas del área de gestión.
Facturas mostrador (sobre un tercero genérico)
Facturas de compra y venta del área financiera.

En todos los documentos de gestión habilitados, en la pestaña Expedientes se accede a los datos relacionados. Se permite modificar o completar todos los datos concernientes al expediente, mostrando valores por defecto procedentes de ficha de terceros (incoterm, metodo de transporte) y datos según tipología de documento (Naturaleza transacción y régimen estadístico)

1.2 Requisitos comunes para Intrastat de importaciones y exportaciones

Para poder generar el fichero de importaciones/exportaciones Intrastat, deben cumplirse una serie de requisitos:

En todos los casos se consideran únicamente datos de transacciones entre zonas impositivas de origen y destino que tengan activado el indicador Intrastat y ambas no coincidan. El indicador de zona impositiva se encuentra tanto en el maestro de direcciones de terceros como en el maestro de países. Éste valida contra el maestro de zonas impositivas, donde se indica para cada valor si se trata de una zona impositiva Intrastat.
Los países origen y destino de la mercancía deben ser distintos, ambos sin embargo dentro de la Unión Europea.
Por último, es necesario dar de alta el fichero de importación/exportación.

1.3 Recopilación de valores estadísticos Intrastat

La generación de datos para la declaración Intrastat pivota sobre dos entidades principales: el registro de nomenclatura combinada, y el registro de valores estadísticos de las mercancías transaccionales.

Atendiendo al maestro de la nomenclatura combinada, el código estadístico se asocia a nivel de artículo o familia de artículo en gestión. Además, en Finanzas el código estadístico se registra a nivel de línea de factura financiera de compras o ventas. Durante el proceso de contabilización, el código estadístico viajará hasta la cartera de efectos a pagar o cobrar.

En el módulo de gestión existe un proceso, tanto en albaranes de compra cómo de venta, que inspecciona los datos de los albaranes según el rango de filtro especificado. El proceso filtra los documentos a tratar, atendiendo a diversos criterios:

Zonas fiscales que intervienen en la transacción.
Datos de los códigos estadísticos consignados en los documentos.
Estado de validez del documento examinado. Se ignoran los bloqueados.

Este proceso (detalle en 4 Proceso) cumplimenta los expedientes Asociados a albaranes de compra. Crea las diferentes partidas por expediente según las partidas estadísticas asociadas a los artículos. Realiza también el cálculo de peso neto. En el caso que la unidad de gestión de los artículos se corresponda a KG o KGR asume que la cantidad del artículo equivale al peso. En caso contrario, se busca el peso neto por unidad en el maestro de articulo unidades de gestión. Una vez realizado este proceso, se puede gestionar ya la generación Intrastat desde el área financiera.

Para las facturas financieras, el proceso de contabilización realiza una inspección similar y si las zonas fiscales lo requieren, también se rellena el valor estadístico.

2 Gestión de la declaración Intrastat

En el área de Impuestos se localiza el apartado correspondiente a la gestión del Intrastat.
Aquí se dispone de tres funciones:

El Registro de valores estadísticos
Listado de comprobación de los valores consignados
El programa de emisión del fichero Intrastat

El tercer punto está disponible a partir de la evolución 2018.3

2.1 Registro de valores estadísticos

En esta opción es posible añadir, completar y modificar los valores de los datos necesarios para generar la declaración Intrastat

2.2 Listado de comprobación de los registros

El listado permite repasar los datos correspondientes a la selección filtrada.
Desde una línea concreta es posible acceder a la ficha del registro completo.

2.3 Generación del fichero para la declaración Intrastat

El proceso selecciona para la empresa el año y período solicitados, de los datos del registro Intrastat.
El resultado es un fichero de tipo texto (CSV) que se almacena en el repositorio de soportes magnéticos

3 Datos del fichero Intrastat

Este fichero tiene una estructura concreta que responde a la del fichero Intrastat que es requerido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) con fin de tributar las correspondientes importaciones/exportaciones.

Los campos que quedan completados automáticamente durante la generación del fichero son los siguientes:

Número de documento al que hace referencia dicho fichero. Puede ser un albarán o factura tanto de compras como de ventas.
Código Incoterm.
Dirección de procedencia.
Despacho de aduana.
País origen: este se representa con un código de país de dos cifras que se puede encontrar en el maestro de países.
Fecha de salida del proveedor.
Partida arancelaria: La partida o código arancelario es la codificación específica de un producto recogido en el Sistema Armonizado de la Organización Mundial de Aduanas (OMA). Existen códigos arancelarios para casi todos los productos con los que se comercia en el mundo. Se utiliza sobre todo en el establecimiento de las clasificaciones nacionales de aduanas y la recopilación de las estadísticas del comercio mundial y garantiza la uniformidad de la clasificación de los productos y sirve para calcular impuestos en el momento de la importación. En Axional este campo se puede informar a nivel de familia, o más concretamente a nivel de artículo.

Los posibles valores del código Incoterm son los siguientes:

Código	Descripción
EXW	Ex Works
FCA	Free Carrier
CPT	Carriage Paid To
CIP	Carriage And Insurance Paid To
DAT	Delivered At Terminal
DAP	Delivered Duty Paid
FAS	Free Alongside Ship
FOB	Free On Board
CFR	Cost and Freight
CIF	Cost, Insurance and Freight

4 Proceso

4.1 Importaciones

El proceso de generación de Intrastat para importaciones selecciona únicamente albaranes de compra que no generan factura, facturas de compra con origen albarán o facturas de compra directas. Este proceso no obliga a informar el régimen estadístico ni el código Incoterm. El sistema genera tantos registros como documentos y partidas diferentes haya en cada documento.

Uno de los parámetros que se solicitan al usuario es la opción de considerar albaranes ya procesados en ocasiones anteriores (marcados). El motivo de ello es porque existen ocasiones en que es necesario regenerar el registro de INTRASTAT, en cuyo caso se respondería afirmativamente a dicho parámetro.

Régimen estadístico

Se entiende por régimen estadístico el conjunto de características que distinguen los diferentes tipos de introducciones y expediciones de mercancía con el objetivo de recabar información estadística.

A continuación se detallan los posibles regímines estadísticos habilitados para Intrastat.

Código	Régimen Estadístico
1	Mercancías destino final estado miembro
2	Mercancías reexpedidas sin transformar (Temporal)
3	Mercancías reexpedidas después de transformar
4	Mercancías devueltas sin transformar
5	Mercancías devueltas, transformadas o reexpedidas previamente expedidas

Código Incoterm

El código Incoterm resume las condiciones de entrega de mercancía en un acuerdo Intrastat. El sistema, al generar el registro de importación/exportación de un albarán o factura de ventas primero propone el valor de Incoterm asociado a nivel de tercero destino. La búsqueda se realiza en el siguiente orden de preferencia:

Delegación y dirección informada
Delegación informada y dirección no informada
Delegación no informada y dirección informada
Delegación y dirección no informadas

En caso de no existir, el código Incoterm se obtiene del maestro de proveedores en caso de importaciones y del maestro de clientes en caso de exportaciones.

A continuación se muestra un diagrama del flujo a seguir para generar un fichero intrastat de importaciones. El proceso cintrast toma como documentos origen albaranes de compras que no generan factura, facturas con origen albarán o facturas e inserta en la tabla cintrast, la cual tiene la estructura necesaria para enviar los datos a la administración.

4.2 Exportaciones

El proceso de generación de Intrastat para exportaciones selecciona únicamente albaranes de venta que no generan factura, facturas de venta con origen albarán o facturas de venta directas. En cuanto al resto de requisitos las exportaciones son idénticas a las importaciones detalladas anteriormente.

A continuación se muestra un diagrama del flujo a seguir para generar un fichero intrastat de exportaciones. El proceso cintrast toma como documentos origen albaranes de venta que no generan factura, facturas con origen albarán o facturas e inserta en la tabla cintrast, la cual tiene la estructura necesaria para enviar los datos a la administración.

5 Nuevas funcionalidades

5.1 Inserción masiva de datos de importación/exportación

Para facilitar la entrada manual del fichero de Intrastat, tanto en compras (importaciones) como en ventas (exportaciones) se ha diseñado un nuevo bloqueo estándar con código 80. Este bloqueo debe incluirse en un tipo de workflow que a su vez esté asignado a las tipologías de albaranes o facturas de compra o venta para los cuales se precise generar automáticamente dicho fichero.

Workflow para generación automática de fichero de importaciones/exportaciones

El nuevo bloqueo 80 permite la generación automática del expediente de importación/exportación cuando se cumplen los requisitos mencionados en el apartado 1.

Este nuevo bloqueo no impide el normal funcionamiento de la aplicación, no realizando ningún control sobre los documentos que no cumplan las condiciones del apartado 1. Hacemos hincapié por tanto que únicamente inserta el expediente de importación en caso de que se su cumplan las condiciones, en caso contrario, no hará nada.

5.2 Modificación masiva de datos de importación

Este nuevo formulario permite generar con facilidad el fichero de importación asociado mediante el uso del botón Añadir expediente. Una vez generado, aparecerá en la columna expediente un link hacia el documento correspondiente.

Este nuevo objeto selector permite la visualización de todos aquellos albaranes y facturas que cumplan con las condiciones de Intrastat, tal como se especifica en al sección 1. Los albaranes o facturas que tengan asociado un número de expediente se visualizan con un icono con un tick verde a la izquierda, mientras que los que no tengan un número de expediente (fichero de importación) se mostrarán con un icono de un círculo rojo vacío.

Seleccionado un albarán o factura de compras es posible visualizar el detalle del fichero de importación asociado.

5.3 Modificación masiva de datos de exportación

El formulario de exportaciones permite generar con facilidad el fichero de exportación asociado mediante el uso del botón Añadir expediente, de manera idéntica al de importaciones. Una vez generado, aparecerá en la columna expediente un link hacia el documento correspondiente.

Igual que el objeto de importaciones, éste permite la visualización de todos aquellos albaranes y facturas de ventas que cumplan con las condiciones de Intrastat, tal como se especifica en al sección 1. Los albaranes o facturas que tengan asociado un número de expediente se visualizan con un icono con un tick verde a la izquierda, mientras que los que no tengan un número de expediente (fichero de importación) se mostrarán con un icono de un círculo rojo vacío.

Seleccionado un albarán o factura de ventas es posible visualizar el detalle del fichero de importación asociado.

5.4 Datos por defecto en terceros y documentos

Seleccionando Cliente/proveedores desde Terceros se permite informar valores por defecto de los campos Incoterm y Método de Transporte. Estos valores se incorporan y pueden ser modificados en los documentos de gestión correspondientes.

Tipología de documentos. Se habilita valores por defecto para los campos Naturaleza y Régimen.

Generación fichero Intrastat