Un concurso de compras es un documento que tiene cabecera y líneas. La cabecera establece las condiciones generales de la plantilla y las líneas las condiciones específicas de cada artículo.

 

Para dar de alta un concurso, el sistema propone el mismo tipo de documento del concurso en el que esta posicionado.

• Cada usuario se ha de asignar en el maestro de configuración de usuarios y a un grupo funcional de gestión definido en el maestro de grupos.

• Al dar de alta una cabecera de concursos, el sistema propone la delegación y departamento por defecto para su grupo en el maestro de preferencias de grupos de gestión. En caso no se encuentre, se proponen los valores por defecto informados en el maestro de configuración de la empresa.
  

• La empresa debe estar asociada con la delegación informada, y se obtiene automáticamente del maestro de delegaciones.

• En caso se desee informar el almacén, que no es un campo requerido, se puede obtener desde el maestro de almacenes por delegación para la delegación informada.

• El campo fecha concurso refiere al día que se está registrando el concurso en el sistema.

• La fecha inicio publicación y fin publicación refiere a la vigencia de la publicación de la oferta.

• El tipo de cálculo permite identificar el espacio temporal dentro del cual se obtienen los consumos.

• El campo concurso indica la serie y número de documento al que hace referencia el concurso. Este campo debe dejarse en blanco para que el sistema genere un nuevo número automáticamente.

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digraph { ranksep="0"; rankdir="LR"; # Define the defaults graph [fontname="'Source Sans Pro', 'Hel, vetica Neue', Arial, sans-serif"] ; node [shape=record, width=1.2, fontsize=10 fontname="Arial"] edge [arrowsize="0.6"] # Nodes Usuario [ style="filled", fillcolor="#33E6FF", color="#616161", label="Usuario"] Pedido_arrow [ shape=rarrow, style="filled", fillcolor="#e0e0e0", color="#616161", label=" " width="0.5"] Grupo [ style="filled", fillcolor="#33E6FF", color="#616161", label="Grupo de gestión"] grupo_arrow [ shape=rarrow, style="filled", fillcolor="#e0e0e0", color="#616161", label=" " width="0.5"] Prefere [ style="filled", fillcolor="#33E6FF", color="#616161", label="Preferencias y\nparámetros"] Usuario -> Pedido_arrow -> Grupo -> grupo_arrow -> Prefere [style="invis"] subgraph clusterA { label="Busqueda 1" graph[style=dashed color="#616161" fontsize=8] Usuario, Pedido_arrow, Grupo, grupo_arrow, Prefere } }

 

Desde la cabecera registrada se accede a las líneas del concurso de compras mediante la pestaña Líneas.

Para dar de alta una línea es obligatorio informar el código del artículo; al igual que en el maestro de artículos, no debe estar ni bloqueado, ni dado de baja. Además el sistema verifica que el grupo de empresas asignado al artículo contenga la empresa asignada en la cabecera del formulario.

El sitema facilita la búsqueda rápida del artículo por código, descripción o código EAN.

La cantidad propuesta refiere

Además, el sistema controla la inclusión de artículos en base a los estados de gestión, donde se define su disponibilidad o no, ya sea para alguno de los documentos que componen los ciclos de compras, ventas y logística, como para alguna tipología en particular.

Una variable logística es una subclasificación del artículo que puede ocultarse o no en función a lo definido en la tipología. El sistema propone un valor por defecto de acuerdo al siguiente criterio:

• Primero se busca la variable logística de mayor prioridad en el maestro de almacenes y artículos por proveedores.
• Si el sistema no encuentra alguna variable logística, busca la de mayor prioridad en el maestro de artículos por proveedor.
• Si en este punto no se encuentra variable logística, busca en el maestro de variable logística aquella que tenga la mayor prioridad.

Una vez informado el artículo y la variable logística (si se requiere), el sistema propone por defecto la unidad de medida de compras registrada en el maestro de unidades por artículo, que el usuario puede particularizar para un albarán en concreto.

Para realizar la generación de líneas de concursos, primero se deberá dar de alta un concurso de compras

Este proceso calcula la cantidad propuesta de cada linea de articulo en función a los consumos. Para ello considera el tipo de cálculo de consumo medio informado en la cabecera de concursos.

El tipo de cálculo, permite también modificar el porcentaje y el consumo que se realiza por mes.

También se puede informar el almacén a tener en cuenta para el cálculo de los consumos.

Completados los datos de cabecera, se debe accede mediante la pestaña Selección de artículos, al objeto desde donde se puede realizar la selección de artículos mediante diversos filtros de búsqueda.

Estos filtros de búsqueda permiten seleccionar artículos de acuerdo al almacén, familia, tipo, clasificación o fabricante, además del código del artículo.

Después de realizar la selección multiple, seleccionar la opción generar líneas concurso.

Con ello se generarán tantas líneas de concurso como artículos coincidan con los filtros ingresados.

El sistema permite también realizar una selección multiple de proveedores según filtro de búsqueda. Para ello, desde la cabecera del concurso se accede a la pestaña Selección de proveedores.

En este formulario se puede realizar la selección de proveedores mediante diversos filtros de búsqueda, como almacén, tercero, CIF, tipo, clasificación o dirección.

Después de realizar la selección multiple, seleccionar la opción añadir proveedor.

Con ello se habilitarán a participar en el concurso a aquellos proveedores que coincidan con los filtros ingresados. Esta relación se visualiza desde la pestaña Proveedores.

 

Para realizar el procedimiento de adjudicación de ofertas, el concurso de compras ya debe estar generado, en estado validado y también deben estar dadas de alta las líneas con el detalle de los artículos que entrarán en el concurso.

Como primer paso se deberá seleccionar la opción licitar del concurso de compras.

Al ingresar a la pestaña Selección de proveedores, se visualiza en el cuadro proveedores sin ofertas a todos aquellos proveedores seleccionados para los cuales no se generaron ofertas aún.

Al seleccionar la opción Generar oferta, se generarán ofertas para estos proveedores y se muestra el detalle de las mismas en la sección ofertas de compras. Para visualizar el detalle de la oferta seleccionar el documento generado en el campo Oferta.

 

Para la generación de la oferta, el provedor puede modificar los datos de los artículos de un concurso de compra y cursar sus ofertas.

Los campos habilitados que pueden ser modificados son:

• Dirección del proveedor.
• Fecha fin de vigencia de la oferta.
• El tiempo plazo de entrega.
• Certificación de normas ISO.
• La variable logística de presentación.

Detalle de las líneas de las ofertas.

• La unidad de medida de compras del artículo de la oferta que ofrece el proveedor.
• El código EAN en caso desee informarlo.
• El precio del artículo de la oferta.
• La referencia y la descripción del proveedor.

 

Se visualizan todas aquellas ofertas que se encuentran en estado validado.

Se puede seleccionar uno o más líneas de las que se desee adjudicar.

Se visualiza las líneas de las ofertas adjudicadas enmarcadas en celeste asi como el cambio de estado de las de validada a cursada.

 

Esta opción permite generar de forma automatizada la oferta de compras previa adjudicación de las líneas de registro del concurso de compras.

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digraph { ranksep="0"; rankdir="LR"; # Define the defaults graph [fontname="'Source Sans Pro', 'Hel, vetica Neue', Arial, sans-serif"] ; node [shape=record, width=1.2, fontsize=10 fontname="Arial"] edge [arrowsize="0.7"] # Nodes Usuario [ style="filled", fillcolor="#4CAF50", color="#616161", fontcolor="white", label="Concurso"] Pedido_arrow [ shape=rarrow, style="filled", fillcolor="#939292", color="#000000", label=" " width="0.5"] Grupo [ style="filled", fillcolor="#e0e0e0", color="#616161", label="Oferta adjudicada"] grupo_arrow [ shape=rarrow, style="filled", fillcolor="#939292", color="#000000", label=" " width="0.5"] Prefere [ style="filled", fillcolor="#e0e0e0", color="#616161", label="Pedido"] Usuario -> Pedido_arrow -> Grupo -> grupo_arrow -> Prefere [style="invis"] }

 

Realizado el proceso de adjudicación de los proveedores que han resultado ganadores, se concluye seleccionando la opción Finalizar.

La finalización del concurso actualiza las ofertas no adjudicados como anuladas.

Todas las líneas de oferta no adjudicadas, proceden a pasar como anuladas. Las lineas de concurso licitadas, sin oferta adjudicada, pasan a estado desierto.

Tras la finalización del concurso el sistema realiza las siguientes acciones.

• Si la oferta es adjudicada, se genera un registro en el Artículos por proveedor con máxima prioridad (99). Los niveles de prioridad se establecen entre 0 y 99, siendo éste último el de mayor prioridad.
• Si una oferta no resulta adjudicada también se genera registros en artículos por Proveedor con niveles de prioridad distintos.
• Se generan tarifa de compras con el mismo código que se ha generado del proveedor de la oferta, desde esta opción se accede al registro de líneas de tarifas de precios de compras
• Se actualiza la dirección con la información del contacto.
• Si se ha informado un contacto, se actualiza si da de alta el contacto con los datos puestos en la oferta.
• Se actualiza la dirección del contacto.
• Se actualiza el indicador de calidad Certificación ISO del proveedor que se ha informado en la oferta.
• Se actualiza los códigos EAN de los artículos.