Una vez definida la tipología de solicitudes se empieza a dar de alta las solicitudes.

1 Alta de solicitudes

La solicitud está formada por la cabecera y las líneas.

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Compras / Solicitudes / Consultar solicitudes
Compras / Solicitudes / Nueva solicitud
 

1.1 La cabecera de la solicitud

El sistema propone valores por defecto al momento de rellenar los formularios; sin embargo el usuario puede particularizarlos en función de lo que necesite.
  • Al limpiar el formulario para ingresar una nueva solicitud, el sistema por defecto propone el tipo del solicitud seleccionado en ese momento. Este tipo de documento puede tomar alguna de las siguientes naturalezas:

    • Petición solicitudes que permiten generar pedidos de compra.
    • Consumo solicitudes dirigidas a un almacén de suministros internos.
    • Orientativa solicita cotizaciones de precios a proveedores.
    • Mixto que permite solicitar petición y consumo en el mismo documento.



  • Cada usuario se ha de asignar en el maestro de configuración de usuarios y a un grupo funcional de gestión definido en el maestro de grupos.


  • Al dar de alta una cabecera de solicitud, el sistema propone la delegación y departamento por defecto para su grupo en el maestro de preferencias de grupos de gestión. En caso no se encuentre, se proponen los valores por defecto informados en el maestro de configuración de la empresa.


Obtiene valores por defecto para delegación y departamento

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El usuario podría no tener registrado valores por defecto y si tiene podrían ser modificados en función de lo que necesite.


  • Al dar de alta una solicitud, el almacén se obtiene del maestro de almacenes por delegación a partir del código de la delegación obtenida por el valor por defecto o informada por el usuario.


  • En el maestro de almacenes por delegación se relacionan los almacenes y las delegaciones; además, se obtiene el almacén prioritario en base al tipo de solicitud, delegación y departamento informados en el documento. Esta relación puede ser de tipo 1-1 (un almacén por delegación), como 1-n o n-1. Es decir, se permite que una delegación comparta un almacén con otras delegaciones, o al revés una delegación puede tener varios almacenes de trabajo.


  • La fecha de la solicitud corresponde a la fecha en que se emite el documento, y el código de clasificación permite agrupar las solicitudes de acuerdo a criterios establecidos como por ejemplo naturaleza, temporada, campañas, etc


  • El sistema se encarga de la numeración de la solicitud de manera automática, según el numerador seleccionado para esa tipología y siempre que el campo correspondiente haya sido dejado en blanco. Caso contrario, el sistema respeta el número informado por el usuario.


  • Las solicitudes de tipo petición o mixtas requieren que se informe el código de proveedor. Una vez informado el código, el sistema propone por defecto la dirección del proveedor, con la siguiente prioridad de búsqueda:

    • En el maestro de proveedores suministradores por almacén, para el almacén y proveedor indicado. (gprosumi)
    • En el maestro de artículos - proveedor (gartprov)
    • En la configuración de empresa. (gdataemp)


Proveedor

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1.2 Las líneas de la solicitud

  • Desde la cabecera registrada se accede a las Líneas de solicitud mediante la pestaña Líneas

  • Para dar de alta una línea es obligatorio informar el código del artículo. El sistema permite insertar un artículo en la línea de solicitud si en el maestro de artículos no está ni bloqueado, ni dado de baja.


  • Además, el sistema controla la inclusión de artículos en base a los estados de gestión, donde se define su disponibilidad o no, ya sea para cada documento que compone los ciclos de compras, ventas y logística, como para alguna tipología de documento en particular.


Ejemplo de aplicación de los estados de gestión

En caso se gestionen artículos fabricados por la propia empresa, su uso podría estar vetado en documentos de compra, y se restringiría su uso sólo a movimientos internos de logística y documentos de ventas.


Ejemplo 1

En una empresa del sector pesquero, interesa que se informe la cantidad de pescado, expresado tanto en unidades como en el peso. En este caso se tendría:

  • Unidad de medida de compras: Unidades
  • Unidad de medida alternativa: Kilogramos

Ejemplo 2

En una empresa distribuidora, se adquieren latas de refresco en packs de 12 unidades. A nivel de compras, interesa gestionar el precio en unidades, pero el precio viene determinado por cada pack. En ese caso se tendría:

  • Unidad de medida de compras: pack de 12 unidades
  • Unidad de medida de precio: unidad

  • Los descuentos especiales se activan en el tipo de solicitud y cuando no tienen descuentos especiales, se informa el descuento unitario.


  • El precio unitario y el porcentaje de descuento comercial permite al sistema calcular el importe neto cuando da de alta una línea, si hay descuentos especiales no se informa el descuento unitario y se activa el descuento del tipo de solicitud.


  • En la tipología de solicitudes se cuenta con la pestaña CAMPOS A OCULTAR para seleccionar casillas como dato oculto de la información que no se desea visualizar en las líneas del documento.


 

2 Funciones básicas

2.1 Solicitud Directa

El sistema permite generar una solicitud sin asociarla a un documento origen. Esta sección explica la parametrización de tipo de solicitud sin relacionar documento origen.

2.1.1 Parametrización previa

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Compras / Maestros / Documentos / Solicitudes

Antes de dar de alta la solicitud, es preciso configurar en la tipología el tipo de solicitud.


Los posibles valores a utilizar:

  • Petición cuando un departamento de la organización comunica al departamento de compras la necesidad de materiales. Si esta área determina que procede, se cursa el pedido de compra.
  • Consumo Consumo cuando un departamento de la organización solicita al almacén de suministros internos la necesidad de materiale para consumo.
  • Mixta permite realizar consumos de material del almacén por parte de las secciones, y también habilita la confección de pedidos en base a la solicitud. Por tanto, son una mezcla de las Solicitud de Consumoy de Peticiones de compra.


La tabla origen a informar es Ninguna.


2.1.2 Proceso

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Compras / Solicitudes / Consultar solicitudes
Compras / Solicitudes / Nueva solicitud

Al ingresar a la cabecera de la solicitud, el sistema asigna la empresa del usuario y propone la delegación, departamento y almacen por defecto, que puede ser modificado en caso se necesite.

Selecciona el tipo de documento que corresponde a una solictud directa:


Los datos del proveedor se informan en base al tipo de solicitud (naturaleza) indicado en la tipología de la solicitud.

  • Para la solicitud de tipo consumo los campos del proveedor y datos del tercero se dejan en blanco.
  • Para la solicitud de tipo petición se informa el código de proveedor que debe estar registrado en el maestro de proveedores y se selecciona su dirección, siendo opcional informar los datos de terceros.

Los datos divisa y cambio se obtienen en base al tipo de solicitud:

  • Para la solicitud de tipo consumo, los campos de divisa y cambio se obtiene del maestro de empresa
  • Para la solicitud de tipo petición los campos de divisa y el cambio se obtienen a partir de las condiciones de terceros según origen, o del maestro de proveedores, en ese orden, para el código de proveedor y dirección informadas.


Despues de registrar la cabecera de la solicitud, se ingresa a la pestaña líneas para informar los articulos a solicitar.


2.2 Solicitud en base a un formulario

El sistema permite dar de alta una solicitud desde un formulario vigente y copiar las líneas.

Los formularios tienen prioridad de selección. Ademas se cuenta con dos tipos de plantillas:
  • Se propone la cantidad máxima para validar que la cantidad informada en la solicitud no supere esa cantidad
  • Se deja el campo cantidad en cero, para que la cantidad sea ingresada en la solicitud

2.2.1 Parametrización previa

Antes de dar de alta la solicitud, es preciso configurar la tipología del tipo de solicitud y tipología del formulario.


TIPOLOGIA DE SOLICITUD

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Compras / Maestros / Documentos / Solicitudes

El campo tipo de solicitud se informa el valor Consumo, cuando un departamento de la organización solicita al almacén de suministros internos la necesidad de materiales para consumo.


En la caja INDICATIVOS, el campo informar formulario se asigna el valor Si. Este indicador válida que al ingresar una solicitud es imprescindible informar un código de formulario.


TIPOLOGIA DE FORMULARIO

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Compras / Maestros / Documentos / Formularios

Se crea la tipología del formulario y se debe asignar el tipo de formulario, que puede ser:

  • Plantilla que solicita se informe cantidad máxima en el formulario.
  • Plantilla 0 deja el campo cantidad en cero, para que sea informado en la solicitud.


2.2.2 Proceso

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Compras / Formularios / Consultar formularios
Compras / Formularios / Nuevo formulario

Se crea la cabecera del formulario con el tipo de formulario plantilla o plantilla 0 y se completa los campos obligatorios de la caja UNIDAD DE NEGOCIO.


Se ingresa a la pestaña LÍNEAS para insertar las líneas de los artículos en el formulario.

Para formulario tipo plantilla, las líneas se proponen con la cantidad máxima a informar en la solicitud, teniendo en cuenta el porcentaje de superación definido en el formulario.
Para formulario tipo plantilla 0, la cantidad máxima se deja en cero.


Cuando el formulario se encuentra validado, este puede ser relacionado como documento origen en la solicitud.


Se ingresa a la pestaña COPIAR LINEAS DE FORMULARIO y en la caja LINEAS ORIGEN se muestran las líneas del formulario relacionado a la solicitud. La cantidad solicitada puede ser modificada según corresponda el tipo de formulario asignado. Se selecciona las líneas con check y luego presiona el botón Insertar artículos y se copian las líneas del formulario a la caja LÍNEAS de la solicitud.



2.3 Solicitud Orientativa

Para realizar una solicitud con precios actualizados, se puede dar de alta una solicitud orientativa dirigida al proveedor para que presente una oferta con precios. El sistema permite vincular ambos documentos a fin de mantener su trazabilidad.

2.3.1 Parametrización previa

Antes de dar de alta la solicitud, es preciso configurar en la tipología de solicitud y en la tipología de oferta.


TIPOLOGIA DE SOLICITUD

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Compras / Maestros / Documentos / Solicitudes

El tipo de solicitud que se debe seleccionar es orientación cuando se solicita cotizaciones de precios a proveedores.


TIPOLOGIA DE OFERTA

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Compras / Maestros / Documentos / Ofertas

Se crea un tipo de oferta que tenga en tabla origen el tipo de documento solicitud. Esto indica que cuando se valide la oferta se genera una solcitud.


Se cuenta con un indicador informativo en el campo actualización tabla origen, para los casos de selección de documentos que se referencia con pedidos. Se informa el valor Sumando para que se actualice la cantidad de la línea del documento origen con la operación de suma.


En el indicador copia línea origen, se informa en validar modalidad que muestra las líneas del documento origen desde donde se puede seleccionar líneas para solicitar oferta y también permite informar nuevas líneas.


2.3.2 Proceso

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Compras / Solicitudes / Consultar solicitudes
Compras / Solicitudes / Nueva solicitud

Al ingresar a la cabecera de la solicitud, el sistema asigna la empresa del usuario y propone la delegación, departamento y almacen por defecto, que puede ser modificado en caso se necesite.
Selecciona el tipo de documento que corresponde al tipo de oferta orientativa.


La información del proveedor es opcional, en caso se informa el código de proveedor, este debe estar registrado en el maestro de proveedores y se debe seleccionar su dirección.


Después de dar de alta la cabecera, se ingresa a la pestaña LINEAS para informar las líneas de artículos que se desea insertar en la solicitud.


Se ingresa a la pestaña GENERAR OFERTAS, donde se muestra sólo las líneas de la solicitud con cantidad pendiente de servir.

  • Sólo es posible seleccionar líneas que no están pedidas, servidas o bloqueadas. Además, el sistema permite modificar la cantidad solicitada pero no debe exceder en suma a la cantidad solicitada originalmente.


  • Se presiona el botón generar oferta y se muestra una ventana para completar datos para generar la oferta. Se informa el tipo de documento de la solicitud destino parametrizado en la tipología de la oferta.


  • Cuando en la solicitud se informa un código de proveedor, este código es mostrado por defecto en la ventana de la oferta. Pero el sistema permite cambiar el proveedor y /o dirección.


    Se puede generar más de una oferta y se permite que sea para diferentes proveedores según se requiera pero se válida que la suma de la cantidad no supere a la informada en la solicitud.
  • Se marca check en la casilla Aplicar tarifa, si desea que la tarifa pactada con el proveedor sea conciderada en la oferta.


  • Las líneas pasan a pedidas automáticamente cuando la cantidad pedia es igual o supera a la cantidad solicitada, teniendo en cuenta el % mínimo para servir una línea de solicitud definido en el maestro de artículos. Los datos del tercero se ponen por defecto en la oferta y corresponden a los datos de la empresa que realizó la solicitud orientativa.


  • El sistema permite generar más de una oferta para diferente proveedor relacionado a una misma solicitud orientativa.




2.4 Solicitud Intercentro

El sistema permite generar una solicitud de tipo consumo en un almacén origen para ser atendido por otro almacén. El almacén que da atención a la solicitud intercentro prepara los movimientos para el traspaso de materiales al almaceén origen y dar por servida la solicitud.

2.4.1 Parametrización previa

Antes de dar de alta la solicitud, es preciso configurar en la tipología de solicitud el tipo de solicitudde suministro intercentro y tipología de solicitud con intercentro.


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Compras / Maestros / Documentos / Solicitudes

TIPOLOGIA DE SOLICITUD SUMINISTRO INTERCENTRO

El tipo de solicitud que se debe seleccionar es Consumo, este tipo es cuando un departamento de la organización solicita al almacén de suministros internos la necesidad de materiales para consumo.


en la pestaña DOCUMENTO DESTINO, se debe informar el tipo de solicitud destino, para generar la solicitud de picking con intercentro.


Se informa el campo tipo de orden, sólo en el caso que se requiere generar ordenes de salida a partir de solicitudes de compra. En este campo se informa la tipología de las ordenes. De lo contrario el campo se debe dejar en blanco.


TIPOLOGIA DE SOLICITUD PICKING INTERCENTRO

El tipo de solicitud que se debe seleccionar es mixta, que permite solicitar petición y consumo en el mismo documento.


La tabla origen a informar debe ser Solicitudes.


El indicador copiar líneas debe estar en blanco.


En la pestaña RESERVA se informa el campo tipo de reserva con el código de cuenta de stock de adjuticación.


En la pestaña RESERVAS en el campo Adjudicación directa, se informa el valor Extracción automática para generar las propuestas de picking de las solicitudes validas.


2.4.2 Proceso

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Compras / Solicitudes / Consultar solicitudes
Compras / Solicitudes / Nueva solicitud

Se ingresa la solicitud de tipo consumo para informar las líneas de artículos que necesidad un almacen para ser atendido por otro almacén.


Al validar la solicitud automáticamente se genera la solicitud destino con los datos y líneas de la solicitud origen.


Luego se ingresa a la solicitud destino y se actualiza el código del almacen que va servir lo solicitado.


2.5 Solicitud de tipo petición que genera pedido

A partir del alta de solicitudes de tipo petición, se pueden generar pedidos de compra a proveedores asignados, para satisfacer las necesidades del departamento de la organización que hizo el requerimiento. Este es el caso de suministros de almacén que se realizan por petición de algún departamento de la compañía.

2.5.1 Parametrización previa

Antes de dar de alta la solicitud, es preciso configurar en la tipología de la solicitud y tipología de pedido.

TIPOLOGIA DE SOLICITUD

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Compras / Maestros / Documentos / Solicitudes

El tipo de solicitud que se debe seleccionar es Petición , este tipo es cuando se necesita realizar un pedido de compras.


TIPOLOGIA DE PEDIDO

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Compras / Maestros / Documentos / Pedidos

El tipo a seleccionar es normal
Pedidos Normales de ventas. Este es el pedido normal introducido directamente por el departamento de ventas; el cual puede proceder de una oferta o introducido directamente.


La tabla origen a informar debe ser Solicitud de compras.


En el campo Actualización tabla origen se informa el valor Sumando para que se actualice la cantidad de la línea del documento origen con la operación de suma.


El indicador copiar línea origen permite copiar líneas del documento origen al pedido, los posibles valores son:

  • Validar: el sistema muestra las líneas de la solicitud para que el usuario seleccione alguno de los posibles artículos y puede insertar líneas nuevas.
  • Sí: al dar de alta la cabecera del pedido, el sistema copia todas las líneas de la solicitud origen.
  • No: Con esta opción el usuario introduce nuevas líneas de cualquier artículo


2.5.2 Proceso

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Compras / Solicitudes / Consultar solicitudes
Compras / Solicitudes / Nueva solicitud

Se da de alta una solicitud cuya tipología tiene las carácteristicas indicadas en sección de parámetrización previa.


Luego se da de alta un pedido de compra para ser relacionado con la solicitud de compra.

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Compras / Pedidos / Consultar pedidos
Compras / Pedidos / Nuevo pedido

Se da de alta el pedido de compra que se desea relacionar con la o las solicitudes de comrpa.


El pedido se relaciona a una o más solicitudes de tipo petición. El ingreso de líneas al pedido, se realiza en función de como se relaciona el documento origen con el pedido y de como se parámetriza el campo copiar línea origen:

  • CASO 01: INFORMA SOLICITUD EN CAMPO ORIGEN .


    La copia de líneas se realiza según lo indicado en el campo copia línea origen de la tipología de pedido:
    • Cuando se informa Si, copia automáticamente las líneas vigentes y no servidas de la solicitud relacionada en la cabecera del pedido.


    • Cuando se informa No, se ingresan líneas nuevas de artículos desde la pestaña LÍNEAS y no se copian líneas de la solicitud.


    • Cuando se informa validar, se visualizan las líneas de artículos vigentes y en estado no servidas de la solicitud relacionada en la cabecera del pedido.

      Se selecciona lineas de la solicitud para copiarlas a las líneas del pedido y permite cambiar la cantidad del pedido por una no mayor al informado en la solicitud.


      Se Permite insertar nuevas líneas al pedido en la caja LINEAS ORIGEN



  • CASO 02: NO INFORMA SOLICITUD EN CAMPO ORIGEN .

    Se ingresa a la pestaña COPIAR LINEAS DE SOLICITUD y desde la caja LINEAS ORIGEN se pueden seleccionar lineas de diferentes solicitudes para copiarlas a la caja LINEAS del pedido.

    Se permite cambiar la cantidad del pedido por una no mayor al informado en la solicitud.


    Además de seleccionar líneas del documento origen, se permite ingresar nuevas líneas de pedido desde la caja LINEAS de la pestaña LINEAS PEDIDO.


2.6 Solicitud de tipo consumo con movimiento interno

A partir del alta de solicitudes de tipo consumo, se pueden realizar movimientos internos por reubicaiones y salidas referentes a propuestas de movimiento previamente realizadas. Este tipo es cuando un departamento de la empresa necesita materiales que seran consumidos desde el mismo almacén.

2.6.1 Parametrización previa

Antes de dar de alta la solicitud, es preciso configurar en la tipología de la solicitud y tipología de movimiento ean.


TIPOLOGIA DE SOLICITUD

Menu path:
Compras / Maestros / Documentos / Solicitudes

El tipo de solicitud que se debe seleccionar es Consumo .


En la pestaña RESERVAS se registra el tipo de reserva con el valor RPVE


TIPOLOGIA DE MOVIMIENTO EAN

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Logística / Maestros / Documentos / Movimientos EAN

Se informa la cuenta de stock origen DISP


Se informa la cuenta de stock destino NSAL


Se informa el tipo de movimiento interno, corresponde a un movimiento de traspaso entres cuentas de stock, donde se rebaja de la cuenta indicada como origen y se incrementa en la cuenta indicada como destino.


En la pestaña DOCUMENTO ORIGEN, tabla origen se informa Solicitudes de compra


En el campo Actualización tabla origen se informa el valor Sumando para que se actualice la cantidad de la línea del documento origen con la operación de suma.


El indicador copiar línea origen permite copiar líneas del documento origen al pedido, los posibles valores son:

  • Validar: el sistema muestra las líneas de la solicitud para que el usuario seleccione alguno de los posibles artículos y puede insertar líneas nuevas.
  • Sí: al dar de alta la cabecera del pedido, el sistema copia todas las líneas de la solicitud origen.
  • No: Con esta opción el usuario introduce nuevas líneas de cualquier artículo



En la pestaña TIPO Y NATURALEZA, se informa Sí en el campo Consumo.


2.6.2 Proceso

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Logística / Movimientos internos / Consultar movimientos
Logística / Movimientos internos / Nuevo movimiento

A partir de la solicitud de tipo consumo, donde un departamento de la empresa solicita materiales, se permite generar movimientos internos de almacén que llevan el material requerido al departamento que realiza el requerimiento.


Se debe dar de alta un movimiento interno para ser relacionado a la solicitud de compra tipo consumo.

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Logística / Movimientos internos / Consultar movimientos
Logística / Movimientos internos / Nuevo movimiento


Se ingresa al movimiento interno y se informa el tipo de de movimiento que previamente se parametrizó.


El sistema automáticamente muestra los datos de la caja informe general en base a los datos de la empresa y los parametros informados para el tipo de movimiento interno.


El movimiento interno se relaciona a una o más solicitudes de tipo consumo. El ingreso de líneas al pedido, se realiza en función de como se relaciona el documento origen con el movimiento interno y de como se parámetriza el campo copiar línea origen:

  • CASO 01: INFORMA SOLICITUD EN CAMPO ORIGEN.



    La copia de líneas se realiza según lo indicado en el campo copia línea origen de la tipología del movimiento interno:
    • Cuando se informa Si, copia automáticamente las líneas de la solicitud relacionada en la cabecera del movimiento interno.



    • Cuando se informa No, se ingresan líneas nuevas de artículos desde la pestaña LÍNEAS y no se copian líneas de la solicitud.


    • Cuando se informa validar, se visualizan las líneas de los artículos de la solicitud relacionada en la cabecera del movimiento interno.

      Se selecciona lineas de la solicitud para copiarlas a las líneas del movimiento interno y se permite cambiar la cantidad por una no mayor al informado en la solicitud y también puede insertar nuevas líneas en la caja LINEAS.

  • CASO 02: NO INFORMA SOLICITUD EN CAMPO ORIGEN .

    Se ingresa a la pestaña COPIAR LINEAS DE SOLICITUD y desde la caja LINEAS ORIGEN se pueden seleccionar lineas de diferentes solicitudes para copiarlas a la caja LINEAS del movimiento interno.

    Se permite cambiar la cantidad del pedido por una no mayor al informado en la solicitud.


    Además de seleccionar líneas del documento origen, se permite ingresar nuevas líneas de movimiento desde la caja LINEAS de la pestaña LINEAS DE MOVIMIENTO.