Un albarán es un documento que tiene cabecera y líneas. La cabecera establece las condiciones generales de la recepción de mercancía, y las líneas las condiciones específicas de cada artículo.

 

Al limpiar el formulario para ingresar un nuevo albarán, el sistema por defecto propone el tipo de albarán seleccionado en ese momento.

El almacén se obtiene de lo informado en las preferencias de grupos de usuarios o de la configuración de empresa, en ese orden. El almacén a su vez permite obtener la empresa por defecto.

La delegación se rellena con los datos informados en el maestro de almacenes por delegación. De no encontrarse, la delegación se propone de las preferencias de grupos de usuarios o de la configuración de empresa, en ese orden.

El departamento por defecto es el informado en las preferencias de grupos de usuarios o de la configuración de empresa.

Los datos del almacén sirven para que el sistema rellene el tercero y dirección de recepción, y a partir de ahí se completen otros datos como país, población, provincia, etc., que el usuario puede particularizar para un albarán en concreto.

La fecha del albarán corresponde a la fecha en que se recibe el albarán del proveedor, en contraposición con la fecha del proveedor, que es la fecha en la que el proveedor emite el albarán.

El sistema se encarga de la numeración del albarán de manera automática, según el numerador seleccionado para esa tipología de albarán y siempre que el campo correspondiente haya sido dejado en blanco. Caso contrario, el sistema respeta lo informado. Para más información ver la sección del Numerador de documentos.

El usuario entra el código del proveedor, y el sistema propone como dirección de envío de albaranes a la dirección de albaranes de compras registrada en la configuración de empresa.

El código del proveedor también permite al sistema proponer los datos de condiciones comerciales por defecto ( divisa, cambios, tipo de efecto, forma de pago, etc.). Estas se obtienen de las Condiciones de terceros según origen, o del maestro de proveedores, en ese orden.

 

Desde la cabecera registrada se accede a las líneas del albarán mediante la pestaña Líneas.

Para dar de alta una línea es obligatorio informar el código del artículo, el mismo que en el maestro de artículos no debe estar ni bloqueado, ni dado de baja.

Además, el sistema controla la inclusión de artículos en base a los estados de gestión, donde se define su disponibilidad o no, ya sea para alguno de los documentos que componen los ciclos de compras, ventas y logística, como para alguna tipología en particular.

Una variable logística es una subclasificación del artículo que puede ocultarse o no en función a lo definido en la tipología. El sistema propone un valor por defecto de acuerdo al siguiente criterio:

• Primero se busca la variable logística de mayor prioridad en el maestro de almacenes y artículos por proveedores.
• Si el sistema no encuentra alguna variable logística, busca la de mayor prioridad en el maestro de artículos por proveedor.
• Si en este punto no se encuentra variable logística, busca en el maestro de variable logística aquella que tenga la mayor prioridad.

Una vez informado el artículo y la variable logística (si se requiere), el sistema propone por defecto la unidad de medida de compras registrada en el maestro de unidades por artículo, que el usuario puede particularizar para un albarán en concreto.

Luego, al informar la cantidad de compras, se debe considerar que el sistema no permite el registro de cantidades iguales a cero.

Si el artículo tiene doble unidad, el sistema propone la unidad auxiliar, y la cantidad de dicha unidad ( cantidad alternativa) es obtenida en base a la cantidad de compras, aunque esta cantidad se puede modificar.

Por otro lado se muestra (si se considera necesario), la cantidad y unidad de precios, cuyos valores el sistema los obtiene en base a las unidades y cantidades anteriores. La unidad de precios por defecto se define en el maestro de artículo y si se requiere a nivel de variable logística.

En la tipología de albaranes es posible ocultar:

• Unidad compras.
• Unidad alternativa, que además oculta la cantidad alternativa.
• Unidad precio, que además oculta la cantidad precio.

El registro del precio unitario del artículo y el porcentaje de descuento comercial a aplicar, permiten al sistema calcular el importe neto al dar de alta la línea.

   

El sistema permite asociar un albarán a un pedido origen.

Esta sección explica la parametrización de un tipo de albarán con origen pedido y los metodos para vincular ambos documentos: desde el propio albarán y desde el objeto Generación de albaranes con origen pedido.

Antes de dar el alta el albarán, en la tipología es preciso configurar la tabla origen, una condición de selección (si se requiere), la actualización de origen y la copia de líneas de origen.

La tabla origen a informar debe ser pedidos. Luego, se puede configurar una condición de selección para seleccionar el pedido origen, la que puede registrarse como una sentencia SQL.

En la actualización de tabla origen se informa si se actualiza el campo cantidad servida de las líneas del pedido y el signo de actualización (suma o resta).

El indicador copiar líneas toma alguno de los siguientes valores:

• Validar: el formulario de líneas de albarán muestra una tabla con un selector para poder agregar líneas del pedido al albarán.
• Sí: al dar de alta la cabecera del albarán, el sistema copia todas la líneas del pedido origen.
• No: el sistema no realiza acción alguna.

Al dar de alta la cabecera del albarán se informa en el campo origen el número del pedido a asociar. Con esta información, el sistema trae al albarán los datos financieros y comerciales del pedido.

El formulario de líneas presenta una caja con una tabla multiselección en la que se visualizan las líneas del pedido origen pendientes de incluir al albarán.

Tras seleccionar los artículos y modificar las cantidades que requiere asociar, estos se insertan en el albarán al pulsar el botón INSERTAR ARTÍCULOS.

El proceso de generación de albaranes con origen pedidos permite asociar de una forma rápida los pedidos a los albaranes.

• Como condición previa, se debe configurar en la tipología del pedido el tipo de albarán destino.

  

  Al este proceso se accede desde la siguiente ruta:

  Menu path:

  Compras / Albaranes / Procesos / Generación de albaranes desde pedidos
• La pantalla está dividida en tres cajas:
  • Cabecera de pedidos
  • Línea de pedidos
  • Albaranes generados
• La caja "cabecera de pedidos de compras" contiene el selector situación, que permite filtrar por tres valores:
  • Pendientes: pedidos en estado Validado o Parcial.
  • Servidos: pedidos en estado Servido.
  • Todos: pedidos en estado Validado, Parcial o Servido.
• La caja "línea del pedido" muestra las líneas de aquellos pedidos seleccionados en la caja de cabecera de pedidos.
• Por último, la caja "albaranes de compras" permite visualizar los albaranes que han sido generados a partir de los pedidos seleccionados en la caja de cabecera pedidos.

• Para generar el albarán se deben seleccionar las líneas de pedido que conformarán el albarán. Si el usuario lo requiere, puede también modificar la cantidad pedida, el lote, la referencia del fabricante y la fecha de caducidad.

  Luego, se pulsa sobre el botón GENERAR ALBARANES, que lanza el proceso correspondiente.

  

 

El sistema también permite asociar un albarán a una solicitud. Este es el caso de suministros de almacén que se realizan por petición de algún departamento de la compañía.

Esta sección explica la parametrización previa de tipos de albaranes con origen solicitud y el método para vincular solicitudes con albaranes desde el propio albarán.

Antes de dar de alta el albarán, en la tipología es preciso configurar la tabla origen, una la condición de selección (si se requiere), la actualización de origen y la copia de líneas de origen.

• La tabla origen a informar debe ser solicitudes.
• Se puede configurar una condición adicional para seleccionar la solicitud origen, la que puede registrarse como sentencia SQL.
• En la actualización de tabla origen se informa si se actualiza el campo cantidad servida en las líneas de la solicitud y el signo de actualización (suma o resta).
• El indicador copiar líneas toma alguno de los siguientes valores:
  • Validar: el formulario de líneas de albarán muestra una tabla con un selector para poder agregar líneas de la solicitud al albarán.
  • Si: al dar de alta la cabecera del albarán, el sistema copia todas las líneas de la solicitud origen.
  • No: El sistema no realiza acción alguna.

Al dar de alta la cabecera, se entra en el campo origen el número de la solicitud a asociar. Con esta información, el sistema trae al albarán los datos financieros y comerciales de la solicitud.

El formulario de líneas presenta una caja con una tabla multiselección en la que se visualizan las líneas de las solicitudes origen pendientes de incluir al albarán.

Tras seleccionar los artículos y modificar las cantidades que requiere asociar, estos se incluyen en las líneas del albarán pulsando sobre el botón INSERTAR ARTÍCULOS.

 

Es sistema permite tres métodos de facturación:

• Conformación de albaranes en una factura
• Autofacturación
• Generación de facturas automáticas por medio del albarán mostrador

Para consolidar albaranes en una única factura se parametriza la tipología de facturas; después se da de alta una cabecera de factura con esta tipología y se seleccionan aquellos albaranes que conforman la factura.

Es posible agrupar las facturas conformadas por:

• Proveedor
• Tipo de dirección
• Tipología de factura a generar
• Divisa
• Tipo de efecto
• Forma de pago
• % Descuento general
• % Descuento pronto pago
• Tercero comercial
• Tipo de IVA

Antes de la conformación de albaranes es necesario configurar los campos tabla origen y copiar líneas de la tipología de facturas.

El documento origen del tipo de factura debe ser Suministros. Además, es posible añadir alguna condición selección adicional que debe registrarse como sentencia SQL.

El tipo de factura también deberá tener el indicador copiar líneas entrado con el valor Sí, para la copia automática de líneas; o con el valor Validar.

Para dar alta una cabecera del tipo de factura se ha de considerar lo siguiente:

• No se requiere informar el documento origen.
• Es obligatorio informar el campo referencial factura proveedor.

Al entrar en la cabecera de la factura se visualizan desde la pestaña Conformar ▽ diversas opciones relacionadas al proceso de conformación.

Este formulario muestra dos cajas. La primera contiene una tabla multiselección con aquellos albaranes pendientes de conformar que tengan la misma divisa y tercero de facturación que la factura de conformación.

La segunda caja contiene los albaranes conformados.

Los albaranes pendientes se añaden a la factura tras seleccionarlos y pulsar sobre el botón CONFORMAR.

Este formulario muestra dos cajas. La primera contiene una tabla multiselección con albaranes pendientes de conformar que cumplan lo siguiente:

• Ambos documentos (albarán y factura) tienen la misma divisa.
• El tercero de facturación ha de ser el mismo tercero comercial que el informado en el maestro de proveedores.

La segunda caja contiene los albaranes conformados.

Los albaranes pendientes se añaden a la factura tras seleccionarlos y pulsar en el botón CONFORMAR.

Este formulario muestra dos cajas. La primera contiene una tabla multiselección con aquellos albaranes pendientes de conformar que cumplan lo siguiente:

• Ambos documentos (albarán y factura) tienen la misma divisa.
• El tercero de facturación del albarán coincida con aquellos terceros que estén registrados con el mismo CIF informado en la Factura.

La segunda caja contiene los albaranes conformados.

Los albaranes pendientes se añaden a la factura tras seleccionarlos y pulsar sobre el botón CONFORMAR.

Este formulario muestra dos cajas. La primera contiene una tabla multiselección con aquellos albaranes pendientes de conformar que cumplan lo siguiente:

• Ambos documentos (albarán y factura) tengan la misma divisa.
• El tercero de facturación y la delegación han de ser las mismas en el albarán y la factura.

La segunda caja contiene los albaranes conformados.

Los albaranes pendientes se añaden a la factura tras seleccionarlos y pulsar sobre el botón CONFORMAR.

Es posible también conformar albaranes pertenecientes a otros proveedores. En este caso, la primera caja contiene una tabla multiselección con albaranes pendientes de conformar que tengan la misma divisa y delegación.

La segunda caja contiene los albaranes conformados.

Los albaranes pendientes se añaden a la factura tras seleccionarlos y pulsar sobre el botón CONFORMAR.

Los albaranes pueden ser desconformados desde cada formulario de conformación (albaranes compras conformar, conformar otros terceros, conformar por CIF, conformar por delegación, conformar otros proveedores).

Para ello se seleccionan los albaranes a desconformar de la caja Albaranes conformados, y se selecciona el botón DESCONFORMAR.

También es posible acceder directamente al formulario Desconformar albaranes, que muestra una tabla multiselección con los albaranes conformados en la factura.

Desde esta caja es posible seleccionar aquellos albaranes a desconformar de la factura, y pulsark en el botón DESCONFORMAR.

El proceso de autofacturación se usa en casos donde el cliente es quien determina las condiciones de facturación.

Para este proceso es necesario configurar en el maestro de proveedores el campo modo autofacturación y elegir una modalidad distinta a No autofacturable.

• Diaria
• Semanal
• Cada 10 días
• Quincenal
• Mensual

También debe informarse el modo de agrupación albaranes, seleccionando alguno de los siguientes valores:

• Tercero y más campos: los albaranes del mismo proveedor son agrupados en una factura. Se hace ruptura por alguno de los siguientes campos:
  • Proveedor
  • Tipo de dirección
  • Tipología de factura a generar
  • Divisa
  • Tipo de efecto
  • Forma de pago
  • % Descuento general
  • % Descuento pronto pago
• Tercero comercial: idéntico al anterior, aunque en lugar de la ruptura por proveedor, se hace una ruptura por el tercero comercial definido en el maestro de proveedores.
• Por tipos de IVA: idéntico al primer caso, con la diferencia que se genera una factura para cada tipo de IVA diferente que hay en las líneas de los albaranes del proveedor.
• No agrupar: se genera una factura por cada albarán.

Otra condición indispensable para que funcione la autofacturación de albaranes es definir en la tipología de albarán el tipo de factura a generar en el documento destino.

Es posible acceder al proceso de autofacturación desde el siguiente punto de menú:

Desde esta opción se indican las condiciones de selección de los albaranes que se desea generar facturas.

Una vez ejecutado el proceso de facturación, se presenta la relación de facturas emitidas, con opción a consultar con mayor detalle cualquiera de ellas accediendo al registro de las mismas.

Este mecanismo permite generar una factura de manera transparente al dar de alta un albarán.

En la tipología de albarán se debe informar que la tabla de destino es una factura e indicar el tipo de factura que se debe generar al dar el alta el albarán.

Si al dar de alta un albarán su estado no es bloqueado, la factura se da de alta automáticamente.

El sistema genera una factura con la tipología correspondiente, a la que se puede acceder desde la pestaña Factura compras.

 

La acción de contabilizar albaranes tiene en cuenta la parametrización del asiento plantilla asignado en la tipología del albarán, del cual el sistema obtiene la información de los apuntes a crear, así como la cuentas contable, el proyecto, la sección, centro de coste para contabilidad analítica e importe al debe y al haber, etc.

El asiento procesa los datos de cabecera, de las líneas, y de los datos contables (en caso estén informados).

Para contabilizar albaranes es necesario que el usuario tenga los permisos en el maestro de grupo de usuarios.

La parametrización de diferentes campos empleados durante la contabilización se realiza en el maestro de asientos programables, aunque estos valores también se obtienen de otros maestros.

La ruta para acceder al maestro de asientos programables es:

Los principales campos a configurar son:

• El proyecto contable, que establece una clasificación de los apuntes contables de una empresa, se da de alta en el maestro de proyectos contables.

  Al generar el apunte contable, el sistema propone este dato por defecto a partir del proyecto informado en la línea del asiento programable, en el maestro de datos contables, en el maestro de relaciones contables o el maestro de departamentos, en ese orden.

• La sección se da de alta en el maestro de secciones contables. De manera similar al proyecto, el sistema propone una sección por defecto a partir de lo informado en la línea del asiento programable, el maestro de datos contables, el maestro de familias de artículos, o el maestro de departamentos, en ese orden.

• Se puede determinar diferente tipos de agrupación para los apuntes generados en el formulario de líneas de asientos programables:
  1. Por documento: en este caso, se genera un apunte por albarán.
  2. Por cuenta: agrupa distintos documentos en un mismo apunte. Es la modalidad que suele usarse en los albaranes, ya que suelen contabilizarse por periodos.
  3. No agrupación: se usa en caso no se desee agrupación.
• A través del campo importe de las líneas de asientos programables, el sistema contempla una serie de expresiones necesarias o fórmulas para su cálculo.
  
  Las fórmulas de cálculo más frecuentes son:

  • cabecera.imptot: obtiene el importe total neto del albarán
  • cabecera.impbru: obtiene el importe total bruto del albarán
  • lineas.impnet: obtiene el importe total neto de una línea del documento
  • lineas.imppro: obtiene el importe de gasto de IVA asociado a la línea
  • lineas.netpro: obtiene el importe de la línea con el gasto de IVA asociado.
• En base a la parametrización del asiento programable indicador, el sistema obtiene las las cuentas contables de distintos maestros:
  • Maestro de relaciones contables con terceros
  • Maestro de relaciones contables de artículos
  • Datos contables de las líneas de los albaranes

En el maestro de cuentas contables es posible definir las cuentas del plan contable particular de la empresa. También es posible definir si la cuenta creada realiza contabilidad analítica, configurando el campo tipo de cuenta para tal fin.

En aquellos casos en los que se desea contabilizar los albaranes para imputarlos al resultado del final de ejercicio, se debe informar la plantilla de asiento a generar en el campo asiento albarán.

El proceso de contabilización es posterior a la validación del albarán, y se ejecuta al pulsar en el botón CONTABILIZAR situado en la parte inferior de la cabecera del albarán.

Este proceso ejecuta la contabilización de aquellos albaranes que cumplen con los criterios de selección que el usuario indique. Se accede desde la siguiente ruta:

Al entrar, el sistema presenta una pantalla con campos de entrada, donde el usuario podrá establecer los criterios de selección antes de ejecutar el proceso.

Ejecutado el proceso, el sistema muestra el detalle de los albaranes generados. En cada número de albarán el usuario dispone de un link para acceder a la cabecera correspondiente.

Al contabilizar un albarán, se hace la provisión en la cuenta de proveedores pendiente de facturar (por ejemplo, en el Plan General de Contabilidad de España es la cuenta 4009).

Es posible que al cabo de un tiempo se determine que el albarán contabilizado no se facturará, generalmente porque la empresa proveedora quiebra o desaparece.

Para estos casos se contabiliza el albarán como NO FACTURADO para que revierta el asiento hecho en su momento. Este asiento debe anular la provisión hecha por el asiento inicial.

• En la tipología de albaranes se ha de informar el asiento para albaranes no facturados.

  

• Después de contabilizar un albarán de la tipología configurada, se selecciona el botón
  Contabilizar no facturado, que ejecutará el proceso.

  

 

Es posible que la lógica del almacén sea simple y el mismo albarán pueda actualizar el stock. Para ello, en la tipología de albaranes se ha de configurar la cuenta origen y/o destino como cuentas de saldo.

• Si la cuenta de origen es NO SALDO y la cuenta destino es de SALDO, se trata de una entrada.
• Si la cuenta de origen es de SALDO y la cuenta destino es de NO SALDO, se trata de una salida.
• Si la cuenta origen y destino son de SALDO se trata de un movimiento entre cuentas o entre almacenes.

Es posible también activar el indicador para proponer ubicación.

Este indicador y puede tomar los siguientes valores:

• Origen: realizar propuesta origen
• Destino: realizar propuesta destino
• Ambas: realizar propuesta origen y destino
• No: no realizar propuesta

En la gestión del albarán como suministro, se ha de decidir si el stock se actualiza informando o no el número de lote. Para ello se modifica el indicativo Lotes. Los valores que puede tomar son:

• Origen: sólo se actualiza el lote para la cuenta, almacén y ubicación origen.
• Destino: Sólo se actualiza el lote para la cuenta, almacén y ubicación destino.
• Ambas: se actualiza en ambos casos
• Nada: no se actualiza el lote, ni en el origen ni en el destino. En ambos casos se actualiza el stock con lote 0

El sistema también brinda la posibilidad de recepcionar stock en depósito, es decir el stock en nuestro almacén es propiedad del proveedor. Para ello se ha de parametrizar el sistema con los siguientes pasos:

• El proveedor debe tener actualizado el código de tercero de depósito en el maestro de proveedores.
• En la tipología del albarán se debe modificar el indicador de actualizar stock en depósito con los valores Destino o Ambos.

  En el formulario de stock el sistema muestra el depósito al que pertenece.

  

El sistema permite asociar las condiciones comerciales informadas en los acuerdos con diversos documentos de compra, incluidos los albaranes.

Para ello, en la tipología de albarán debe activarse el indicador acuerdos.

Al entrar una línea de albarán, el sistema busca acuerdos en los que determinados campos sean iguales que los de la cabecera del albarán o en su defecto no estar informados (NULL), y la fecha del albarán esté dentro del periodo de vigencia del acuerdo.

Los campos de la cabecera donde se hace la búsqueda son los siguientes:

• tipo de efecto
• forma de pago
• delegación
• dirección de recepción
• tercero de facturación
• dirección de facturación
• % descuento general
• % descuento pronto pago
• % retención

Al insertar una línea, se aplicará el precio y descuento establecido en el acuerdo (por artículos o familias).

Es posible relacionar acuerdos con albaranes de forma masiva. Para ello se recurre al proceso de Generación de albaranes.

En este objeto las líneas de acuerdo se obtienen al seleccionar cabeceras. A su vez, al seleccionar líneas de acuerdo el sistema muestra los albaranes de compra generados.

Al pulsar en el botón GENERAR ALBARANES, el sistema crea albaranes a partir de las líneas de acuerdos que estén seleccionadas.

En lugar de entrar líneas de artículos, es posible ir a la pestaña Copiar líneas de acuerdo.

La pantalla muestra todos los artículos de los acuerdos que cumplan las condiciones de la cabecera del albarán.

Se seleccionan los artículos a incluir en el albarán, modificando la cantidad deseada, y pulsar en el botón INSERTAR ARTÍCULOS.