La estructura de un albarán está compuesta por la cabecera y las líneas, y estas pueden relacionarse con otros elementos, como en el siguiente gráfico.

• En la cabecera del albarán se indican los datos generales del documento. Para más información, ver el apartado La cabecera del albarán.
• Una vez entrada la cabecera, se pasa a dar de alta las líneas del albarán. Es aquí donde se establecen las condiciones específicas para cada artículo. Para más información ver el apartado Las líneas del albarán.
• El registro de datos contables es accesible desde las líneas del albarán. Este formulario sirve para:
  • Compras de artículos no codificados, a fin de especificar los datos contables a los cuales imputar la compra cuando se haya realizado la contabilización de la misma.
  • Realizar el reparto de una compra global entre los diversos proyectos y secciones a los que se pueden distribuir gastos.
  • Imputar inversiones contra presupuesto y partida.
  • Informar el centro de costes y la cuenta de explotación que permita llevar una contabilidad analítica.

  Para más información, ver el apartado Registro de datos contables.

• Es posible el registro de más de una nota u observaciones asociada a las cabeceras y líneas de los albaranes, e imprimirlas o no junto al documento. Para más información, ver el apartado Registrar notas de albaranes.
• Se pueden registrar documentos y/o imágenes asociadas a las cabeceras y líneas de los albaranes, y disponer de ellos para su consulta. Para más información, ver el apartado Asociar documentos a albaranes.
• Las características son atributos adicionales que se pueden asociar al albarán. Los valores informados en cada característica pueden ser de libre elección, o tomar uno o más valores de una lista previamente definida. Para más información, ver el apartado Registrar valores de características de albaranes.
• Cuando se trate de compra de mercancía de otro país, es posible asociar expedientes de importación a los albaranes. Un expediente contiene información referente a la importación, que se puede emplear para el cálculo de costes aduaneros o para la declaración Intrastat. Para más información, ver el apartado Declaración Intrastat.
• Si el tipo de albarán lo permite, se pueden asociar descuentos especiales, tanto a la cabecera como a las líneas de albaranes.

Un albarán puede asociarse con otros documentos de gestión y y con entidades del área financiera.

Por ejemplo, un albarán puede tener su origen en un pedido y generar una factura como destino.

Un albarán también puede ser creado desde un movimiento interno y este a su vez tener su origen en pedidos.

Los pedidos pueden tener planes de recepción como origen, lo que es reflejado en el siguiente ejemplo.

Un albarán se puede dar de alta directamente, sin requerir un documento previo.

Los pedidos pueden generar albaranes, ya sea con o sin movimientos intermedios. De igual forma, un grupo de n pedidos se pueden asociar en un albarán usando el proceso de generación de albaranes desde pedido.

Para más información, ver el apartado Albaranes con origen pedido.

Existen tres mecanismos para poder facturar albaranes:

• La conformación, en el que se da de alta la cabecera de una factura y se asocian los albaranes seleccionados.
• La generación de autofacturas de proveedores, en el que se generan facturas en base a una selección de albaranes.
• Es posible generar facturas de forma automática y transparente al dar de alta albaranes, bajo el mecanismo de factura mostrador.

Para más información, ver el apartado Facturación de albaranes.

La facturación interempresa es el resultado de realizar operaciones de intercambio comercial entre empresas de un mismo grupo.

Los flujos contemplados por el sistema son:

Para más información, ver el apartado Generar albaranes interempresa.

Mediante la contabilización los albaranes se reflejan en el diario contable.

Cuando se desee contabilizar albaranes, se debe informar en la tipología el código del asiento planilla a tener en cuenta en la generación del asiento contable.

Para más informaicón, ver el apartado Contabilización de albaranes.

Es posible reflejar en la tesorería a medio plazo los albaranes pendientes de facturar.

Para más información, ver el apartado Movimientos de tesorería.

Una solicitud de compra refleja una necesidad de un departamento o sección, y puede tener como destino un albarán de compra.

Para más información, ver el apartado Albaranes con origen solicitud.

Se puede crear un albarán de devolución de mercancía al proveedor a partir de la información del albarán origen.

De manera similar, se puede generar un albarán de devolución a partir de una factura.