Los productos comerciales, materias primas, servicios, etc., deben estar definidos en el maestro de artículos.

Para dar de alta un proveedor, primero se debe registrar un tercero en el maestro de terceros. Como datos asociados también se pueden informar relaciones contables, domiciliaciones bancarias, condiciones de pago, direcciones, etc.

Una vez definido el tercero, y ya que se trata de un proveedor, se le da de alta en el maestro de provedores donde se informan sus condiciones comerciales asociadas como la divisa, los descuentos, el agente, el transportista, etc.

Debe darse de alta al menos una empresa en el maestro de empresas. Luego, en el maestro de delegaciones debe registrarse al menos una delegación asociada a la empresa. Y para cada delegación definida, se puede catalogar al menos un departamento en el maestro de departamentos.

Los almacenes se definen en el maestro de almacenes y cada almacén se asocia a un recinto de almacén.

Los almacenes y las delegaciones se relacionan en el formulario almacenes por delegación. Esta relación puede ser de tipo 1-1 (un almacén por delegación), como 1-N o N-1. Es decir, se permite que una delegación comparta un almacén con otras delegaciones, o al revés una delegación puede tener varios almacenes de trabajo.

Las tipologías definen y parametrizan los distintos tipos de albaranes que se desean gestionar en el sistema, cada uno con una naturaleza o funcionalidades diferentes de acuerdo a la necesidad que se requiera cubrir

En la definición de la tipología de albarán destaca:

• La definición del tipo, por lo general una abreviatura de máximo 4 caracteres.
• La ampliación de la descripción en el campo correspondiente.
• La selección de una serie, que sirve para enumerar los documentos generados para este tipo de albarán, que debe estar previamente definida en el Numerador de documentos.
• La clase del documento debe identificar al mismo como un albarán [“A”]. Este indicador es importante, ya que algunos procesos como la conformación sólo toman en cuenta documentos de esta clase.
• Existe la posibilidad de definir un circuito de workflow. Ver el apartado Gestión del workflow.
• Se han de establecer las relaciones entre documentos, indicando el documento origen y destino. Ver el apartado Uso para revisar los circuitos que se pueden construir.
• Las opciones cuenta origen y cuenta destino que, en caso el albarán mueva el stock, permiten representar los estados de las existencias en el almacén. Para más información, ver apartado El albarán como suministro.
  
  
  IMPORTANTE

  • En una instalación con logística sencilla, se evita el uso de movimientos internos. En este caso, como el albarán es quien actualiza el stock la cuenta destino ha de tener control de stock.

    El esquema de documentos es:

    Pedido ⇨ Albarán

  • Sin embargo, la recomendación es que el documento que actualice el stock sea el movimiento interno y que el albarán use su condición de documento económico. Para ello las cuentas origen y destino no deben llevar control del stock.

    El esquema de documentos recomendado es el siguiente:

    Pedido ⇨ Movimiento ⇨ Albarán

• El indicador Valorar se emplea para calcular económicamente el documento. Ver el apartado Valoración económica del albarán.
• Cuando se desee contabilizar los albaranes, se indica el código del asiento a generar para albaranes. Ver apartado Contabilización de albaranes.
• A fin de facilitar el mantenimiento de las líneas, en cada tipología de albarán el usuario puede definir los campos a ocultar.