El sistema tiene a disposición una serie de funcionalidades que permiten automatizar las tareas relacionadas a la gestión de los albaranes.

Estas se parametrizan en la tipología de albaranes. La naturaleza y comportamiento de cada tipo de albarán se define por el conjunto de funcionalidades que se le asocian.

Entre las muchas tipologías posibles que se pueden configurar en el sistema, se tiene por ejemplo:

• Albaranes sin origen
• Albaranes con distintos orígenes (pedidos, acuerdos, solicitudes, otros albaranes, etc.)
• Albaranes entre compañías
• Albaranes con IVA incluido
• Albaranes de costes asociados a otro albarán
• Albaranes de devolución
• Albaranes de reposición

Las principales funcionalidades disponibles en el sistema son:

Un circuito de workflow está formado por un conjunto ordenado de condiciones de bloqueos, y de la secuencia de acciones a realizar para autorizar dicho bloqueo.

Un código de bloqueo identifica una circunstancia o condición (por ejemplo, artículos obsoletos, condiciones no pactadas, validación por parte de un usuario, etc.) que al producirse bloquea el documento.

El sistema tiene configurado por defecto una serie de bloqueos estándar, aunque es posible configurar bloqueos que respondan a las particularidades propias de cada negocio.

En la sección Gestión del workflow se amplía la información de esta funcionalidad.

Es posible valorar los albaranes en base a criterios requeridos por el usuario, a través de la parametrización de diversas condiciones de tarifas y descuentos.

Más información en la sección Valoración económica del albarán.

El sistema guarda en una tabla la información de los impuestos asociados a los albaranes. Estos datos se usan, por ejemplo, en la impresión de facturas proforma.

También es posible aplicar regímenes tributarios especiales a los albaranes, informando diferentes claves impositivas.

Es posible configurar el sistema para que los precios informados tengan impuestos incluidos o no. Mayor detalle en la sección Incluir el IVA en los precios.

En ocasiones el proveedor realiza varios envíos de mercancía, generando más de un albarán. Estos documentos se pueden consolidar en una única factura de manera automática, a través de la conformación.

Es posible también que se haya acordado pagar a ciertos proveedores utilizando la autofacturación. Esta funcionalidad permite que el sistema utilice los precios y cantidades informadas en los albaranes para generar facturas de sus proveedores, sin ser necesario que el mismo proveedor envíe sus facturas.

Asimismo, el sistema permite generar una factura mostrador al dar de alta un albarán, de manera transparente.

Los tres métodos de facturación se detallan en la sección Facturación de albaranes.

Los albaranes se pueden contabilizar de manera individual o en un proceso masivo. También se permite la contabilización de albaranes de compra con factura sin recibir y la descontabilización (individual o masiva) de albaranes de compra.

En la sección Contabilización de albaranes se amplía la información de esta funcionalidad.

El proceso de provisión permite contabilizar de forma agrupada los albaranes pendientes de facturar a fin de periodo.

El detalle, en la sección Provisión de albaranes.

Se puede definir cuentas de origen y destino para el stock en un almacén. Estas cuentas logísticas se utilizan para diferenciar los estados en los que se puede encontrar el stock en un momento determinado.

La sección Albarán como suministro brinda mayor información al respecto.