1 Generalidades

La gestión de diferencias se puede realizar desde:

  • el objeto Gestión de diferencias factura-albarán
  • la pestaña Diferencias factura-albarán de la factura de compra

Para realizar la gestión de diferencias se debe de cumplir lo siguiente:

  • Se debe parametrizar para qué tipo de factura de compra se ha de validar y determinar las diferencia entre factura y albarán.
  • Definir las tipologías de los albaranes de diferencias que se van a generar para realizar el ajuste de las diferencias. Los albaranes de diferencias pueden ser de dos tipos:
    1. Albarán de ajuste: ajusta el descuadre del stock
    2. Albarán de abono: ajusta el descuadre del valor del stock
  • Definir los conceptos de diferencias donde se detalla los tipos de los albaranes de diferencias que han de corregir un determinado tipo de diferencia entre factura y albarán.
  • Definir la autorización para el usuario y las condiciones que debe de cumplir la factura de compra para que, mediante la gestión de diferencias, se procese el ajuste correspondiente a cada línea de la factura.
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2 Parametrización

2.1 Tipología de factura de compra

A través de la tipología de la factura de compra se puede parametrizar qué tipo de factura permite la gestión de las diferencias, para ello se debe activar el indicativo de diferencia factura.

Menu path:
Compras / Maestros / Documentos / Facturas

  • La pestaña Diferencias factura-albarán de la factura de compra está habilitado si el indicativo diferencia factura está activo.
  • En el objeto Gestión de diferencias factura-albarán se muestra las facturas de compra con diferencias entre factura y albarán si el indicativo diferencia factura está activo.

2.2 Tipología de albaranes de compra

En la tipología de albaranes de compra se debe de definir los tipos de los albaranes de diferencias que se generan como resultado de la gestión de las diferencias. Estos tipos de albaranes deben de cumplir la siguiente parametrización:

  • La tabla origen debe ser Facturas de compras
  • La naturaleza debe ser Diferencias factura
Menu path:
Logística / Maestros / Documentos / Suministros
Compras / Maestros / Documentos / Albaranes

2.3 Usuarios de autorización

La gestión de las diferencias lo puede realizar los usuarios con autorización y para todas las facturas de compras que cumplan con ciertas condiciones.

Menu path:
Compras / Facturas / Diferencias Albarán - Factura / Usuarios

Las condiciones que se pueden parametrizar cumplen las siguientes funcionalidades:

  • La vigencia de la autorización. Para ello se define una fecha de inicio y una fecha fin que determina el periodo en el cual el usuario tiene la autorización para realizar la gestión de las diferencias.
  • Rango del importe total. Se debe definir el importe mínimo y/o el importe máximo.
  • Condiciones de la cabecera de la factura, con las cuales se valida si se puede realizar la gestión de las diferencias. Los campos que se pueden parametrizar son:
    • Empresa
    • Delegación
    • Departamento
    • Tipo de documento
    • Proveedor

2.4 Definición de conceptos de diferencias

El concepto de diferencia es la definición de cómo se debe procesar cada tipo de diferencias entre factura y albarán, por ello a cada concepto que se registre se vincula un solo el tipo de diferencia, además se define el tipo del albarán de ajuste y/o del albarán de abono.

  • Albarán de ajuste: tipo de albarán para corregir los niveles de stock, esta tipología se define cuando el albarán origen que conforma la factura posee los datos errados, los albaranes de diferencias de este tipo que se generen no podrán conformar una nueva factura de compra.
  • Albarán de abono: tipo de albarán para corregir el valor del stock, esta tipología se define cuando la factura de compra posee los datos errados, los albaranes de diferencias de este tipo pueden conformar una factura de abono.

Los tipos de diferencias entre factura y albarán son:

  • Diferencia del código del artículo
  • Diferencia de cantidad
  • Diferencia de la unidad de medida
  • Diferencia de precio
  • Diferencia de cantidad y precio
  • Diferencia de la variable logística
Menu path:
Compras / Facturas / Diferencias Albarán - Factura / Conceptos
 

3 Funcionamiento

Si el tipo de la factura de compra tiene activo el indicativo de diferencia factura, el sistema valida y determina el tipo de diferencias entre factura y albarán por cada línea de la factura.

El orden de validación del tipo de diferencia es:

  • Artículos diferentes
  • Variable logística diferente
  • Cantidad diferente
  • Precio diferente
  • Unidad de medida diferente
  • Cantidad y precio diferente

La gestión de las diferencias se puede realizar desde dos objetos diferentes: el objeto Gestión de diferencias factura-albarán y la pestaña Diferencias factura-albarán de la factura de compra.

3.1 Desde el objeto 'Gestión de diferencias factura-albarán'

El objeto permite gestionar las diferencias de un conjunto de facturas de compra.

Menu path:
Compras / Facturas / Diferencias Albarán - Factura / Gestionar

La estructura del objeto muestra tres cajas:

  • Caja Facturas: las facturas que tienen líneas con diferencia y que cumple con las condiciones definidas en el objeto usuarios de autorización se muestran en este box.
  • Caja Diferencias factura-albarán: se muestra las líneas con diferencias de la factura seleccionada en el box facturas. En este box se permite realizar cuatro acciones: vincular concepto de diferencia, desvincular el concepto de diferencia, procesar la diferencia y retroceder.
  • Caja Líneas de ajuste: se muestra las líneas de los albaranes de diferencia que se han generado luego de procesar las diferencias de la línea de la factura seleccionada en el box diferencias factura - albarán.

3.2 Desde la pestaña 'Diferencias factura-albarán' de la factura de compra

Menu path:
Compras / Facturas / Nueva factura
Compras / Facturas / Consultar facturas

Para una determinada factura de compra con diferencias en sus líneas la gestión de las diferencias se puede realizar accediendo a la pestaña Diferencia factura-albarán.

La estructura del objeto muestra dos cajas:

  • Caja Diferencias factura-albarán: se muestra las líneas con diferencias de la factura. En este box se permite realizar cuatro acciones: vincular concepto de diferencia, desvincular concepto de diferencia, procesar la diferencia y retroceder.
  • Caja Líneas de ajuste: se muestra las líneas de los albaranes de diferencia que se han generado luego de procesar las diferencias de la línea de la factura.

En la gestión de las diferencias de una línea de factura se pueden realizar las siguientes acciones:

3.3 Vincular el concepto diferencia

Con la ejecución del botón Vincular concepto, a cada línea de la factura con diferencia seleccionada se vincula un único concepto de diferencia, en el cual está definido los tipos de los albaranes de diferencia que se han de generar. Las pasos a seguir son:

  1. Seleccionar la línea de la factura sin concepto vinculado y ejecutar el botón Vincular concepto.
  2. Registrar el código del concepto de diferencia y ejecutar el botón Aceptar.
  3. Se vincula el concepto a la línea de la factura y se muestra en el campo Concepto resaltado con un fondo amarillo, que indica que aun no se ha procesado la diferencia.

A una línea de la factura solo se puede vincular un concepto de diferencia que tiene definido el mismo tipo de diferencia que ocurre en la línea.

3.4 Desvincular concepto de diferencia

Con la ejecución del botón Desvincular concepto, se desvincula el concepto de diferencia de las líneas de la factura seleccionadas. Los pasos a seguir son:

  1. Seleccionar la línea de la factura con concepto vinculado y diferencias sin procesar, luego ejecutar el botón Desvincular concepto
  2. Se desvincula el concepto de la línea y el campo concepto se muestra vacío.

Se desvincula el concepto de diferencia solo a las líneas de la factura a las cuales no se ha procesado el ajuste de su diferencia, es decir, que la línea no esté relacionada con un albarán de diferencia.

3.5 Procesar la diferencia

Para procesar la diferencia de la línea de la factura es necesario que tenga vinculado un concepto de diferencia.

Con la ejecución del botón procesar, el sistema evalúa la diferencia y realiza el ajuste correspondiente. Los pasos a seguir son:

  1. Seleccionar la línea de la factura con concepto vinculado y diferencias sin procesar, luego ejecutar el botón procesar.
  2. Se valida si la factura de compra tiene asociado un albarán de diferencia que cumpla las siguientes condiciones para la línea que se procesa:
    • El origen del albarán de diferencia es el número de la factura de compra.
      origen del albarán de diferencia = número de la factura de compra
      gcomalbh.docori = gcomfach.docser
    • El tipo del albarán de diferencia es el definido en el concepto diferencia.
      tipo del albarán de diferencia = tipo albarán ajuste || tipo albarán abono
      gcomalbh.tipdoc = diff_grn_invoice || diff_grn_credit
    • El proveedor del albarán de diferencia es el proveedor de la factura de compra.
      proveedor del albarán de diferencia = proveedor de la factura de compra
      gcomalbh.tercer = gcomfach.tercer
    • El almacén del albarán de diferencia es el almacén del albarán origen de la línea de la factura.
      el almacén del albarán de diferencia = almacén del albarán origen
      gcomalbh.tercer = gcomalbh.tercer
    • La fecha del albarán de diferencia es la fecha de la factura de compra si la línea de la factura no tiene control de stock o si tiene control de stock y la fecha de la factura es mayor a la fecha de la fecha de última valoración; sino es el día siguiente de la fecha de la fecha de última valoración.
      fecha última valoración= fecha del último proceso de valoración de stocks realizado para el almacén
      línea sin control de stock
      fecha del albarán e diferencia = fecha de la factura de compra
      gcomalbh.fecmov = gcomfach.fecha
      línea con control de stock y fecha última valoración menor que fecha de la factura de compra
      fecha del albarán e diferencia = fecha de la factura de compra
      gcomalbh.fecmov = gcomfach.fecha
      línea con control de stock y fecha última valoración menor que fecha de la factura de compra
      fecha del albarán e diferencia = fecha de la última valoración + 1 día
      gcomalbh.fecmov = galmacen.fecval + 1 día

Si la factura de compra no tiene asociado un albarán de diferencia con las condiciones detalladas para la línea a procesar, se genera una nueva cabecera para el albarán de diferencia con las condiciones no encontradas.

Una vez encontrado o generado la cabecera albarán de diferencia se realiza el insert de las líneas que ajustarán las diferencias, el detalle de las líneas de ajuste corresponden según el tipo del albarán de diferencia.

Ejemplo

Factura de compra

F: Línea de la factura de compra


Albarán de compra

A: Línea del albarán de compra


Gestión de diferencia:

El tratamiento del descuadre del stock se realiza mediante el albarán de ajuste donde se insertan dos líneas:

  • + F : línea para agregar el stock conforme a lo detallado en la factura de compra
  • - A : línea para eliminar el stock conforme a lo detallado en el albarán de compra

El tratamiento del descuadre del valor del stock se realiza mediante el albarán de abono donde se insertan dos líneas:

  • + A : línea para agregar el valor de stock conforme a lo detallado en la factura de compra
  • - F : línea para eliminar el valor de stock conforme a lo detallado en el albarán de compra

Cuando se finaliza de procesar la diferencia el campo concepto se resalta de plomo y en el box líneas de ajuste se muestra el detalle de las líneas que se han insertado en los albaranes de diferencias.

3.6 Retroceder

Con la ejecución del botón Retroceder, se eliminan las líneas de ajuste que se han generado como resultado de procesar la diferencia de la línea de la factura. Los pasos a seguir son:

  • Seleccionar la línea de la factura con diferencias procesadas, luego ejecutar el botón procesar.
  • Se eliminan las líneas de ajuste en cada albarán de diferencia que ajustan la diferencia de la línea de la factura procesada. Si luego de eliminar las líneas de ajuste el albarán de diferencia no tiene líneas, se elimina la cabecera del albarán de diferencia.
  • Se marca como no procesado la línea de la factura y en el campo concepto se resalta de amarrillo.