1 Visión general

Los terceros son personas físicas o jurídicas con las que se mantiene algún tipo de relación comercial o contractual: clientes, deudores, proveedores, acreedores, entidades financieras, representantes, etc.

Loading...

2 El maestro de terceros

El maestro de terceros permite definir y registrar cualquier tipología de tercero que participe en el ERP.

Menu path:
Maestros / Terceros / Datos / Registro

2.1 Auxiliares y maestros relacionados

A continuación se muestra la relación de maestros y auxiliares donde se deben registrar diferentes componentes para poder definir un tercero de manera funcional mediante el maestro de terceros.

Loading...

2.2 Dónde se utiliza un tercero

El maestro de terceros es uno de los maestros básicos de la aplicación, ya que los terceros son necesarios para la definición de múltiples objetos. A continuación, se muestra una lista de parametrizaciones donde se utiliza un tercero:

  • Toda empresa tiene un tercero asociado, que se utiliza, por ejemplo, para generar una factura interempresa.
  • Todo cliente es un tercero.
  • Todo proveedor es un tercero.
  • Toda delegación tiene asociado un tercero.
  • Todo almacén tiene asociado un tercero.
  • Todo representante es también un tercero.
  • Todo empleado externo es un tercero.
  • La central de compras es un tercero.
  • La central de pagos es un tercero.

2.3 Definición de terceros

Mediante el tratamiento de terceros de la aplicación, la información de cualquier tercero, ya sea cliente, proveedor, representante, etc., se guarda en una misma tabla con un código único que lo identifica a lo largo de toda la aplicación.

Un mismo tercero puede mantener una relación múltiple con nuestra organización: puede ser a la vez cliente y proveedor, por ejemplo. Además, un registro de tercero soporta múltiples direcciones, múltiples personas de contacto, múltiples domiciliaciones de cobro o pago y múltiples códigos de cuenta contable.

Así mismo, desde el registro de terceros también se puede acceder mediante las pestañas a la consulta de la información anexa a los terceros. Depende de las características de cada compañía, pero, en general, las pestañas más importantes son: relaciones contables, domiciliaciones contables, condiciones de pago, direcciones y contactos.

2.3.1 Creación de un tercero paso a paso

En primer lugar es necesario definir el tercero en el Maestro de terceros correspondiente.

Procedimiento:

  • Acceder a través del menú al formulario de Finanzas/Maestros/Terceros.
  • Ejecutar la pantalla de consulta .
  • Pulsar el icono limpiar para vaciar el formulario si hubiera un registro previo.
  • Rellenar, como mínimo, los campos obligatorios resaltados con un asterisco*:
    • Tercero: código numérico único que identifica el tercero. Se puede rellenar manualmente, si bien es recomendable automatizar el proceso, de modo que el código del tercero se rellena automáticamente al insertar el registro, en función de la serie de numeración asignada al tipo de tercero que se esté creando.
    • Tipo ID Fiscal: indicar el tipo de identificación fiscal entre las diferentes opciones que despliega el campo.
    • Nombre del tercero: nombre o razón social del tercero.
    • País emisor: código de dos cifras del país emisor del documento de identificación fiscal.
    • Identificación fiscal: indicar el número de identificación fiscal.
    • Idioma: seleccionar el idioma de comunicación con el tercero.
    • Clave fiscal tercero: seleccionar la clave impositiva entre las existentes. El valor por defecto es RGEN (Régimen general). Para más información sobre la clave fiscal del tercero, ver la documentación del módulo de impuestos.
    • Empresas operacionales: indicar el grupo de empresas con las que está autorizado a operar. Por defecto All.
    • Tipo: seleccionar entre el tipo de terceros definidos en el Maestro de tipos de tercero. En este caso se ha seleccionado el tipo 003 correspondiente a Partner mixto.

      TIPO DE TERCERO Y RELACIONES

      En función de la opción aquí seleccionada, el sistema creará las relaciones contables automáticamente según las relaciones definidas en el maestro de tipos de terceros, si bien pueden ser modificadas, añadidas o eliminadas posteriormente. En este ejemplo, el tipo de tercero 003 (Partner mixto) creará automáticamente dos relaciones contables, correspondientes a cliente y proveedor.
    • Tipo agrupación factura: seleccionar entre Agrupar por proyecto (por defecto) o Sin agrupar.
    • Estado: puede ser Bloqueado, si el tercero está inactivo o pendiente de validar, o Activo.
    • Bloqueo: este campo indica la causa por la cual está pendiente de validar el tercero. Las causas están definidas en el Maestro de bloqueos.
    • Estado cobros: seleccionar entre Abierto o Cerrado.
    • Estado pagos: seleccionar entre Abierto o Cerrado.
    • Pestaña Más datos:
      • Compensación: permite compensación automática de efectos en las gestiones y remesas de cartera. Seleccionar entre una de las posibles opciones No (por defecto), , Solo en órdenes de pago, Solo en órdenes de cobro.
      • Prioridad de pago: seleccionar un valor entre 0 (por defecto) y 99. Determina la prioridad para la inclusión en órdenes de pago automáticas.
  • Pulsar el botón insertar : el tercero ha sido creado. También se han creado automáticamente las relaciones en función del Tipo de tercero seleccionado. El tercero permanece bloqueado.

OPERATIVIDAD DEL TERCERO

Tras crear un tercero, si bien su estado puede pasar a ser Activo, no es completamente funcional hasta que no se definan, como mínimo, los siguientes puntos descritos a continuación: direcciones, relaciones contables, domiciliaciones contables, condiciones de pago y contactos, así como definirlo como cliente y/o proveedor.

3 Direcciones

En algunas ocasiones es necesario tener diversas direcciones para un mismo código de tercero. Estas otras direcciones pueden ser: dirección de envío de mercancías, dirección de envío de facturas, etc. El maestro de direcciones permite registrar las distintas direcciones que puede tener un solo tercero, y estas se clasifican por el tipo de dirección. El sistema propone por defecto el código 0 para la dirección fiscal.

El tipo de dirección por defecto en documentos de compras y ventas (pedidos, albaranes y facturas, etc.) se puede establecer en el maestro de parametrización previa.

En este apartado se indica también el nombre comercial del tercero para esa dirección, si tiene. Además, dependiendo del país que se informe a la dirección, hay que asignar también una zona impositiva u otra (ESCO, INT, EUR, etc.). También se puede informar del teléfono de contacto, del correo electrónico o de la web de la empresa para esa dirección.

Es importante indicar correctamente la zona impositiva en la dirección del tercero, ya que el sistema seleccionará un impuesto u otro en función del valor indicado aquí. Cabe indicar que la zona impositiva es solo una de las distintas variables que se entrecruzan en las reglas de aplicación de impuestos para que el sistema establezca el impuesto apropiado para cada documento.

3.1 Crear una dirección paso a paso

Procedimiento:

  • Acceder al Maestro de direcciones del tercero del cual es necesario definir la dirección.
    • a través del Maestro de terceros y la pestaña de Direcciones, o
    • a través del Maestro de direcciones y seleccionar el tercero mediante la pantalla de consulta.

  • Pulsar el icono limpiar para vaciar el formulario si hubiera un registro previo.
    • Tercero: código del tercero (autocompletado).
    • Tipo de dirección: código de la dirección definido en la tabla auxiliar de Tipos de direcciones. El código de dirección 0 (por defecto) es el que toma la aplicación por defecto en listados.
    • Estado: seleccionar entre Abierta, si la dirección está activa, o Cerrada, en el caso de que esa dirección ya no esté operativa.
    • Idioma: indicar el idioma de comunicación con esa dirección del tercero.
    • País, dirección, código postal, población y provincia: introduciendo el país y el código postal, el sistema automáticamente rellena los campos de población y provincia.
    • Zona impositiva: código de cuatro caracteres de la zona impositiva del tercero. Por defecto ESCO (España continental).
  • Pulsar el botón insertar : la dirección ha sido creada.

    Els sistema dispone de los maestros de Países, Provincias y Municipios, desde los cuales, si el usuario dispone de los permisos necesarios, se pueden crear, modificar y borrar dichas definiciones.

    Finanzas/Maestros/Terceros/Localización/Países
    Finanzas/Maestros/Terceros/Localización/Provincias
    Finanzas/Maestros/Terceros/Localización/Municipios y Poblaciones

4 Relaciones contables

Permite la clasificación de las cuentas contables asociadas a los terceros.

Menu path:
Maestros / Terceros / Datos / Relaciones

IMPORTANTE

Tal y como se ha visto en el apartado Creación de un tercero paso a paso, las relaciones contables se generan automáticamente al dar de alta el tercero en función del campo Tipo de tercero. Desde esta pantalla se pueden editar, añadir o modificar las relaciones contables asociadas a terceros.

La generación de asientos contables puede seleccionar el código de cuenta según el tipo de relación. Cuando se da de alta una nueva relación contable, no es necesario que la cuenta contable esté dada de alta previamente en el maestro de cuentas, porque el sistema la crea automáticamente y la asocia al tercero.

Ejemplo

El tercero Decathlon tiene que tener una cuenta contable asociada a la relación de proveedor y otra cuenta contable asociada a la relación de cliente. Rellenando los campos Tercero, Tipo tercero, Tipo relación y Plan contable, el sistema crea automáticamente las cuentas contables 43000.00029 (cuando es cliente) y 40000.00029 (cuando es proveedor) y las añade en esta tabla.

5 Domiciliaciones bancarias

Almacena los distintos domicilios bancarios de pago o cobro de los terceros.

El sistema considerará como domiciliación bancaria principal la asignada con el número 0.
Menu path:
Maestros / Terceros / Datos / Domiciliaciones
Ejemplo

Si se informa solamente del IBAN y se inserta el registro, el sistema es capaz de informar del banco, el BIC (SWIFT) y el resto de campos de la caja de Datos cuenta bancaria. Opcionalmente se puede añadir la dirección del banco y el resto de información complementaria.

6 Condiciones de pago

Permite registrar las condiciones de cobro o pago de los terceros. Estos datos se utilizan para la generación automática de vencimientos.

Menu path:
Maestros / Terceros / Datos / Condiciones de pago

Para un mismo tercero se pueden llegar a establecer condiciones de cobro y pago distintas. Por definición la primera seleccionada será aquella de prioridad más alta.

En el cálculo del día de vencimiento se tienen en consideración los domingos, por lo que se desplaza al lunes la fecha de vencimiento, si el día de pago o cobro coincidiera en domingo.

A continuación, y siguiendo con el ejemplo, se dan de alta las condiciones de pago y de cobro vinculadas al tercero. Se debe informar el tipo (cobro/pago), la prioridad y las condiciones (tipo de efecto, forma de pago y días de pago).

Ejemplo

En este caso se ha dado una condición de cobro con un tipo de efecto al contado (EF) y una forma de pago de 14 días (14D). Para las condiciones de pago, se ha establecido pago por transferencia a 30 días.

7 Contactos

Desde el apartado de contactos se puede acceder a crear, modificar y borrar contactos, siempre que el usuario disponga de los permisos necesarios.

Una vez informadas las direcciones en el Maestro de direcciones, en este apartado se informarán las personas físicas vinculadas con los terceros. Para cada una de las empresas podrán existir varios contactos, los cuales se pueden dar de alta informando su id. fiscal, nombre, apellidos, etc.

8 Clientes

Mediante esta opción se accede a la definición o modificación de clientes, donde se pueden crear aquellos terceros que vayan a tener un tratamiento de cliente. En la caja de identificación aparece la fecha en la que se produce el alta del cliente o en la que se da de baja.

Menu path:
Maestros / Terceros / Clientes / Registro

En esta sección se parametrizan los terceros que mantienen con la empresa una relación de cliente. Hay que recordar que un tercero puede ser a la vez cliente y proveedor, en función de la situación. La parametrización que incorpora este maestro gira en torno a las áreas de ventas y logística, en relación a las cuales existen una serie de campos que permiten definir aspectos de la relación del cliente con la empresa.

La información que se completa en la definición del cliente agiliza el alta de un documento de ventas desde un punto de vista administrativo (direcciones, datos bancarios y condiciones de cobro), así como condiciones comerciales, representante, transportista habitual, etc.

8.1 Crear un cliente paso a paso

Procedimiento:

  • Acceder a través del menú al formulario de Maestro de clientes.

  • Pulsar el icono limpiar para vaciar el formulario si hubiera un registro previo.
  • Rellenar, como mínimo, los campos obligatorios resaltados en amarillo:
    • Cliente: clave única que corresponde al código del cliente y que debe coincidir con el código del tercero, previamente definido.
    • Comercial: el tercero comercial reemplaza al cliente normalmente cuando este último ha cambiado de razón social o de tipo de sociedad. Por defecto coincide con el código del cliente.
    • Fecha de alta: fecha de alta en el sistema, por defecto hoy.
    • Agrupación empresas: indica qué sociedades de las definidas en el sistema pueden trabajar con el cliente. Seleccionar una entre las existentes definidas en el Maestro de grupos de empresas. El valor por defecto es ALL.
    • Tipo cliente: indicar el tipo de cliente entre los definidos en el Maestro de tipos de clientes.
    • Prioridad adjudicación: determina la prioridad de adjudicación del cliente en la asignación del stock. El valor por defecto es 0, máxima prioridad.
    • Entregas parciales: determina si para este cliente se permite servir parcialmente o no los pedidos, y se utiliza en la generación de expediciones. Este valor se reflejará en el mismo campo del pedido de ventas. Elegir entre las posibles opciones: S (Sí), L (Línea) o P (Pedido).
    • Reservas parciales: determina si para este cliente se permite o no adjudicar o extraer parcialmente los pedidos, y se utiliza en los proceso de adjudicación o extracción. Este valor se reflejará en el mismo campo del pedido de ventas. Elegir entre las posibles opciones: S (Sí), L (Línea) o P (Pedido).
    • Pestaña Impresión:
      • Impresión referencia: determina la referencia y descripción del artículo que se imprime en los pedidos y albaranes del cliente. Elegir entre las posibles opciones: S, M, A, N (Sí, Mixto, Ambos, No). Por defecto, [N]: se imprime el código estándar y la referencia estándar.
      • Copias pedidos/albaranes/facturas: determina cuántas copias imprimirá el sistema de los pedidos, albaranes y facturas de ventas.
      • Envío documento impreso/fax/email/EDI: indicativos para el envío de documentos por los métodos seleccionados.
    • Tercero facturación: informar si son distintos el cliente de entrega del pedido o de envío, y el tercero a quien emitir la factura.
    • Dirección de facturación: informar si son distintas la dirección de entrega del pedido o de envío y la dirección de facturación.
    • Agrupación albaranes: determina si, al realizar el proceso de facturación al cliente, se agrupan los albaranes por factura o, por contra, se genera una factura por albarán (opción No agrupar). Las agrupaciones pueden realizarse por el tercero, el tercero de facturación o el tercero comercial.
    • Método de facturación: determina cómo se desean agrupar los albaranes al facturar. Elegir entre las posibles opciones [A] Una factura un albarán, [P] Una factura un pedido, [C] Una factura por pedido completo, [E] Una sola factura por tercero de envío, [F] Una sola factura por tercero de facturación, o [T] Una sola factura por tercero comercial.
    • Modalidad de facturación: determina la modalidad de facturación del cliente. Cuando se ejecuta el proceso de facturación, se pueden seleccionar los clientes según la modalidad aquí indicada. Seleccionar una entre las posibles opciones: Diaria, Mensual, Semanal, Decenal, Quincenal y No facturable.
    • Pestaña Riesgo:
      • Riesgo cliente: indicativo de cálculo y control de riesgo para el cliente. Si este indicador está desactivado para un cliente, no se realizará control de riesgo aunque se hayan definido créditos a éste. En caso de que esté activado, si no se ha definido crédito para el cliente, se considerará que su importe es 0.
      • Riesgo federación: indicativo de cálculo y control de riesgo para la federación a la que pertenezca el cliente.
      • Riesgo tercero facturación: indicativo de cálculo y control de riesgo para el tercero de facturación.
      • Riesgo grupo: indicativo de cálculo y control de riesgo para el grupo del tercero, si este pertenece a un grupo empresarial y se establece un crédito conjunto para todo el grupo.
      • Tiempo cartera: tiempo en minutos entre cada actualización del riesgo en cartera. El valor por defecto es 0.
    • Portes: determina si los tipos de portes para el cliente son Pagados o Debidos. Esta selección podrá modificarse posteriormente al crear un documento.
    • Divisa: seleccionar la moneda de los importes y precios de los documentos (ofertas, pedidos, albaranes, facturas, etc.) para este cliente en cuestión.
    • Descuento comercial: porcentaje de cargo (valor +) o descuento comercial (valor -) para aplicar por defecto a este cliente cuando se crea un documento (oferta, pedido, albarán, factura, etc.).
    • % pronto pago: determina el porcentaje de pronto pago que se desea aplicar por defecto a este cliente cuando se crea un documento (oferta, pedido, albarán, factura, etc.).
    • Pulsar el botón insertar : el cliente ha sido creado.

9 Proveedores

Mediante esta opción se accede a la definición de proveedores, donde se pueden crear aquellos terceros que vayan a tener un tratamiento de proveedor.

Menu path:
Maestros / Terceros / Proveedores / Registro

Hay que recordar que un tercero puede ser a la vez cliente y proveedor, en función de la situación. Si el tercero va a intervenir en los documentos de compras, hay que darlo de alta en el maestro de proveedores. Aquellos terceros que vayan a tener un tratamiento de proveedores o acreedores pueden informar, entre otros aspectos: las condiciones comerciales, los descuentos, los procesos de compras o la gestión de relaciones.

La información que se completa en la definición de un proveedor agiliza el alta de un documento de compras desde un punto de vista administrativo (direcciones, datos bancarios y condiciones de pago), así como condiciones comerciales, representante, transportista habitual, central de pagos, etc.

9.1 Crear un proveedor paso a paso

Procedimiento:

  • Acceder a través del menú al formulario de Maestro de proveedores.

  • Pulsar el icono limpiar para vaciar el formulario si hubiera un registro previo.
  • Rellenar, como mínimo, los campos obligatorios resaltados en amarillo:
    • Proveedor: clave única que corresponde al código del proveedor y que debe coincidir el código del tercero, previamente definido.
    • Comercial: el tercero comercial reemplaza al proveedor normalmente cuando este último ha cambiado de razón social o de tipo de sociedad. Por defecto coincide con el código del proveedor.
    • Fecha de alta: fecha de alta en el sistema, por defecto hoy.
    • Agrupación empresas: indica qué sociedades de las definidas en el sistema pueden trabajar con el proveedor. Seleccionar una entre las existentes definidas en el Maestro de grupos de empresas.
    • Tipo proveedor: indicar el tipo de proveedor entre los definidos en el Maestro de tipos de proveedores.
    • Agrupar pedidos: determina si se agrupan los pedidos por albarán o, por contra, se genera un albarán por pedido (opción No agrupar). Las agrupaciones pueden realizarse por el tercero o el tercero comercial.
    • Días de demora: indicar los días de demora permitidos respecto al plazo medio de entrega del proveedor, independientemente del artículo. Las desviaciones que dependen del artículo deben informase en el Maestro de artículos por proveedor.

      IMPORTANTE

      Este dato es esencial para la generación de pedidos de reposición automáticos, ya que si el artículo que está bajo mínimos debe ser repuesto en un número de días muy determinado (en cadenas de producción, por ejemplo), se generará el pedido al proveedor cuyo plazo de demora en sus entregas sea inferior o igual al número de días máximo de reposición del artículo correspondiente.
    • Plazo entrega: define el plazo medio de entrega del proveedor, independientemente del artículo. Los plazos medios que dependen del artículo deben informase en el Maestro de artículos por proveedor.

      IMPORTANTE

      Este dato es esencial para la generación de pedidos de reposición automáticos, ya que si el artículo que está bajo mínimos debe ser repuesto en un número de días muy determinado (en cadenas de producción, por ejemplo), se generará el pedido al proveedor cuyo plazo medio en sus entregas sea inferior o igual al número de días máximo de reposición del artículo correspondiente.
    • Calidad: informa si el proveedor en cuestión dispone de certificación de calidad, diseñado para evitar que puedan entrar, en el stock disponible de la empresa, suministros procedentes de proveedores que no cumplen con un determinado nivel o grado de calidad, sin pasar por un control propio de calidad previo (cuenta de stock con control de calidad).
    • Pestaña Impresión:
      • Impresión referencia: determina la referencia y descripción del artículo que se imprime en los pedidos y albaranes de compra. La referencia y descripción según el proveedor se indica en el Maestro de artículos por proveedor. Elegir entre las posibles opciones: S, M, A, N (Sí, Mixto, Ambos, No). Por defecto, [N]: se imprime el código estándar y la referencia estándar.
      • Copias pedidos/albaranes/facturas: determina cuántas copias imprime el sistema de los pedidos, albaranes y facturas de compras.
      • Envío documento impreso/fax/email/EDI: indicativos para el envío de documentos por los métodos seleccionados.
    • Tercero facturación: informar si son distintos el proveedor que factura, y el proveedor que envía la factura.
    • Dirección de facturación: informar si son distintas la dirección desde donde se factura y la dirección del proveedor.
    • Agrupación albaranes: determina si, al realizar el proceso de autofacturación al proveedor, se agrupan los albaranes por factura o, por contra, se genera una factura por albarán (opción No agrupar). Las agrupaciones pueden realizarse por el tercero, el tipo de IVA o el tercero comercial.
    • Médo autofacturación: determina como se desean agrupar los albaranes al facturar. Elegir entre las posibles opciones [A] Una factura un albarán, [P] Una factura un pedido, [C] Una factura por pedido completo, [E] Una sola factura por tercero de envío, [F] Una sola factura por tercero de facturación, o [T] Una sola factura por tercero comercial.
    • Modalidad de facturación: determina la modalidad de autofacturación del proveedor. Cuando se ejecute el proceso de autofacturación, se podrán seleccionar los proveedores por la modalidad aquí indicada. Seleccionar una entre las posibles opciones: Diaria, Mensual, Semanal, Decenal, Quincenal y No autofacturable.
    • Portes: determina si los tipos de portes son Pagados o Debidos. Esta selección podrá modificarse posteriormente al crear un documento.
    • Divisa: seleccionar la moneda de los importes y precios de los documentos (ofertas, pedidos, albaranes, facturas, etc.) para este proveedor en cuestión.
    • Descuento comercial: porcentaje de cargo (valor +) o descuento comercial (valor -) para aplicar por defecto a este proveedor cuando se crea un documento (oferta, pedido, albarán, factura, etc.).
    • % pronto pago: determina el porcentaje de pronto pago que se desea aplicar por defecto a este proveedor cuando se crea un documento (oferta, pedido, albarán, factura, etc.).
    • % Royalty: informa del porcentaje de royalty para obtener informes de estadísticas relacionados con los royalties, para aquellas compañías que deban abonar un royalty en base a las ventas que hayan realizado a dicho proveedor.
    • Pulsar el botón insertar : el proveedor ha sido creado.