Tax Free es el derecho que tienen algunos turistas a la devolución del IVA en sus compras. Para ello se dispone del sistema DIVA, que es el único sistema válido en España para la Devolución del IVA a viajeros no residentes en la unión europea.

1 Visión general

DIVA establece un procedimiento electrónico para la devolución del IVA a viajeros no residentes y permite a las Entidades Declarantes (establecimientos de venta o bien las Entidades colaboradoras) declarar y obtener información sobre las ventas realizadas en España, así como su estado de visado por las autoridades aduaneras.

El sistema de devolución implica el sellado digital de los formularios de reembolsos. Este sellado digital se realiza obligatoriamente a través del DER (visado electrónico del Documento Electrónico de Reembolso), y se convierte en la única prueba de salida a la que la normativa condiciona la devolución de IVA (cuando se produce a través de un puerto/aeropuerto/aduana española).

1.1 Cómo funciona

El sistema DIVA se basa en que las tiendas, directamente o a través de las empresas de tax free, envíen en tiempo real a la Agencia Tributaria los documentos electrónicos de reembolso (en adelante DER), correspondientes a las ventas tax free que realicen. Cada DER estará identificado por el Identificador Local de referencia (ILR), número asignado por la tienda o la entidad colaboradora, según formato de la AEAT. Este envío debe realizarse en el mismo momento en que tiene lugar la venta para permitir la entrega del QR (o el código de barras) al viajero.

En último término, de existir problemas técnicos, esta información podría enviarse a la AEAT en un momento posterior siempre que se cumplan las siguientes dos condiciones:

  • tenga lugar en un momento anterior a la salida del viajero de la Unión Europea y además,
  • que dicho viajero disponga en papel o en formato digital del QR o código de barras correspondiente.

El sistema DIVA funciona únicamente cuando la salida del viajero se produce por puertos o aeropuertos españoles. Por esta razón, resulta conveniente facilitar la impresión en papel del documento de reembolso al viajero, ya que si el sellado tiene lugar en otro país de Europa, el proceso deberá llevarse a cabo de forma manual.

1.2 Cómo se realiza el envió del DER

El envío de esta información por parte de las tiendas puede efectuarse de dos formas:

  1. Servicio web para envíos masivos de información (apropiado para un perfil de grandes cadenas de distribución y tiendas que usen los servicios de empresas de tax free).
  2. Formulario web en la página de la Agencia Tributaria (especialmente diseñado para PYMES)

1.3 Qué debe hacer la tienda tras el envío del DER

Una vez que el turista haya obtenido el sellado digital deberá solicitar el reembolso efectivo del IVA a la entidad colaboradora o bien directamente a la tienda. En este segundo caso, la tienda deberá consultar que ese DER ha sido válidamente sellado y que se halla aún pendiente de reembolso. Esta consulta se podrá efectuar mediante el Formulario web de la Agencia Tributaria.

Por último, la tienda que efectúa el reembolso al viajero está obligada a comunicar dicha información a la Agencia Tributaria a través de la acción prevista a tal fin en la dirección adjunta con anterioridad.

1.4 Qué pasa si el cliente devuelve el bien y ya se le ha devuelto el IVA

En caso que el cliente devuelva el bien y ya haya solicitado la devolución del IVA, sólo se le devolverá la base imponible. Si desea comprar otro bien, se producirá el proceso habitual de devolución del IVA.

1.4.1 Métodos de reembolso

En función del método de reembolso, el canal será distinto:

  • Reembolso directamente del proveedor: el reembolso será efectivo en un período máximo de 15 días, este será mediante cheque, transferencia bancaria, abono en tarjeta de crédito u otro medio que acredite el reembolso.
  • Reembolso vía entidad colaboradora (operadores): el reembolso será en tarjeta de crédito (no débito), cheque, transferencia bancaria o cheque, en este caso, será sólo en euros.

1.5 Entidades colaboradoras (operadores)

Las Entidades colaboradores son intermediarios que median entre la Agencia Tributaria y la empresa para hacer el trámite de entregar el documento DER desde la empresa a la AEAT, y devolver el código QR a la empresa.

2 Tax Free Paso a Paso

  • (1) El cliente compra en Tienda y ésta le da ticket al cliente.
  • (2) El cliente requiere el documento Tax Free y la tienda le pide los datos al cliente.
  • A. TRABAJANDO CON LA ENTIDAD COLABORADORA
    • (3a) Una vez la tienda tiene los datos los envía a la agencia intermediaria.
      A su vez, la empresa intermediaria envía los datos a la AEAT.
    • (4a) La Agencia Tributaria envía el documento ILR a la empresa intermediaria.
      El operador, remite el documento a la tienda.
  • B. TRABAJANDO DIRECTAMENTE CON AEAT
    • (3b) La tienda envía los datos del cliente a la Agencia Tributaria.
    • (4b) La AEAT envía el documento ILR a la tienda.
  • (5) Una vez la tienda tiene el documento ILR (en cualquiera de las dos vías), esta entrega el documento QR, DER (ILR), factura + IVA.
  • (6) El cliente llega a la aduana y sella y convalida los documentos.
  • A. TRABAJANDO CON LA ENTIDAD COLABORADORA
    • (7a) Desde la Agencia Tributaria se envía a los intermediarios un listado donde especifica que el DER es OK.
      El operador envía a la tienda el documento acreditando que el DER es correcto.
  • B. TRABAJANDO CON LA ENTIDAD COLABORADORA
    • (7b) Desde la Agencia Tributaria se envía a la tienda un listado donde especifica que el DER es OK.
  • (8) La tienda da al cliente la factura sin IVA y se anula la factura anterior, resolviendo así la devolución de IVA.
  • (9) La tienda envía a la AEAT la factura menos el IVA vía el SII facturas.

3 Tax Free en Axional

Para gestionar la devolución del Impuesto de Valor Añadido a viajeros DIVA, Axional dispone de un módulo independiente.

3.1 Maestros

Este módulo está formado por una serie de tablas maestras, dónde se informan los campos requeridos, para así poder completar correctamente el documento DIVA.

Relación de maestros DIVA

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3.1.1 Clasificación

Clasificación de mercancía para Tax Free.

(*) Habrá que relacionar la familia o el artículo con esta tabla.

3.1.2 Código ILR (Identificador Local de Referencia)

Numeración para la generación de códigos ILR. Este, sirve para definir de forma única cada DER, es asignado por la entidad o la tienda que envía los datos del DER. Tiene un formato de 25 caracteres (CCCCCC-XXXXXXXXXXXXXXXXXXX), donde los 6 primeros dígitos diferencian los presentadores del DER (tienda o entidad), y pueden escogerse siempre que la combinación esté disponible, si no es así, la AEAT lo asignará. Los últimos 19, es el identificador del DER y puede ser una combinación de letras y números. El código DEISTE ha sido aprobado por la Agencia tributaria para el envío de los ILR.

3.1.3 Operadores Tax Free

Los comercios pueden operar mediante una entidad intermediaria (operador).

En esta tabla se informará de los operadores Tax Free. Antes de ser informados en este maestro, los operadores tendrán que crearse previamente en el maestro de terceros. Una vez informados allí, será posible recuperar la información desde esta pantalla. Faltará por añadir mediante este formulario los campos de cabecera de ticket, usuario y contraseña, así como los scripts de envío y anulación.

3.1.4 Fichero DIVA enviado por el operador

Ficheros enviados por el operador de Tax Free con la relación de las operaciones realizadas.

3.1.5 Formas de pago

En este maestro deben estar registradas todas las formas de pago admitidas por la Agencia Tributaria.

3.1.6 Zonas Tax Free

Esta es la relación de territorios asociados a su zona impositiva.

IMPORTANTE

Un país puede tener varios territorios con zonas impositivas diferentes, cómo es el caso de España.

Operador por tienda

En este caso, relacionaremos cada tienda con el operador Tax Free, del maestro de operadores.

Tipo de impuesto

Maestro de tipos de impuesto existentes en nuestra zona impositiva.

Documento Electrónico de Reembolso (DER)

Documentos electrónicos de reembolso (Cabecera) para el seguimiento de los documentos que han sido aprobados, rechazados o estén pendientes de envío por un fallo de comunicación.

Detalles del documento de reembolso (DER)

Detalle del documento DER, incluyendo las líneas del mismo, es decir, los artículos.

3.1.7 Funcionamiento

A nivel funcional, operar directamente desde la pantalla de cobro, como habitualmente.

A continuación se muestra un ejemplo paso a paso, de una venta de un cliente no fidelizado que nos solicita el DER para la devolución del IVA.

  • Cuando un cliente solicita el documento DIVA para la devolución del IVA, es necesario seleccionar el Ticket Factura Tax free creada anteriormente.
  • Una vez seleccionado el tipo de operación a realizar, la aplicación requiere el código del cliente.
    • Si es un cliente nuevo: seleccionar NUEVO CLIENTE.
      • Completar los datos del nuevo cliente para registrarlo. Es importante que estos datos sean correctos, ya serán enviados por correo electrónico para completar el DER.

        IMPORTANTE

        Es importante elegir correctamente el territorio del cliente, porque si se marca una zona que no tiene derecho a solicitar la devolución, la devolución no se podrá efectuar.

        El sistema asignará automáticamente un código de cliente.
    • Si es un cliente registrado: indicar el código del cliente.
  • Una seleccionado el cliente, se debe proceder a la lectura de los artículos mediante lector de código de barras.
  • Una vez registrado los todos artículos, seleccionar el tipo de pago y finalizar la operación.
  • Al finalizar el ticket aparece un mensaje del operador de Tax free. Este paso indica que se ha creado el documento Tax free correctamente. Si no fuese así, aparecería en pantalla un mensaje de error mostrando la causa.
  • Junto con el ticket de venta se imprime el ticket o documento Tax free.
  • El operador envía un email a la dirección de correo proporcionada por el cliente, con el código de barras del ILR creado para que pueda mostrarlo con el móvil, tableta u otras plataformas. Tal y como se muestra a continuación, se adjunta en el email el PDF del ticket de Tax free y el código de barras corresppondiente.