El sistema disponen de herramientas que ayudan a la gestión y control de los acuerdos.
 

1 Ampliaciones

El sistema permite ampliar el acuerdo por sus líneas tantas veces como se desee, accediendo a la pestaña Ampliaciones desde las líneas de acuerdos.

Una vez insertada la línea, en un acuerdo que permite ampliaciones, esa línea ya no se puede modificar. Únicamente pueden modificarse el importe (mínimo y máximo) y la cantidad (mínima y máxima) a través de una ampliación de la línea, incluso cuando estos importes y cantidades se habían consumido.

Cuando se inserta una línea en un acuerdo que permite ampliaciones, automáticamente se crea para esa línea la ampliación número 0, con los valores introducidos en la línea. Es imprescindible introducir un nuevo número de ampliación para insertar nuevas ampliaciones.

Las sucesivas ampliaciones de la línea han de ser, por lógica, posteriores a la última ampliación.

Solo las tipologías de acuerdo que tengan activo el indicador de Ampliar tienen la posibilidad de ampliación del acuerdo.

2 Cerrar acuerdos

Si bien el período de vigencia y las condiciones como cantidad o importe máximos son los criterios que determinan cuándo finaliza un acuerdo, existe la posibilidad de cerrar un acuerdo incluso cuando estos criterios son todavía válidos. Es decir, no se puede realizar ningún pedido, albarán o factura contra un acuerdo cerrado.

Los acuerdos muestran en la parte inferior de la pantalla los botones Cerrar y Marcar como servido. Estos botones tienen la capacidad de inutilizar el acuerdo: el estado cambiará de Válido a Cerrado o a Servido, según el caso.

En las líneas de los acuerdos también aparecen los botones Cerrar y Marcar como servida, lo que permite bloquear únicamente algunos artículos del acuerdo y dejar activos el resto.

Ambas acciones son reversibles mediante los botones Abrir y Activar, respectivamente.

Cuando un acuerdo o línea con ampliación se bloquea con en botón Cerrar, el sistema crea para esa línea (o para todas las líneas del acuerdo, si se cierra la cabecera) una nueva ampliación con el número 99, con la diferencia entre la cantidad consumida y la cantidad máxima de acuerdo y ampliaciones, en negativo.

3 Visualizar el docflow

Mediante esta pestaña se accede al docflow de los documentos relacionados con el acuerdo.

El usuario puede ver, en un gráfico, la evolución del acuerdo. Se pueden analizar los documentos en los que ha evolucionado el acuerdo, como pueden ser pedidos, albaranes o facturas. En cada una de las figuras representativas de los documentos existe un enlace con el documento correspondiente.

Además, se puede observar dicha estructura en forma de árbol, con información como la tipología, la fecha y el número de cada documento.

4 Valoración económica del acuerdo

Debido a su propia naturaleza, el acuerdo realiza habitualmente la valoración económica. Por ese motivo es usual que en la tipología de acuerdo el indicador Valorar esté activado.

Cuando la tipología del acuerdo tiene el indicador Valorar desactivado:

  • Es posible definir los valores máximos y mínimos para cada línea del acuerdo.
  • Cuando se cumplan las condiciones de la cabecera será posible generar nuevos documentos dónde el usuario puede establecer el precio o el descuento para cada artículo, hasta que venza la fecha del acuerdo o se alcance la cantidad/importe máximos establecidos.

Ya que el acuerdo permite precios y descuentos especiales bajo las condiciones de la cabecera, no es posible obtener los precios por las tarifas ni sus descuentos.

5 Validación catálogos de artículos

Los catálogos son subconjuntos de artículos gestionados por entidades como las delegaciones, los departamentos o los almacenes. La definición de cada catálogo varía dependiendo de la entidad.

5.1 Catálogo por delegación/departamento

La definición de los catálogos de delegación y de departamento son similares. Primero se define el catálogo junto a los artículos que lo conforman en el maestro de catálogos.

Menu path:
Maestros / Artículos / Catálogo de productos

Luego, el catálogo se asocia, bien a la delegación en el maestro de delegaciones o bien al maestro de departamentos.

Menu path:
Maestros / Terceros / Delegaciones / Registro
Menu path:
Maestros / Terceros / Delegaciones / Departamentos
Maestros / Registro

5.2 Catálogo por almacén

El catálogo de un almacén lo componen las referencias activas y vigentes que hay para el almacén en el maestro de niveles de stock.

5.3 Indicador Validar catálogo

Para los tres casos (delegación, departamento o almacén), es necesario que en el indicador Validar catálogo de la tipología del acuerdo, se seleccione el valor correspondiente a Delegación, Departamento o Almacén. Si se desean usar todos los artículos registrados, la opción a seleccionar debe ser No.

5.4 Catálogo por proveedor

Los proveedores, por su parte, también pueden gestionar su propio catálogo, que en este caso está conformado por todos los artículos registrados en el maestro de artículos por proveedor, siempre que tenga activo el indicador Validar catálogo en el maestro de proveedores.

Es posible validar, por un lado, catálogos para delegaciones, departamentos o almacenes, y a su vez también validar el catálogo por proveedores. En este caso, los artículos validados serán los de ambos catálogos que tengan en común.

Este mecanismo posibilita pactar con los proveedores relaciones de cantidad mínima económica, por ejemplo.

6 Registro de datos contables

El registro de los datos contables es necesario en alguno de los siguientes casos:

  • Contabilizar compras de artículos no codificados.
  • Realizar reparto o distribución de gastos de una compra global.
  • Realizar compras del tipo inversiones.
  • Informar datos contables para llevar una contabilidad analítica.

El sistema permite registrar datos contables, accediendo desde las líneas de acuerdo y seleccionando Datos contables en el desplegable de la pestaña Cambios de precios ▽.

El registro de datos contables exige de manera obligatoria el registro del porcentaje de distribución, que no es otro que el porcentaje que se desea asignar al registro de datos contables respecto del total neto de la línea. Cuando el porcentaje es definido, el sistema propone el importe correspondiente.

También es posible informar primero el importe, y el sistema calculará el porcentaje correspondiente.

Cuando se termina de insertar una línea de acuerdos, el sistema puede proponer de forma automática la introducción de datos contables de la línea insertada, siempre que en la tipología del acuerdo se tenga activado el indicativo de datos contables.

Cuando se genera un pedido, o cualquier otro documento, vinculado a un acuerdo, los datos contables viajan desde las líneas de los acuerdos a las líneas del nuevo documento creado. Para que en el documento generado se copien las líneas de datos contables, es preciso que en su tipología tenga activado este indicador.

7 Copiar acuerdos

El sistema puede realizar la copia de un acuerdo. Este proceso se llama desde el botón Copiar, ubicado en la parte inferior de la cabecera del acuerdo.

Al clicar en el botón Copiar, el sistema despliega un formulario con algunos campos propios de la cabecera que el usuario puede editar.

Estos campos editables son los siguientes:

  • Tipo de documento
  • Código del Proveedor
  • Dirección del Proveedor
  • Empresa
  • Código de delegación
  • Código de departamento
  • Fecha del acuerdo
  • Acuerdo
  • Inico vigencia
  • Fin vigencia
  • Referencia
  • Importe mínimo
  • Importe máximo
  • Indicador de Revalorar

Si el usuario informa un proveedor y/o dirección diferente al del acuerdo origen, el sistema obtiene los datos comerciales y financieros para el nuevo proveedor y dirección. En caso de que el proveedor y su dirección se mantengan, respeta las condiciones del documento origen.

Una vez el usuario haya actualizado los campos con los datos del nuevo acuerdo, debe clicar el botón ACEPTAR para ejecutar el proceso de copia.

El sistema inserta una nueva cabecera de acuerdo con los datos informados en el formulario, y hace la copia de las líneas, las notas, los documentos, las características, los datos contables y los descuentos asociados.

Si el usuario selecciona la opción Cancelar, se cierra el formulario de copia y se regresa a la pantalla de cabecera del acuerdo.

8 Impresión de acuerdos

Los acuerdos generados por el sistema pueden ser impresos en formato PDF, ya sea desde la cabecera de un acuerdo o individualmente cada una de las líneas del acuerdo.

El número máximo de páginas a imprimir está limitado por usuario, por tanto se recomienda hacer la impresión de documentos en grupos reducidos (5, 10 o 20).

8.1 Impresión desde la cabecera de un acuerdo

Un acuerdo se puede imprimir desde la cabecera seleccionando el icono de impresión del panel de herramientas ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Este botón despliega una ventana emergente desde la cual es posible elegir la plantilla de impresión del acuerdos.

8.2 Impresión de la línea de un acuerdo

Las líneas del acuerdo se pueden imprimir individualmente seleccionando el icono de impresión del panel de herramientas ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Este botón despliega una ventana emergente desde la cual es posible elegir la plantilla de impresión Líneas de acuerdo.

9 Anticipos

Los anticipos no son más que entregas a cuenta o en depósito de importes económicos, previa recepción de mercancía.

El indicativo de anticipos de la tipología de acuerdos determina qué controles o acciones realizará en cuanto a los pagos anticipados que se realicen sobre el acuerdo.

Este indicativo permite los siguientes valores:

  • Generar: se genera un anticipo, el cual a su vez podrá generar una factura (si declara IVA). Es necesario informar el tipo de anticipo a generar. El importe del pago anticipado se detalla en el proceso de creación del anticipo.
  • Automático: se realizan reservas contra uno o varios anticipos existentes y dichas reservas se generarán automáticamente. Se crearán tantas líneas de anticipos, como distintos registros de anticipos sean seleccionados para reservar. Los anticipos a reservar son seleccionados en orden de fechas.
  • Manual: se detallan reservas de forma manual contra uno o varios anticipos existentes.
  • No: no se mantiene ningún control de anticipos.

En el campo tipo de anticipo se ha de informar un tipo existente en la tipología de anticipos.

Sólo tiene sentido informar el tipo de anticipo en el caso que el indicativo de control de anticipos tenga informado Generar.

Si el indicativo en la tipología tiene el valor Generar, para registrar el anticipo, debe seleccionarse el botón ANTICIPO de la cabecera del acuerdo.

Se debe ingresar el importe a anticipar en el campo correspondiente y seleccionar la opción Aceptar.

El anticipo generado podrá visualizarse desde la pestaña Anticipos accesible desde la cabecera.

En caso el indicativo en la tipología tiene el valor Automático o Manual, el anticipo debe registrarse desde el formulario ubicado en el siguiente punto de menú:

Menu path:
Compras / Anticipos / Consultar anticipos
Compras / Anticipos / Nuevo anticipo

Se ha de considerar que un acuerdo puede a la vez de generar un anticipo y liquidar parcialmente o totalmente el resto del importe del acuerdo contra anticipos generados anteriormente. Para mayor información, visitar la sección dedicada a Anticipos.

10 Seguimiento de los acuerdos

Con el objetivo de ofrecer visibilidad sobre los indicadores que permiten valorar el rendimiento de los acuerdos, y para facilitar el acceso y el control sobre los mismos, el sistema ofrece el dashboard, los informes de seguimiento y los canales de acuerdos.

10.1 El dashboard de acuerdos

Un dashboard es una herramienta de gestión de la información que monitoriza, analiza y muestra de manera visual los indicadores, métricas y datos fundamentales para hacer un seguimiento del estado de los acuerdos. Esto permite conocer datos de valor, analizar tendencias y fijar líneas de actuación, por lo que se reduce a los acuerdos con una antigüedad inferior a un año.

Menu path:
Compras / Acuerdos / Situación / Dashboard

La tabla Acuerdos de compras muestra un listado de todos los acuerdos (según el filtro previo de las columnas de consulta) y permite segmentar la búsqueda por acuerdos Vigentes, Cerrados/caducados o Futuros. La tabla Línea del acuerdo despliega todas las líneas pertenecientes a todos los acuerdos seleccionados en la tabla de Acuerdos de compras. La tabla Documentos de consumo muestra todos los consumos realizados contra las líneas seleccionadas en la tabla Líneas de acuerdo.

La mitad inferior del dashboard muestra diversos gráficos de los principales indicadores relacionados con los acuerdos del último año:

  • Acuerdos vigentes: todos los acuerdos que se encuentran vigentes a la fecha de hoy, segmentados por tipo de acuerdo.
  • Acuerdos por tipo, por estado: todos los acuerdos, segmentados por tipo de acuerdo y por el estado de vigencia (vigente, caducado, futuro, cerrado).
  • Acuerdos por tipo, por mes: todos los acuerdos, vigentes o no, segmentados por el tipo de acuerdo y el mes de la fecha del acuerdo.
  • Importe consumido: importe consumido del acuerdo, segmentado por tipo de documento de consumo (pedido, albarán o factura), y por estado de vigencia (vigente, caducado, futuro, cerrado) mediante el desplegable.
  • Cantidad consumida: cantidad consumida del acuerdo, segmentado por tipo de documento de consumo (pedido, albarán o factura), y por estado de vigencia (vigente, caducado, futuro, cerrado) mediante el desplegable.

Todos estos gráficos son fácilmente imprimibles y exportables a formatos de imagen mediante el icono situado en cada gráfico.

10.2 Los listados de seguimiento

Los listados de seguimiento facilitan al acceso a la información relacionada con los acuerdos mediante una serie de informes. Los informes diponibles desde el menú de la aplicación son: Detalle, detalle de línea, suminstros por acuerdo, seguimiento, por proveedores, por proveedores y familia, por proveedores y artículos, por características, valoración de precios y valoración de precios (unidades de consumo).

Los informes disponen de múltiples links que facilitan el acceso a los acuerdos, las líneas, los documentos de consumo cuando los haya, etc.

10.3 Los canales de los acuerdos

Los canales han sido diseñados para mostrar y acceder fácilmente, desde el escritorio de cada usuario, a los acuerdos y a la información relacionada. La configuración en el escritorio la realiza el propio usuario según sus necesidades o preferencias. Los canales disponibles para acuerdos de compras son: Acuerdos de compras vigentes, Acuerdos de compras vigentes por artículo, y Acuerdos de compras vigentes por familia.

Además, los canales disponen de múltiples links que facilitan el acceso a los listados de seguimiento de los acuerdos, así como a los mismos acuerdos y a sus líneas.

11 Acciones auxiliares

11.1 Registrar notas de acuerdos

Antes de dar de alta una nota de acuerdo, se debe definir previamente un tipo de nota en el maestro de tipologías de notas. Para más información, ver la sección Tipología de notas.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Auxiliares / Tipos de notas

Las notas se pueden asociar a una cabecera o a una línea de acuerdo de manera independiente. El acceso al registro de notas de cabecera es el siguiente:

Desde cada línea se accede a la opción del registro de notas asociadas, como se puede apreciar:

En ambos casos, el registro se hace en un formulario similar que exige como campos obligatorios el código de tipo de nota y el número de orden de la nota dentro del documento.

Es posible registrar más de una nota por cabecera o por línea de acuerdo.

Cuando se genera un pedido, o cualquier otro documento, vinculado a un acuerdo, las notas viajan desde la cabecera o las líneas del acuerdo a la cabecera o las líneas del nuevo documento creado.

11.2 Asociar documentos a acuerdos

Para insertar información multimedia asociada a un acuerdo, es necesario definir un tipo de documento en el maestro correspondiente.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Terceros / Clasificación / Tipos de documentos

Al igual que en las notas, los documentos pueden asociarse tanto a la cabecera como a la línea de los acuerdos, y su acceso se encuentra en diferentes pestañas.


En ambos casos, el sistema requiere que se informe el tipo de documento y la fecha del fichero. El archivo multimedia es cargado desde el botón CHOOSE FILE.

Cuando se genera un pedido, o cualquier otro documento, vinculado a un acuerdo, los documentos viajan desde la cabecera o las líneas del acuerdo a la cabecera o las líneas del nuevo documento creado.

11.3 Registrar valores de características de acuerdos

Antes de registrar valores de características a un acuerdo, es necesario definir tales características en su respectivo maestro.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Auxiliares / Características

Se puede configurar el conjunto de características para asociarse a un tipo de acuerdo informando del código de grupo de características en el maestro de características y luego informando de este grupo en la tipología de acuerdos.

Para registrar los valores de características del acuerdo hay que acceder a la opción Características de la pestaña Documentos.

Todas las características definidas en el maestro de características que estén asociadas al tipo de acuerdo serán copiadas con los valores sin informar.