Para comenzar a dar de alta acuerdos se necesita hacer una parametrización inicial, es decir, que algunos datos estén definidos previamente en tablas auxiliares y maestros.

Los acuerdos de compras se asocian siempre a un proveedor y exigen unos campos obligatorios como nombre del proveedor, dirección, país, etc., que se obtienen directamente del maestro de terceros una vez seleccionado. Los acuerdos se definen sobre un artículo o una familia determinados, que debe estar previamente definidos en el maestro de artículos y en el maestro de familias de artículos, respectivamente.

Además, antes de crear un acuerdo es imprescindible definir previamente la tipología de acuerdos.

1 Auxiliares y maestros

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Los productos comerciales, materias primas, servicios, etc., deben estar definidos en el maestro de artículos. En el caso de que se quieran establecer en el acuerdo condiciones comerciales para toda una familia de artículos, esta debe de estar correctamente parametrizada en el maestro de familias de artículos.

Los proveedores se dan de alta en el maestro de terceros, desde donde es posible configurar las condiciones financieras (domiciliaciones, condiciones de pago, direcciones, etc.). Luego es necesario realizar un registro en el maestro de proveedores, donde se ingresan las condiciones comerciales asociadas al proveedor (divisa, tarifas, descuentos, etc.).

Hay que definir por lo menos una delegación de la empresa en su respectivo maestro. También es necesario informar de un departamento, el cual debe estar previamente definido en el maestro de departamentos para la delegación introducida.

2 Requerimientos

2.1 Tipologías de acuerdos

Las tipologías de acuerdos definen y parametrizan los distintos tipos de acuerdos marco que se desean gestionar en el sistema. Es aquí donde se indica, por ejemplo, si un acuerdo permite ampliaciones o no.

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Compras / Maestros / Documentos / Acuerdos

Para definir una tipología de acuerdo, hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

  • La definición del código del Tipo de acuerdo, generalmente una abreviatura de máximo 4 caracteres.
  • La ampliación de la Descripción en el campo correspondiente.
  • La selección de una Serie que sirve para numerar los documentos generados para este tipo de acuerdo, que debe estar previamente definida mediante el Numerador de documentos.
  • La selección de una opción del Estado del documento, que por defecto es Activo.
  • La opción Validar catálogo valida los artículos que se añaden en las líneas contra la delegación, el departamento o el almacén (según el caso) de la cabecera del acuerdo. La opción No únicamente valida que el artículo no esté bloqueado en el maestro de artículos.

El indicador Validar catálogo es útil para aquellas empresas en las que ciertas entidades, como delegaciones, departamentos o almacenes, gestionan un subconjunto de artículos. La validación sobre el formulario de artículos solo muestra aquellos artículos que pertenecen al subconjunto de la entidad.
  • El indicador Ampliar es necesario para poder ampliar cantidades o importes máximos de un acuerdo existente. Para más información, ver el apartado Ampliaciones.
  • El indicador Valorar hace que se valore o no económicamente el documento.
  • La pestaña de Anticipos permite determinar qué tipo de control o acciones realiza el tipo de acuerdo en cuanto a los pagos o cobros anticipados que se realicen sobre él. Las posibles opciones son:
    • Generar: genera el anticipo informado en el campo Tipo de anticipo, ya definido previamente en la Tipología de anticipos. Este anticipo a su vez puede generar una factura (si declara IVA).
    • Automático: se generan reservas contra uno o más anticipos existentes.
    • Manual: detalla reservas de forma manual contra uno o más anticipos existentes.
    • No: no existe control de anticipos.
  • La pestaña de Impresión permite seleccionar la forma y formato de impresión seleccionado en el campo Objeto impresión o, por el contrario, el formato por defecto. Las posibles opciones permiten:
    • Sí [S]: imprimir automáticamente acuerdos validados tras ser creados o modificados.
    • Preguntar [P]: imprimir acuerdos validados tras ser creados o modificados, después de solicitar la conformidad del usuario.
    • No [N]: dejar a criterio del usuario el momento y formato de la impresión del documento.
  • A fin de facilitar el mantenimiento de las líneas, en cada tipología el usuario puede definir campos a ocultar.

3 Gestión del workflow

Los circuitos de workflow consisten en un conjunto de bloqueos que se han de revisar, verificar y autorizar antes de dar un documento por válido, donde cada bloqueo responde a una regla de negocio establecida. Para más información, consultar la sección Tipos de workflow.

El sistema tiene configurado por defecto una serie de bloqueos estándar, pero también se pueden definir nuevos códigos de bloqueos que respondan a las particularidades propias del negocio.

Es posible parametrizar el orden de aplicación de los bloqueos, la secuencia de acciones a realizar para autorizar un bloqueo, indicar qué bloqueos son susceptibles de utilizarse manualmente y quiénes son los usuarios o grupos de usuarios con permisos para ejecutar estas autorizaciones. Para más información, consultar el apartado Condiciones de bloqueo o errores.

La relación de bloqueos estándares disponibles se pueden consultar en la sección de Anexos: