El sistema dispone de herramientas que ayudan a la gestión de los pedidos.
 

1 Gestión del workflow

Un circuito de workflow está formado por un conjunto ordenado de condiciones de bloqueos, y de la secuencia de acciones a realizar para autorizar dichos bloqueos.

Un bloqueo impide la evolución de un documento. Las razones y motivos del bloqueo pueden ser muy dispares, como pueden ser datos no cumplimentados o erróneos, condiciones no pactadas, artículos obsoletos, etc.

La relación de bloqueos a usar y su orden de aplicación se define en el tipo de workflow.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Workflow / Tipos de workflow

Cada código de bloqueo tiene un estado inicial de ciclo de acciones, y en el registro de acciones de workflow se define su secuencia para autorizar dicho bloqueo.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Workflow / Acciones de workflow
Finanzas / Maestros / Workflow / Acciones

Una vez definido el tipo de workflow con sus acciones asociadas, éste debe informarse en el campo Tipo workflow de la tipología de Pedidos.

El bloqueo del pedido se realiza dando clic al botón Bloquear ubicado en la parte inferior del documento.

Mientras que la autorización se realiza con el botón Autorizar, o a través del formulario “Autorización de pedidos de compras por usuario” ubicado en la siguiente ruta:

Menu path:
Compras / Pedidos / Work Flow / Autorizar

Para mayor información sobre la definición de circuitos de workflow puede visitar el apartado correspondiente.

La relación de bloqueos estándar disponibles se pueden consultar en la sección de Anexos:

2 Visualizar el docflow

Mediante esta opción se accede a una pantalla especial con un diagrama que representa al docflow de los documentos relacionados con el mismo.

Cada figura representa a un documento y muestra información de su tipología, numerador y fecha del documento. Desde cada una es posible acceder al documento correspondiente mediante un enlace.

 

3 Valoración económica del pedido

El usuario puede realizar la valoración económica del documento. Para ese motivo en la tipología de pedido el indicador Valorar debe estar activado.

La valoración puede realizarse empleando precios almacenados en el sistema. El indicativo Fecha valoración permite definir la fecha para realizar la búsqueda de precios y descuentos. Entre los escenarios configurables tenemos las siguientes fechas:

  • Valoración con fecha del pedido. En este caso la tarifa de precios y descuentos aplicadas serán aquellas cuya vigencia comprenda la fecha de generación del documento.
  • Valoración con fecha inicio de entrega del pedido.
  • Valoración con la fecha final de entrega del pedido.

    Para obtener los precios registrados en el sistema, el usuario debe registrar el precio como cero.

4 Descuentos especiales

Se emplea este indicativo cuando las condiciones comerciales a pactar con proveedores son demasiado complejas.

Al definir los descuentos especiales, el sistema aplica al pedido de manera automática los descuentos parametrizados en distintos niveles: de artículo, familia, marca, proveedor, etc.

4.1 Parametrización previa

En la tipología de pedido es necesario activar el campo Descuentos especiales.

4.2 Inserción de descuentos especiales

El sistema permite insertar descuentos desde la cabecera del documento o desde sus líneas.

Desde el encabezado del pedido, clic en la pestaña Descuentos cabecera.

O desde el encabezado del pedido, clic en la pestaña Descuentos de línea.

Los descuentos que se insertan deben estar definidos previamente en el maestro de conceptos de descuentos de compras.

Menu path:
Compras / Maestros / Tarifas / Descuentos / Conceptos

Al insertar un descuento, el sistema solicita completar una serie de campos, entre las principales tenemos:

  • El orden de aplicación del descuento dentro del pedido.
  • Código del descuento. Para el caso de insertar descuentos desde el encabezado, los conceptos no pueden ser de clase Artículo o Familia, puesto que éstas solamente son susceptibles de introducir en los descuentos vinculados con las líneas del documento.

    Tras introducir el descuento, el sistema completa automáticamente el resto de los campos, a excepción del valor. Estos campos pueden modificarse; sin embargo, va a depender de la parametrización en el maestro de descuentos.

  • El valor de descuento tiene una relación directa con la fórmula que se especifique. Teniendo en cuenta la fórmula, esta podría representar un porcentaje, un importe, un número de unidades de regalo, etc.
  • La fórmula a aplicar para el cálculo del descuento.
  • El tipo de descuento. Los valores posibles son de escalado y acumulativo. Mientras que el cálculo del escalado se aplica sobre una base de cálculo resultado de efectuar otros descuentos, en el acumulativo se aplica sobre el importe de base inicial.
  • La fórmula a aplicar para el cálculo del descuento.
Ejemplo de descuento escalado

Si a un precio de 100, se aplica dos descuentos de tipo escalado, uno de un 7% y otro de un 3%, el cálculo es el siguiente:

Ítem de descuento Valor Base de cálculo Descuento Resultado final
Descuento 1 7% 100.00 7.00 93.00
Descuento 2 3% 93.00 2.79 90.21

El resultado obtenido es un importe de 90.21.

Ejemplo de descuento acumulativo

Si a un precio de 100, se aplica dos descuentos de tipo acumulativo, uno de un 7% y otro de un 3%, el cálculo es el siguiente:

Ítem de descuento Valor Base de cálculo Descuento Resultado final
Descuento 1 7% 100.00 7.00 93.00
Descuento 2 3% 100 3 90

El resultado obtenido es un importe de 90.

  • Base para el cálculo del descuento. Con este indicativo se define el importe de referencia

4.3 Descuento generales y por familias

De requerirse, se pueden definir además descuentos que se aplica a todo el pedido y descuentos por familias de artículos:

  • Descuentos generales, que son aquellos aplicables a todo el pedido. Los conceptos de descuentos que se definan en esta tarifa no pueden ser de clase artículo o familia.
    Menu path:
    Compras / Maestros / Tarifas / Descuentos / Generales
  • Descuentos de compras por familias de artículos cuyo valor puede ser representado como un porcentaje, un importe, un número de unidades de regalo, etc.
    Menu path:
    Compras / Maestros / Tarifas / Descuentos / Familia
 

5 Incluir el IVA en los precios

Los precios por defecto no incluyen el IVA, a menos que se active el indicador de IVA incluido en la tipología de pedido.

Por ejemplo, cuando el precio de la línea obtenido por tarifas no tiene el IVA incluido, pero el tipo de pedido si, el sistema suma el IVA correspondiente al precio para guardarlo en la línea del pedido. En cambio si la línea de tarifa tiene el IVA incluido pero el tipo de pedido no, se resta el IVA al precio que se da de alta en el documento.

También, el sistema se encarga de calcular todos los datos de IVA, por si el documento se quiere imprimir como un pedido valorado, es decir como si fuera una factura.

A parte del precio, el IVA se considera en los siguientes conceptos:

  • El cálculo de los descuentos especiales pueden incluir el IVA en el precio base.
  • En el cálculo del coste en valoración se añade el IVA no deducible, por ejemplo en casos de prorrata.
  • De igual manera en el cálculo del coste medio online se agrega el IVA no deducible.
 

6 Anticipos

Los anticipos no son más que entregas a cuenta o en depósito de importes económicos, previa recepción de mercancía.

El indicativo de anticipos de la tipología de pedido determina qué controles o acciones realizará en cuanto a los pagos anticipados que se realicen sobre el pedido.

Este indicativo permite los siguientes valores:

  • Generar: Se genera un anticipo, el cual a su vez podrá generar una factura (si declara IVA). Es necesario informar el tipo de anticipo a generar. El importe del pago anticipado se detalla en el proceso de creación del anticipo.
  • Automático: Se realizan reservas contra uno o varios anticipos existentes y dichas reservas se generan automáticamente. Se crearán tantas líneas de anticipos, como distintos registros de anticipos sean seleccionados para reservar. Los anticipos a reservar son seleccionados en orden de fechas.
  • Manual: Se detallan reservas de forma manual contra uno o varios anticipos existentes.
  • No: No se mantiene ningún control de anticipos.

En el campo Tipo de anticipo ha de seleccionar uno existente en la tipología de anticipos de compras.

Sólo tiene sentido informar este campo en el caso que el indicativo de control de anticipos, tenga informada una G (Generar).

Si el indicativo en la tipología tiene el valor Generar, para registrar el anticipo, debe seleccionarse el botón ANTICIPO de la cabecera del pedido.

Se debe registrar el importe a anticipar en el campo correspondiente y seleccionar la opción Aceptar.

El anticipo generado podrá visualizarse desde la pestaña Anticipos accesible desde la cabecera del documento.

El detalle se visualiza recorriendo los registros de la vista.

En caso el indicativo en la tipología tiene el valor Automático o Manual, el anticipo debe registrarse desde el formulario ubicado en el siguiente punto de menú:

Menu path:
Compras / Anticipos / Consultar anticipos
Compras / Anticipos / Nuevo anticipo

Se ha de considerar también, que un pedido puede a la vez de generar un anticipo, liquidar parcialmente o totalmente el resto del importe del pedido contra anticipos generados anteriormente.

Para mayor información, visita la sección dedicada a Anticipos.

 

7 Compromisos de inversión

El sistema permite definir presupuestos y realizar seguimiento a la ejecución de estos.

Cuando se realiza el control de presupuestos, aparte de imputar gastos, honorarios y consumos, también interesa tener constancia de los compromisos de gastos contraídos sobre la inversión.

En ese sentido, se pueden parametrizar tipos de pedidos para que representen compromisos de gasto. En la tipología de pedidos se puede parametrizar el campo Compromiso inversión con los siguientes valores:

  • Si: Se genera un compromiso de inversión para cada uno de los presupuestos informados en la cabecera o en los datos contables de las líneas del pedido, siempre que el pedido no esté bloqueado.
  • Evolución: Se genera un compromiso de inversión para cada uno de los presupuestos informados en la cabecera o en los datos contables de las líneas del pedido, independientemente si el documento está bloqueado o no.
  • No: El sistema no lleva ningún control de presupuestos.

A nivel de cabecera se puede informar el presupuesto y partida al que se desea imputar el compromiso de gasto.

A nivel de líneas, en los datos contables, se puede informar el presupuesto y partida al que se desea imputar el compromiso de gasto.

Este compromiso de inversión se ve reflejado en el formulario presupuestos.

8 Validación catálogos de artículos

Los catálogos son subconjuntos de artículos gestionados por entidades como las delegaciones, departamentos o almacenes. La definición de cada catálogo varía dependiendo de la entidad.

8.1 Catálogo por delegación/ departamento

La definición de los catálogos de delegación y de departamento son similares. Primero se define el catálogo junto a los artículos que lo conforman en el maestro de catálogos.

Menu path:
Maestros / Artículos / Catálogo / Catálogo

Luego, el catálogo es asociado bien a la delegación en el maestro de delegaciones.

Menu path:
Maestros / Terceros / Delegaciones / Registro

O bien al maestro de departamentos.

Menu path:
Maestros / Terceros / Delegaciones / Departamentos
Maestros / Registro

8.2 Catálogo por almacén

El catálogo de un almacén lo componen las referencias activas y vigentes que hay para el almacén en el maestro de niveles de stock.

Para los tres casos, es necesario que en el indicador Validar catálogo de la tipología del pedido, se seleccione el valor correspondiente a Delegación, Departamento o Almacén. Si acaso se usa todos los artículos registrados, la opción a seleccionar debe ser No.

 

9 Reflejo en tesorería a medio plazo

El sistema permite controlar a medio plazo las entradas y salidas futuras de dinero, de manera que se pueda tener una previsión de los gastos y la liquidez.

Para que el tipo de pedido sea considerado en la simulación de los gastos a futuro, se debe activar el indicador Tesorería de la tipología de pedidos.

La forma de pago se informa en la cabecera del pedido.

Para ejecutar la regeneración de tesorería a medio plazo se debe acceder desde el siguiente punto de menú:

Menu path:
Finanzas / Tesorería / Procesos / Regeneración medio plazo

Una vez ejecutado el proceso, se muestra el detalle de la simulación de todos los movimientos de tesorería.

 

10 Registro de datos contables

El registro de los datos contables es necesario en alguno de los siguientes casos:

  • Realizar compras del tipo inversiones.
  • Contabilizar compras de artículos no codificados.
  • Realizar reparto o distribución de gastos de una compra global.
  • Informar datos contables para llevar una contabilidad analítica.

10.1 Parametrización previa

Se requiere la activación del indicativo Datos contables ubicada en la sección de contabilidad de la tipología de pedidos.

10.2 Registro de datos contables

Una vez efectuada la parametrización, se puede acceder a la funcionalidad clicando la pestaña Datos contables , accesible desde las líneas del pedido.

Para que el sistema, a la hora de contabilizar la factura sepa a qué presupuesto, proyecto, centro de costo, partida, etc. imputar la compra, se debe informar en la línea del registro de datos contables.

El registro de datos exige de manera obligatoria el ingreso del porcentaje de distribución, que no es otro que el porcentaje que se desea asignar al registro de datos contables respecto del total neto de la línea. El sistema por defecto propone el 100%, de no ser así, es posible asignar el porcentaje; tras definir su valor, el sistema calcula el importe correspondiente en automático.

También es posible informar primero el importe, y el sistema calcula el porcentaje correspondiente.

 

11 Facturación interempresa

Un pedido de compras interempresa puede generar un pedido de ventas interempresa. Estas operaciones de intercambio comercial se efectúan entre empresas de un mismo grupo y forman parte del circuito de facturación interempresa.

Entre los circuitos contemplados en el sistema se tiene un tramo cuyo origen son pedidos de compras, que generan pedidos de ventas.

Circuito A

Loading...

Circuito B

Loading...

11.1 Parametrización previa

En el proceso de compra interempresa debe observarse lo siguiente con respecto al proveedor y la delegación:

  • El proveedor debe estar definido en el maestro de proveedores y su tercero debe asociarse a una delegación en el maestro de delegaciones. Esto porque en el documento interempresa de ventas actúa como la delegación.
  • La delegación desde la que se realiza la compra debe estar definida en el maestro de delegaciones, y su tercero debe estar asociado en el maestro de clientes. Esto porque en el documento interempresa de venta actúa como cliente.

Ambos terceros deben estar asociados a empresas distintas. Para garantizar ello, el sistema valida que:

  • En el maestro de terceros, el campo holding de ambos terceros debe ser distinto. También se requiere que el CIF de la empresa y el CIF del tercero de facturación sean diferentes.
  • En el maestro de delegaciones el valor del campo sociedad no coincide entre la delegación desde la que se efectúa una compra y aquella cuyos códigos de Tercero y Dirección coincidan con los del Proveedor y dirección en el documento.
  • El tercero de facturación a informar en el pedidos de compras pertenezca a una empresa

Al definir una tipología de pedidos, en el campo pedido de ventas se informa el tipo de pedido de venta destino, definido previamente en su tipología de documento.

11.2 Generar un pedido de ventas interempresa desde cabecera

Para generar un pedido de ventas interempresa desde un pedido de compras, se selecciona el botón
Generar pedido interempresa ubicado en la parte inferior de la cabecera.

Una vez ejecutado el proceso se puede acceder al pedido de ventas accediendo a la pestaña Pedido interempresa.

Tras efectuar la acción, el sistema muestra el encabezado del pedido de ventas. Este documento incorpora información cuyo origen es el pedido compras, tales como:

  • Identidad del vendedor, fechas de entrega de la mercancía y la fecha del pedido de compras.
  • Identidad de la empresa compradora, condiciones generales de recepción de la mercancía, así como información para la facturación, formas de pago, etc.
  • Resumen de las líneas del documento, donde algunos campos tienen como origen de información a las líneas del pedido de compras.

Tras generar un pedido interempresas, el pedido de compras origen queda marcado con el indicativo de modificación a "No" para que no pueda volver a generar otro pedido.

11.3 Generación masiva de pedidos interempresa

El proceso de generación de pedidos interempresa permite generar pedidos de ventas interempresa a partir de los pedidos de ventas seleccionados.

A este proceso se accede desde la siguiente ruta:

Menu path:
Compras / Pedidos / Procesos / Interempresa

Al entrar, el sistema presenta una pantalla con campos de entrada donde el usuario podrá registrar los criterios de selección de pedidos de compras antes de ejecutar el proceso.

Ejecutado el proceso, el sistema muestra el detalle de los pedidos interempresa generados. Desde cada número de pedido, el usuario puede acceder a tanto a la cabecera del pedido origen como del pedido interempresa generado.

12 Copiar pedidos

El sistema puede realizar la copia de un pedido. Este proceso se llama desde el botón Copiar ubicado en la parte inferior de la cabecera del documento.

Al pulsar este botón, el sistema despliega un formulario que permite particularizar algunos campos en el nuevo pedido a generar. Estos campos son:

  • Tipo de pedido.
  • Código de la empresa.
  • Delegación.
  • Departamento.
  • Almacén.
  • Código del proveedor.
  • Fecha de pedido.
  • Documento origen.
  • Fechas de entrega de mercancía

Si para el documento a generar se mantiene el mismo proveedor, el sistema respeta los datos comerciales y financieros informados.

En caso sean diferentes, el sistema obtiene nuevamente las condiciones comerciales y financieras para el proveedor, y los devuelve en el pedido a generar.

Una vez el usuario haya actualizado los campos con los datos del nuevo pedido, se pulsa el botón Aceptar para ejecutar el proceso de copia.

El sistema ingresa una nueva cabecera de pedido con los datos informados en el formulario, y hace la copia de las líneas, las notas, archivo documental, características, datos contables y descuentos asociados.

Si el usuario selecciona la opción Cancelar, se cierra el formulario de copia y se regresa a la pantalla de cabecera del pedido.

13 Impresión de pedidos

Los pedidos generados por el sistema pueden ser impresos, ya sea desde la cabecera del documento o desde el objeto de impresión.

El número máximo de páginas a imprimir está limitado por usuario, por tanto se recomienda hacer la impresión de documentos en grupos reducidos (5, 10 o 20).

13.1 Desde la cabecera de un pedido

Un pedido se puede imprimir desde la cabecera seleccionando el ícono impresión del panel de herramientas ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Este botón despliega una ventana emergente desde la cual es posible elegir una plantilla de impresión.

13.2 Desde objetos de impresión

Para imprimir el documento desde esta opción, es necesario elegir una de las plantillas disponibles en el menú de opciones.

  1. Impresión pedidos de compras, el cual es la plantilla estándar de pedidos.
    Menu path:
    Compras / Pedidos / Impresión / Plantilla estándar
  2. Impresión de pedidos de compras con IVA.
    Menu path:
    Compras / Pedidos / Impresión / Plantilla con IVA
  3. Impresión de pedidos de compras con IVA por referencia proveedor.
    Menu path:
    Compras / Pedidos / Impresión / Plantilla con IVA por referencia proveedor
  4. Impresión de pedidos de compras B2B
    Menu path:
    Compras / Pedidos / Impresión / Plantilla b2b
  5. Impresión de un pedido de reposición de depósitos.
    Menu path:
    Compras / Pedidos / Impresión / Plantilla depósitos
Ejemplos de impresiones de pedidos de compras
1.Estandard 2.Con IVA 3.Con IVA por proveedor 4.B2B 5.Reposición de depósitos

14 Anulaciones de líneas de pedido

Mediante esta opción se anula una o más líneas del pedido y se almacena el motivo que lo causa. Para realizar esta acción, las líneas no deben estar servidas completamente.

Las anulaciones que se registran, tanto por parte de la compañía como por parte del proveedor, sirven para obtener informes estadísticos y complementar las conclusiones pertinentes a la compra.

La acción de anular líneas puede realizarse desde el encabezado de manera masiva.

14.1 Desde el encabezado

A través del botón ANULAR puede realizarse la anulación de todas las líneas del pedido, pendientes de ser servidas.

14.2 Desde la pestaña Anular Líneas

En la pestaña Anular líneas es posible seleccionar una o más líneas del pedido, seguido del botón ANULAR. La cantidad anulada de las líneas seleccionadas corresponden al total pendiente de atención de cada artículo.

En las dos opciones anteriores, una vez se haya pulsado el botón ANULAR, el sistema despliega un formulario para que el usuario ingrese el código de bloqueo que refleja el motivo de la anulación. Este código debe estar definido previamente en el maestro de bloqueos.

La anulación también puede realizarse de manera individual y según una cantidad determinada desde las líneas del pedido mediante la pestaña Anulaciones. Para ello el usuario debe acceder a la pestaña Anulaciones e ingresar obligatoriamente el código de bloqueo y la cantidad anulada, la cual no debe ser superior a la cantidad pendiente de servir; opcionalmente, el sistema permite detallar la causa de la anulación en el campo de notas.

Con los datos consignados, se completa la acción pulsando el botón de insertar (+) del panel de herramientas ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

15 Circuitos de gestión

Un circuito representa un flujo de administrativo existente dentro de la organización. Los circuitos definidos se asocian a todos aquellos documentos que lo conforman, estos pueden ser ofertas, pedidos, albaranes, facturas, entre otros.

El pedido se asocia al circuito dentro de su tipología, mediante el código del circuito.

El circuito debe estar previamente definido en el maestro de circuitos de gestión.

Menu path:
Maestros / Auxiliares / Circuitos

Cuando se define un circuito, además de su descripción, también se le asigna un fichero que contiene la imagen del circuito diseñada en alguna herramienta como powerpoint. La imagen permite al usuario conocer el circuito administrativo y los documentos asociados.

16 Tipo ADO

El indicativo tipo ADO se emplea cuando el pedido generará movimientos de contabilidad pública. En la tipología del documento se informa el tipo de documento ADO de los movimientos a generar.

17 Expedientes de exportación e importación

Cuando se trata de transacciones internacionales de compra y venta, dentro de la Unión Europea, es obligatorio que las empresas declaren los movimientos de la mercancía en un sistema llamado Intrastat para ser empleados con fines estadísticos.

Esta opción solo és visible si en la tipología del pedido el tab expediente no está oculto.

En la pestaña Expedientes, el sistema permite asociar expedientes de importación a los pedidos y establecer datos concernientes a la operación.

El formulario tiene una estructura que responde a la del fichero Intrastat que es requerido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) con fin de tributar las correspondientes importaciones.

Entre los aspectos se tienen:

  • Número del expediente o identificador interno de exportación.
  • Código de partida arancelaria, para la confección del Intrastat: el código debe estar definido en la tabla auxiliar de partidas estadísticas.
  • Código del tipo de dirección de procedencia (DP) del proveedor.
  • Naturaleza de la transacción: se indica si se trata de una compra-venta en firme, un trueque, leasing, etc.
  • Código del régimen estadístico al que hace referencia la operación.
  • El incoterm: dato que hace referencia a las condiciones de entrega de la mercancía. Debe estar previamente definido en el maestro de incoterms.
  • La modalidad o tipo de transporte: código de la empresa naviera que va a realizar el transporte de la mercancía.
  • Fecha de salida de la mercancía del almacén del proveedor. Fecha de embarque y llegada de la mercancía.

18 Revalorización

Este procedimiento permite realizar la valorización de todos los pedidos de compras que cumplen con el criterio de selección informado.

El proceso de revalorización se aplica cuando se produce un cambio de las condiciones comerciales y se desean estas nuevas condiciones. Para cada línea se inicializan las condiciones comerciales y se realiza de nuevo la valoración.

Menu path:
Compras / Pedidos / Procesos / Revalorización

El proceso es masivo, por lo cual, mediante la pantalla de consulta se filtran los pedidos de los que se quiera revalorizar. Para un pedido en específico se efectúa empleando el número de documento.

Consideraciones:

  • Solo se seleccionarán aquellos pedidos que se encuentren en estado validado
  • El procedimiento consiste en que para cada línea de pedido se inicializan las condiciones comerciales; esto es precios y descuentos, de forma que se ponen los precios a 0 y se eliminan los descuentos existentes en ese momento.
  • Posteriormente se realiza la valoración y validación de todo el pedido, teniendo en cuenta las condiciones comerciales ya actualizadas, y sometiendo el pedido a las reglas de gestión estándares del sistema y a las propias y específicas de la organización (workflow).

Una vez realizadas todas las valorizaciones, el procedimiento presenta el detalle de la relación de pedidos en dónde se observa la situación de cada uno de ellos.

Ejemplo

Este procedimiento es de gran utilidad en aquellas compañías en las cuales se gestionan tarifas de condiciones comerciales; es decir, precio y/o descuentos. Si las condiciones comerciales varían el periodo de vigencia en el cual previamente, está introducido en pedidos dl sistema, es preciso realizar una actualización de dichos pedidos para que queden perfectamente valorados.

Esta es precisamente la finalidad de este procedimiento, volviendo a revalorar los pedidos pertenecientes a dicho periodo, éstos quedan actualizados y valorados en base a las modificaciones de las condiciones comerciales.

ATENCIÓN

Este procedimiento no se utiliza en aquellas compañias en las que las condiciones comerciales son introducidas con sus particularidades para cada pedido, ya que valorar los pedidos es equivalente a la pérdida de las mismas.

Resultado de proceso de Revalidación:

19 Revalidación

Este proceso permite realizar la validación masiva de los pedidos que cumplan con el criterio de selección en la pantalla de filtro, mientras no se encuentren facturados.

Menu path:
Compras / Pedidos / Procesos / Revalidación

Cada pedido se somete a las reglas de gestión estándares del sistema y a las propias y específicas de la organización, por lo que se verifican las condiciones de bloqueo definidas de manera estándar, así como aquellas diseñadas específicamente para la empresa.

El proceso es masivo, por lo cual, mediante la pantalla de consulta se filtran los pedidos de los que se quiera validar. Para un pedido en específico se efectúa empleando el número de documento.

Consideraciones:

  • Solo se seleccionan aquellos que no se encuentren total o parcialmente servicios
  • Cada pedido será sometido a las reglas de gestión estándares del sistema y a las propias y específicas de la organización (workflow)

Una vez realizadas todas las validaciones, el procedimiento presenta el detalle de la relación de pedidos que han sido seleccionados, en dónde se puede observar la situación en que ha quedado cada uno de ellos, puesto que puede ocurrir que, pedidos que están en estado validado pasan a bloqueados y viceversa.

Example

Un ejemplo típico de la utilidad de este procedimiento es el caso de un proveedor del cual no hay tarifa de precios para una nueva campaña. Todos los pedidos nuevos pertenecientes a dicha campaña que han entrado en el sistema quedan quedado bloqueados por no estar definida la tarifa de precios.

Una vez definida la tarifa, mediante este procedimiento se vuelven a validar todos los pedidos que dicho proveedor tenía bloqueados por tal motivo, y automáticamente quedarán en situación de validados.

19.1 Ejecución del proceso

El sistema presenta una pantalla informando la ejecución del proceso, pone disponible dos botones para realizar las siguientes opciones:

  • Cancelar: cancela la ejecución del proceso
  • Segundo plano

19.1.1 Opción Cancelar

Muestra la siguiente pantalla pantalla para que confirmeconfirmar la acción que desea realizar:

  • Atrás: cancela el proceso y se retorna a la pantalla de datos de filtro
  • Reintentar: no cancela el proceso y retorna a la pantalla de ejecución

Opción Segundo plano

Muestra la siguiente pantalla pantalla para que confirme la acción que desea realizar:

  • Atrás: cancela el proceso y se retorna a la pantalla de datos de filtro
  • Ver tareas en segundo Plano: no cancela el proceso, y permite visualizar las tareas que se están ejecutando.

Se muestra la pantalla de las ejecuciones en segundo plano:

  • DONE: ejectudo y concluido.
  • CANCELED: cancelado.
  • BACKGROUND: ejecutándose en segundo plano.
  • RUNNING: cuando se está ejecutando un proceso en línea

Resultado del proceso de revalidación:

20 Registro B2B

Mediante esta opción se accede al registro de pedidos de compras B2B, desde el cual, los proveedores se conectan al sistema para visualizar los pedidos cursados hacia ellos.

Menu path:
Compras / Pedidos / Registro b2b

La estructura del pedido está compuesta por la cabecera, las líneas de pedido y la planificación de entregas.

Graph pending

En la cabecera del pedido se visualiza los datos generales del documento. Contiene la identificación del pedido tales como: número de pedido, la fecha de alta del documento y fecha de entregas de la mercancía. Incluso se encuentra la información del comprador referente al código de la delegación y el departamento.

También se muestra la información del proveedor en la sección PEDIR A del formulario.

Mientras que en la sección de RECEPCIONAR EN el proveedor puede encontrar la identificación del receptor, así como la dirección de recepción de la mercancía. Por defecto esta dirección es la dirección asociada al departamento, o si el departamento no tiene dirección, la dirección de la delegación de recepción en la que el proveedor tiene que entregar la mercancía.

En el apartado de datos financieros se encuentra las condiciones concernientes al pedido (divisa, cambio, tipo de efecto, forma de pago, etc.).

Desde la cabecera del registro se accede a las Líneas del pedido mediante la pestaña Líneas.

La pestaña muestra el listado de artículos que integran el pedido. Se amplía la descripción en el campo correspondiente, se muestra la cantidad pedida al cual hace referencia la línea expresada en la unidad informada y el precio del artículo.

Cuando la línea del pedido ya ha sido servida, el sistema indica la cantidad de artículos que se ha servido, bien por completo o bien en parte.

De igual manera, el proveedor puede ver qué pedidos tiene planificado servir durante la semana según las fechas de entrega en el formulario de planificación de entregas. A esta opción se accede desde la cabecera del documento, mediante la pestaña Planificación entregas.

También se puede ingresar al formulario desde la siguiente ruta:

Menu path:
Compras / Pedidos / Seguimiento / Planificación / Planificación de descarga

21 Selector de artículos por proveedor

TO DO

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22 Calidad

TO DO

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23 Entrada expandida de variables logísticas

TO DO

This section is incomplete and will be concluded as soon as possible.

24 Acciones auxiliares

 

24.1 Registrar notas de pedidos

Antes de dar de alta una nota de pedido, se debe definir previamente un tipo de nota en el maestro de tipologías de notas. Para más información, ver la sección Tipología de notas.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Auxiliares / Tipos de notas

A parte de indicar el tipo de nota, el nombre de la tabla y la descripción, en este maestro se define si las notas se imprimen y en qué zona del documento impreso se muestran:

  • No: Las notas no serán impresas al imprimir el documento.
  • Cabecera: Las notas se imprimirán en la cabecera del documento.
  • Pie: Las notas se imprimirán a pie de página del documento.

Las notas se pueden asociar a una cabecera o a una línea de pedido de manera independiente. El acceso al registro de notas de cabecera es el siguiente:

Desde cada línea se accede a la opción del registro de notas asociadas, como se puede apreciar:

En ambos casos, el registro se hace en un formulario similar que exige como campos obligatorios el código de tipo de nota y el número de orden de la nota dentro del documento.

Es posible registrar más de una nota por cabecera o por línea de pedido.
 

24.2 Asociar documentos a pedidos

Para insertar información multimedia asociada a un documento del tipo pedido, es necesario definir un tipo de documento en el maestro correspondiente.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Terceros / Clasificación / Tipos de documentos

Al igual que en las notas, los documentos pueden asociarse tanto a la cabecera como a la línea de pedidos, y su acceso se encuentra en diferentes pestañas.


El acceso al registro de notas de cabecera es el siguiente:

Mientras que el acceso al registro de notas desde las líneas es el siguiente:

En ambos casos, el sistema requiere que se informe el tipo de documento y la fecha del fichero. El archivo multimedia es cargado desde el botón CHOOSE FILE.

 

24.3 Registrar valores de características de pedidos

Es posible asociar características a un documento. Estas características se definen en su respectivo maestro.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Auxiliares / Características

Se puede configurar el conjunto de características para asociarse a un tipo de pedido informando del código de grupo de características en el maestro de características y luego informando de este grupo en la tipología de pedidos.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Auxiliares / Tipos de características

Para registrar los valores de características del pedido se accede desde la opción Características de la pestaña Documentos .

Todas las características definidas en el maestro de características que estén asociadas al tipo de pedido serán copiadas con los valores sin informar.

Se debe tener en cuenta que los pedidos que tengan asociados algún documento previo, obtendrán de manera automática las características con los valores indicados en dicho origen.