Para comenzar a dar de alta pedidos se deben establecer algunos datos en tablas auxiliares y maestros.

Los pedidos de compras se asocian siempre a un proveedor y exigen unos campos obligatorios como nombre del proveedor, dirección, país, etc., que se obtienen directamente del maestro de terceros una vez seleccionado. En las líneas del documento se informan los artículos, que deben estar previamente definidos en el maestro de artículos.

Además, antes de crear un pedido es imprescindible definir previamente la tipología de pedidos.

1 Auxiliares y maestros

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Los productos comerciales, materias primas, servicios, etc., deben estar definidos en el maestro de artículos.

Para dar de alta un proveedor, primero se debe registrar un tercero en el maestro de terceros. Como datos asociados también se pueden informar relaciones contables, domiciliaciones bancarias, condiciones de pago, direcciones, etc.

Una vez definido el tercero, y ya que se trata de un proveedor, se le da de alta en el maestro de proveedores donde se informan sus condiciones comerciales asociadas como la divisa, los descuentos, el agente, el transportista, etc.

Debe darse de alta al menos una empresa en el maestro de empresas. Luego, en el maestro de delegaciones debe registrarse al menos una delegación asociada a la empresa. Y para cada delegación definida, se puede catalogar al menos un departamento en el maestro de departamentos.

Los almacenes se definen en el maestro de almacenes y cada almacén se asocia a un recinto de almacén.

El recinto se corresponde con el espacio físico y el almacén la entidad lógica. Cada almacén debe pertenecer a un recinto y un recinto puede contener tantos almacenes como empresas diferentes operan en el recinto.

delegaciónEn el formulario almacenes por delegación se relacionan los almacenes y las delegaciones; además, se obtiene el almacén prioritario en base al tipo de pedido, delegación y departamento informados en el documento. Esta relación puede ser de tipo 1-1 (un almacén por delegación), como 1-n o n-1. Es decir, se permite que una delegación comparta un almacén con otras delegaciones, o al revés una delegación puede tener varios almacenes de trabajo.

2 Requerimientos

2.1 Tipologías de pedidos

Las tipologías definen y parametrizan los distintos tipos de pedidos que se desean gestionar en el sistema, cada uno con una naturaleza o característica diferentes en función de la necesidad que se requiera cubrir.

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Compras / Maestros / Documentos / Pedidos

Los aspectos más destacados son:

  • La definición del tipo: código definido por el usuario que identifica el tipo de documento pedido. Se define mediante una abreviatura o mnemotécnico.
  • La ampliación de la descripción en el campo correspondiente.
  • La selección de una serie, que sirve para enumerar los documentos generados para este tipo de pedido. Permite numerar de manera automática los documentos; no obstante, previamente debe estar definida en el Numerador de documentos.
  • Existe la posibilidad de definir un circuito de workflow. Ver apartado Gestión del Workflow.
  • Se han de establecer las relaciones entre documentos, indicando el documento origen.
  • El indicador valorar se emplea para calcular económicamente el documento. Ver apartado Gestión del workflow.
  • A fin de facilitar el mantenimiento de las líneas, en cada tipología de pedido el usuario puede definir los campos a ocultar.

Observación

En la sección de Funcionamiento básico se brinda mayor detalle respecto a estos y otros parámetros.