1 Principales funcionalidades

El sistema tiene a disposición una serie de funcionalidades que permiten automatizar las tareas relacionadas a la gestión de los pedidos.

Éstas se parametrizan en la tipología de pedidos. La naturaleza y comportamiento de cada tipo de pedido se define por el conjunto de funcionalidades que se le asocian.

Se parametriza la serie a utilizar en la numeración de cada uno de los tipos de pedidos definidos, si enlazará con algún documento origen: ofertas, acuerdos, etc., si se valora y valida, si se permitirá imprimir, etc.

Entre las muchas tipologías posibles que se pueden configurar en el sistema, se tiene por ejemplo:

  • Pedidos de compra normal sin origen.
  • Pedidos de compra interempresa.
  • Pedidos con distintos orígenes (acuerdos, ofertas, solicitudes, etc.)
  • Pedidos con IVA incluido
  • Pedidos de reposición

Las principales funcionalidades disponibles en el sistema son:

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1.1 Creación de albaranes y facturas

El sistema permite asociar los pedidos con otros documentos de gestión. Por ejemplo, a partir de pedidos es posible generar albaranes y estas a su vez facturas. Para mayor información consultar los documentos Albaranes y Facturas.

Cuando los pedidos se encuentran vinculados electrónicamente con otros documentos mercantiles, el sistema toma la información del pedido (empresa, delegación, proveedor, condiciones de pago, etc.) y de los artículos que lo integran (cantidades, precios, etc.) y las pasa automáticamente al documento destino sea albarán o factura, en el momento de su creación o cuando sea necesario.

En las secciones Generación de albaranes y Generación de facturas se amplía la información de estas funcionalidades.

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1.2 Tarifa de precios

Es posible valorar los pedidos en base a criterios requeridos por el usuario, a través de la parametrización de diversas condiciones de tarifas y descuentos.

Las tarifas pueden definirse en función al proveedor, a un documento mercantil, incluso afectadas por uno o más descuentos por mencionar algunos de los parámetros. El sistema también puede tomar las condiciones comerciales que se establecen en los acuerdos compatibles con los pedidos.

En la sección valoración económica se amplía la información de esta funcionalidad.

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1.3 Pedidos desde documentos mercantiles

Los pedidos pueden tener como origen diferentes documentos tales como ofertas de compras, solicitudes, acuerdos, planes de recepción, entre otros. El sistema mantiene vinculados electrónicamente los pedidos con estos documentos, lo que facilita realizar transacciones de consulta, registro, etc. entre uno y otro documento de manera sencilla.

En la sección Uso de pedidos se amplía la información de esta funcionalidad.

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1.4 Pedidos por reposición

Es posible configurar el sistema para reaprovisionar los almacenes cuando se detecta una insuficiencia de mercancía. En estos casos, el sistema genera pedidos de forma automática según determinados niveles de stock.

En la sección Pedidos por reposición se amplía la información de esta funcionalidad.

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1.5 Facilidad en el registro de artículos

Se puede generar pedidos de manera rápida y sencilla a través del e-procurement. El sistema dispone de herramientas que permiten al usuario realizar búsqueda de artículos y familias, el acceso rápido a sus fichas de información y la posibilidad de añadirlas a una cesta para generar pedidos con artículos agrupados a un mismo proveedor.

También dispone de métodos que permite añadir a un pedido los artículos contra catálogo a un almacén en concreto o asignados a un determinado proveedor.

En la secciones e-procuremente y selector de artículos se amplía la información.

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1.6 Impuestos

El sistema guarda en una tabla la información de los impuestos asociados a los pedidos. Estos datos se usan, por ejemplo, en la impresión de facturas proforma.

También es posible aplicar regímenes tributarios especiales a los pedidos, informando diferentes claves impositivas.

Es posible configurar el sistema para que los precios informados tengan impuestos incluidos o no. En la sección Incluir el IVA en los precios se amplía la información de esta funcionalidad.

1.7 Valoración económica

Es posible valorar los pedidos en base a criterios requeridos por el usuario, a través de la parametrización de diversas condiciones de tarifas y descuentos.

En la sección Acciones posibles/Valoración económica se amplía la información de esta funcionalidad.

1.8 Imputación contra presupuestos

El sistema permite definir presupuestos y realizar seguimiento a la ejecución de estos.

Cuando se realiza el control de presupuestos, aparte de imputar gastos, honorarios y consumos, también interesa tener constancia de los compromisos de gastos contraídos sobre la inversión. En ese sentido, es posible parametrizar un tipo de pedido que refleje el gasto de compra en el presupuesto.

En la sección Compromisos de inversión se amplía la información de esta funcionalidad.

1.9 Reflejo en tesorería a medio plazo

El sistema permite controlar a medio plazo las entradas y salidas futuras de dinero, de manera que se pueda tener una previsión de los gastos y la liquidez.

Para que el pedido sea considerado en la previsión de los gastos a futuro se debe parametrizar en su tipología. En el cálculo de tesorería a medio plazo, el sistema tiene en cuenta cuenta aspectos como la forma de pago especificada en el documento, fechas de entrega de la mercancía, divisas, anticipos, etc.

En la sección Movimientos de tesorería, se amplía la información de esta funcionalidad.

1.10 Anticipos

Cuando se realiza un pedido, es posible entregar importes económicos a cuenta, previa recepción de la mercancía.

En el sistema se determina qué controles o acciones realizará en cuanto a los pagos anticipados que se realicen sobre el documento.

Para más información, consultar el apartado Anticipos.

1.11 Gestión de workflow

Un circuito de workflow está formado por un conjunto ordenado de condiciones de bloqueos, y de la secuencia de acciones a realizar para autorizar dicho bloqueo.

Un código de bloqueo identifica una circunstancia o condición (por ejemplo, artículos obsoletos, condiciones no pactadas, validación por parte de un usuario, etc.) que al producirse bloquea el documento.

Para más información, consultar la sección Condiciones de bloqueo o errores.

El sistema tiene configurado por defecto una serie de bloqueos estándar, aunque es posible configurar bloqueos que respondan a las particularidades propias de cada negocio. Para más información, consultar la sección Tipos de workflow.