1 Anular y activar líneas

La acción de anular líneas puede realizarse desde la pantalla de Gestión de repartos o desde la pestaña Línea del plan de recepción, mediante el botón Anular. Es posible habilitar nuevamente las líneas anuladas mediante el botón Activar, si bien no se recuperarán los repartos ya anulados.

Cuando una línea del plan de recepción se anula:

  • Su situación pasa a ser anulado, es decir, no es posible generar repartos de esa línea
  • Si existieran repartos pendientes, estos repartos se eliminan
  • Si existieran repartos servidos, estos repartos no se eliminan
  • Si existieran pedidos repartidos, estos pedidos no se eliminan.
  • Si la línea del plan estuviera servida parcialmente, al anularla el sistema mostraria en su lugar dos líneas:
    • una línea con la cantidad no servida y la situación anulada
    • una línea con la cantidad realizada y la situación servida

      La suma de las nuevas líneas coincide con la cantidad original de la línea del plan.

2 Eliminar pedidos generados

La acción de eliminar pedidos puede realizarse desde:

  • la pantalla de Gestión de repartos,
    seleccionando el pedido y pulsando el botón Eliminar pedido.
  • la pestaña Reparto del plan de recepción,
    seleccionando el reparto servido correspondiente al pedido y pulsando el botón Borrar línea pedido
  • Cuando un pedido se elimina la situación del reparto pasa de servido a pendiente.

3 Validación de catálogos de artículos

Los catálogos son subconjuntos de artículos gestionados por entidades como las delegaciones, los departamentos o los almacenes. La definición de cada catálogo varía dependiendo de la entidad.

3.1 Catálogo por delegación/departamento

La definición de los catálogos de delegación y de departamento son similares. Primero se define el catálogo junto a los artículos que lo conforman en el maestro de catálogos.

Menu path:
Maestros / Artículos / Catálogo de productos

Luego, el catálogo se asocia, bien a la delegación en el maestro de delegaciones o bien al maestro de departamentos.

Menu path:
Maestros / Terceros / Delegaciones / Registro
Menu path:
Maestros / Terceros / Delegaciones / Departamentos
Maestros / Registro

3.2 Catálogo por almacén

El catálogo de un almacén lo componen las referencias activas y vigentes que hay para el almacén en el maestro de niveles de stock.

3.3 Indicador Validar catálogo

Para los tres casos (delegación, departamento y almacén) es necesario que en el indicador Validar catálogo de la tipología del plan de recepción se seleccione el valor correspondiente a Delegación, Departamento o Almacén. Si se desean usar todos los artículos registrados, la opción a seleccionar debe ser No.

3.4 Catálogo por proveedor

Los proveedores, por su parte, también pueden gestionar su propio catálogo, que en este caso está conformado por todos los artículos registrados en el maestro de artículos/proveedor, siempre que tenga activo el indicador Validar catálogo en el maestro de proveedores.

Es posible validar, por un lado, catálogos para delegaciones, departamentos o almacenes, y a su vez también validar el catálogo por proveedores. En este caso, los artículos validados serán serán los de ambos catálogos que tengan en común.

Este mecanismo posibilita pactar con los proveedores relaciones de cantidad mínima económica, por ejemplo.

4 Registro de datos contables

El registro de los datos contables es necesario en alguno de los siguientes casos:

  • Contabilizar compras de artículos no codificados.
  • Realizar reparto o distribución de gastos de una compra global.
  • Realizar compras del tipo inversiones.
  • Informar datos contables para llevar una contabilidad analítica.

El sistema permite registrar datos contables, accediendo desde las líneas de plan de recepción y seleccionando Datos contables en el desplegable de la pestaña Datos contables ▽.

El registro de datos contables exige de manera obligatoria el registro del porcentaje de distribución, que no es otro que el porcentaje que se desea asignar al registro de datos contables respecto del total neto de la línea. Cuando el porcentaje es definido, el sistema propone el importe correspondiente.

También es posible informar primero el importe, y el sistema calculará el porcentaje correspondiente.

Cuando se termina de insertar una línea del plan de recepción, el sistema puede proponer de forma automática la introducción de datos contables de la línea insertada, siempre que en la tipología de plan de recepción se tenga activado el indicativo de datos contables.

Cuando se genera un pedido a partir de un reparto del plan de recepción, los datos contables viajan desde las líneas del plan a las líneas del nuevo pedido creado. Para que en el documento generado se copien las líneas de datos contables, es preciso que en su tipología tenga activado este indicador.

5 Copiar un plan de recepción

El sistema puede realizar la copia de un plan de recepción. Este proceso se llama desde el botón Copiar ubicado en la parte inferior de la cabecera.

Al clicar en el botón Copiar, el sistema despliega un formulario con algunos campos propios de la cabecera que el usuario puede editar.

Si el usuario informa un proveedor y/o dirección diferente al del plan de recepción origen, el sistema obtiene los datos comerciales y financieros para el nuevo proveedor y dirección. En caso de que el proveedor y la dirección se mantengan, respeta las condiciones del documento origen.

Una vez el usuario haya actualizado los campos con los datos del nuevo plan de recepción, debe clicar el botón ACEPTAR para ejecutar el proceso de copia.

El sistema registra una nueva cabecera de plan de recepción con los datos informados en el formulario, y hace la copia de las líneas, las notas, los datos financieros, los datos de facturación, los datos de recepción y los datos de envío.

Si el usuario selecciona la opción Cancelar, se cierra el formulario de copia y se regresa a la pantalla de cabecera del plan de recepción.

6 Confirmar y desconfirmar repartos

El sistema permite marcar los repartos pendientes como Confirmados. Los repartos confirmados no pueden ser modificados (fechas de inicio o fin, cantidad, etc...). Para poder modificar un reparto confirmado es necesario desconfirmarlo mediante el botón correspondiente.

Las acciones de confirmar y desconfirmar repartos pendientes puede realizarse desde:

  • la pantalla de Gestión de repartos, seleccionando el reparto pendiente y pulsando el botón Confirmar
  • la pestaña Reparto del plan de recepción, seleccionando el reparto pendiente y pulsando el botón Confirmar
  • Cuando un reparto se confirma, el indicador Confirmado se activa.
  • Para desconfirmar un reparto pendiente pulsar el botón Desconfirmar. El indicador Confirmado se desactiva. El reparto puede ser modificado.

7 Incluir impuestos en los precios

Los precios por defecto no incluyen el IVA, a menos que se active el indicador de IVA incluido en la tipología de plan de recepción.

Por ejemplo, cuando el precio de la línea obtenido por tarifas no tiene el IVA incluido, pero sí el tipo de plan de recepción, el sistema suma el IVA al precio para guardarlo en la línea del plan de recepción. En cambio, si la línea de tarifa tiene el IVA incluido pero el tipo de plan de recepción no, se restará el IVA al precio que se dará de alta en el plan de recepción.

El sistema se encarga de calcular todos los datos de IVA. A parte del precio, el IVA se considera en los siguientes conceptos:

  • El cálculo de los descuentos especiales pueden incluir el IVA en el precio base.
  • En el cálculo del coste en valoración se añade el IVA no deducible, por ejemplo en casos de prorrata.
  • De igual manera en el cálculo del coste medio online se agrega el IVA no deducible.

8 Impresión de planes de recepción

Los planes de recepción generados por el sistema pueden ser impresos en formato PDF, ya sea desde la cabecera de un plan de recepción o individualmente cada una de las líneas del plan de recepción.

El número máximo de páginas a imprimir está limitado por usuario, por tanto se recomienda hacer la impresión de documentos en grupos reducidos (5, 10 o 20).

8.1 Impresión desde la cabecera de un plan de recepción

Un plan de recepción se puede imprimir desde la cabecera seleccionando el icono impresión del panel de herramientas ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Este botón despliega una ventana emergente desde la cual es posible elegir la plantilla de impresión de Planes de recepción.

8.2 Impresión de la línea de un plan de recepción

Las líneas del plan de recepción se pueden imprimir individualmente seleccionando el icono impresión del panel de herramientas ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Este botón despliega una ventana emergente desde la cual es posible elegir la plantilla de impresión Líneas de plan de recepción.

9 Compromisos de inversión

El sistema permite definir presupuestos y realizar seguimiento a la ejecución de estos.

Cuando se realiza el control de presupuestos, aparte de imputar gastos, honorarios y consumos, también interesa tener constancia de los compromisos de gastos contraídos sobre la inversión.

En ese sentido y para que representen compromisos de gasto, se puede parametrizar el campo compromiso inversión de la tipología de planes de recepción con los siguientes valores:

  • Sí: se genera un compromiso de inversión para cada uno de los presupuestos informados en la cabecera o en los datos contables de las líneas del plan de recepción, siempre que el plan de recepción no esté bloqueado.
  • Evolución: se genera un compromiso de inversión para cada uno de los presupuestos informados en la cabecera o en los datos contables de las líneas del plan de recepción, independientemente si el plan de recepción está bloqueado o no.
  • No: el sistema no lleva ningún control de presupuestos sobre esa tipología de planes de recepción.

A nivel de cabecera se puede informar el presupuesto y partida al que se desea imputar el compromiso de gasto.

A nivel de líneas, en los datos contables se puede informar el presupuesto y partida al que se desea imputar el compromiso de gasto.

Este compromiso de inversión se ve reflejado en el formulario presupuestos.

Para mayor información, visitar la sección dedicada a presupuestos y partidas.

 

10 Movimientos de tesorería

Todas las facturas, incluidas las que tienen su origen en planes de recepción, pueden contabilizarse y generar efectos. Cobrar o pagar estos efectos implica realizar movimientos en las cuentas financieras que están bajo el control del módulo de tesorería.

Sin embargo, también es posible controlar a medio plazo las entradas y salidas futuras de dinero, de manera que se pueda tener una previsión de los gastos y la liquidez.

Para que un tipo de plan de recepción sea considerado en esta previsión de gastos a futuro, se debe activar el indicador tesorería de la tipología de planes de recepción.

El cálculo de tesorería a medio plazo toma en consideración la forma de pago informada en la cabecera del plan de recepción, para calcular los importes y las fechas de vencimiento correspondientes.

Para ejecutar la regeneración de tesorería a medio plazo se debe acceder desde el siguiente punto de menú:

Menu path:
Maestros / Contabilización / Regeneración de tesorería

Una vez ejecutado el proceso, se muestra el detalle de la simulación de todos los movimientos de tesorería.

11 Modificar tipo de programación (masivo)

Esta acción permite modificar el tipo de programación de todas aquellas líneas en situación de pendientes, es decir, las líneas que no hayan generado previamente el reparto. Esta acción no modifica el tipo de programación de la cabecera.

El proceso se llama desde el botón Modificar tipo de programación ubicado en la parte inferior de la cabecera.

12 Modificar periodo congelado (masivo)

Esta acción permite modificar el período congelado de todas aquellas líneas en situación de pendientes, es decir, las líneas que no hayan generado previamente el reparto. Esta acción no modifica el período congelado de la cabecera.

El proceso se llama desde el botón Modificar período congelado ubicado en la parte inferior de la cabecera.

13 Visualización del docflow

Pending

14 Acciones auxiliares

14.1 Registrar notas de plan de recepción

Antes de dar de alta una nota de plan de recepción, se debe definir previamente un tipo de nota en el maestro de tipologías de notas. Para más información, ver la sección Tipología de notas.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Auxiliares / Tipos de notas

Las notas se pueden asociar a una cabecera o a una línea de plan de recepción de manera independiente. El acceso al registro de notas de cabecera es el siguiente:

Desde cada línea se accede a la opción del registro de notas asociadas, como se puede apreciar:

En ambos casos, el registro se hace en un formulario similar que exige como campos obligatorios el código de tipo de nota y el número de orden de la nota dentro del documento.

Es posible registrar más de una nota por cabecera o por línea de plan de recepción.

Cuando se genera un pedido a partir de un reparto del plan de recepción, las notas viajan desde la cabecera o las líneas del plan a la cabecera o las líneas del nuevo pedido creado.

14.2 Asociar documentos a plan de recepción

Para insertar información multimedia asociada a un plan de recepción, es necesario definir un tipo de documento en el maestro correspondiente.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Terceros / Clasificación / Tipos de documentos

Al igual que en las notas, los documentos pueden asociarse tanto a la cabecera como a la línea de plan de recepción, y su acceso se encuentra en diferentes pestañas.


En ambos casos, el sistema requiere que se informe el tipo de documento y la fecha del fichero. El archivo multimedia es cargado desde el botón CHOOSE FILE.

Cuando se genera un pedido a partir de un reparto del plan de recepción, los documentos viajan desde la cabecera o las líneas del plan a la cabecera o las líneas del nuevo pedido creado.

14.3 Registrar valores de características de plan de recepción

Antes de registrar valores de características a un plan de recepción, es necesario definir tales características en su respectivo maestro.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Auxiliares / Características

Se puede configurar el conjunto de características para asociarse a un tipo de plan de recepción informando del código de grupo de características en el maestro de características y luego informando de este grupo en la tipología de plan de recepción.

Para registrar los valores de características del plan de recepción hay que acceder a la opción Características de la pestaña Documentos.

Todas las características definidas en el maestro de características que estén asociadas al tipo de plan de recepción serán copiadas con los valores sin informar.