Una vez definida una tipología de documento es posible empezar a dar de alta planes de recepción.

1 Aplicación

Un plan de recepción está compuesto por la cabecera, las líneas y los diferentes repartos de cada línea de artículo. Como está explicado en secciones anteriores, la cabecera establece las condiciones generales de la recepción de mercancía, y las líneas establecen condiciones específicas de cada artículo. Además, en los repartos se especifican las condiciones detalladas de cada recepción de los diferentes artículos definidos en las líneas.

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Ventas / Albaranes / Procesos / Interempresa
 

1.1 La cabecera del plan de recepción

A nivel de cabecera se establecen las condiciones comerciales y financieras del plan de recepción. Su estructura es parecida a las cabeceras de pedidos de compras.

La dirección de recepción (caja Recepcionar en) y el tercero de expedición (caja Enviar a) de la cabecera se utilizan como datos por defecto para la generación de los repartos, aunque estos datos se pueden especificar luego para cada reparto.

De la misma manera, a la cabecera se le puede asociar un tipo de programación, que se define en la tabla de tipos de programación de repartos. Para más información sobre la estructura de los tipos de programación de repartos, ver Tipos de programación de repartos.

El tipo de programación indica el número de repartos a realizar, la longitud del intervalo entre cada reparto, etc. Este valor se puede asociar también a nivel de líneas y de esta forma se particulariza para cada artículo, si es preciso.

Además, se puede asignar un comprador a la cabecera del plan, tal y como se hace en pedidos de compras. Es el encargado de gestionar esa compra.

El número de días de periodo congelado impide modificar un reparto en el número de días hasta la fecha de recepción. Este valor se puede particularizar también para cada artículo.

La situación de la cabecera del plan de recepción pueden ser:

  • Pendiente: la cabecera no tiene ningún pedido asociado todavía.
  • Parcial: se han generado pedidos de una parte del plan de recepción.
  • Servido: se han generado pedidos por el total de las cantidades del plan de recepción.
  • Anulado: el plan ha sido cancelado, es decir, no permite generar repartos ni pedidos.
 

1.2 Las líneas del plan de recepción

Desde la cabecera registrada se accede a las líneas del plan mediante la pestaña Línea.

A nivel de líneas es donde se asocian los artículos del plan de recepción. Cada línea tiene un artículo, un precio y un descuento y la cantidad total a repartir.

Si el plan de recepción está vinculado a un acuerdo, el precio y descuento de la línea del plan serán los mismos que en el acuerdo. Si no es así, el sistema utilizará el precio y descuento de la tarifa de compras correspondiente, en caso de que esta exista.

Además, el usuario puede informar en las líneas de una serie de datos que también constan en la cabecera. De este modo, se puede particularizar la siguiente información a nivel de líneas:

  • El tipo de programación para generar el reparto.
  • El número de días de periodo congelado para la línea del plan de recepción en concreto.
  • El porcentaje de tolerancia para habilitar la superación de la cantidad acordada en dicho porcentaje.

La situación de las líneas del plan de recepción pueden ser:

  • Pendiente: no tiene pedidos, ya sea porque no hay repartos o porque los repartos están pendientes de generar pedido.
  • Parcial: se han generado pedidos de una parte de la línea.
  • Servido: se han generado pedidos por toda la cantidad de la línea.
  • Anulado: la línea ha sido anulada, es decir, la línea no permite generar repartos.

Cada línea del plan de recepción muestra también:

  • La cantidad repartida: que corresponde con la cantidad de la que se ha hecho reparto
  • La cantidad realizada: que corresponde con la cantidad de la que se ha hecho pedido
 

1.3 Los repartos del plan de recepción

Por último, después de introducir la cabecera y las líneas, hay que dar de alta los repartos de las líneas del plan de recepción. Desde la cabecera registrada se accede a los repartos del plan mediante la pestaña Repartos.

Menu path:
Compras / Planes de recepción / Reparto

El reparto se puede generar automáticamente en base a la cantidad total de cada línea y teniendo en cuenta el tipo de programación. Sin embargo, los repartos también se pueden definir manualmente, de modo que el usuario puede dar de alta los repartos sin seguir una lógica de un tipo de programación. Para más información, consultar el apartado Uso/Generar repartos.

Las fechas de un reparto, tanto si ha sido creado manual o automáticamente, tienen que estar dentro del rango de fechas de la línea a la que hacen referencia. Del mismo modo, las fechas de inicio y fin de recepción de cada línea tienen que estar dentro del rango de inicio y fin de entrega de la cabecera del plan de recepción.

En cada línea de reparto está la dirección de recepción y los datos de expedición, en caso de que sea necesaria.

Como documento destino, una línea de reparto genera una línea de pedido de compras, de modo que ambas líneas quedan enlazadas. Las fechas de inicio y fin de recepción de la línea de reparto son las que se utilizan a la hora de generar la línea del pedido.

A nivel de workflow, las líneas de reparto se pueden bloquear por muchas razones. Por ejemplo:

  • Dirección de recepción diferente a la definida por defecto.
  • Cantidad repartida inferior a la establecida.
  • Cantidad repartida superior a la anterior según un porcentaje determinado.

Las posibles situaciones de los repartos pueden ser:

  • pendiente de realizar el pedido
  • servida, es decir, ya se ha realizado el pedido
 

1.4 Ejemplo paso a paso: crear la cabecera y líneas del plan

Para generar un plan de recepción es imprescindible en primer lugar definir la cabecera y las líneas de artículos.

Procedimiento:

  • Acceder a través del menú a Compras/Planes de recepción/Nuevo plan: la pantalla muestra el formulario para crear una nueva cabecera.
  • Rellenar, como mínimo, los campos obligatorios resaltados en amarillo.
    • Tipo de documento: seleccionar uno entre los previamente definidos en el maestro de planes de recepción.
    • Seleccionar la empresa, delegación y departamento.
    • Establecer las fechas de inicio entrega y fin entrega para este plan de recepción.
    • Una vez seleccionado el proveedor, el sistema propone la dirección 0 predefinida en el maestro de terceros, que puede ser modificada.
    • Si fuera necesario, modificar los campos de las pestañas recepcionar en, enviar a o datos financieros.
    • En la caja de información general, revisar los campos Tipo de programación y Periodo congelado.
  • Pulsar el botón insertar : la cabecera ha sido creada.
  • Para crear las líneas, acceder a la pestaña Línea.
    • Modificar, si fuera necesario, las fecha inicio entrega y final entrega, que por defecto coinciden con las fechas definidas en la cabecera.
    • Seleccionar un artículo: entre los existentes.
    • Definir la cantidad, el precio y el descuento por línea.
    • Pulsar el icono insertar : la línea ha sido creada.
    • Pulsar el icono limpiar para crear una línea nueva; repetir los pasos anteriores para crear una nueva línea de artículo.

Ahora ya es posible dar de alta los repartos de las líneas.

2 Uso

En el siguiente apartado se detalla paso a paso cómo generar repartos, en primer lugar, y cómo generar pedidos a partir de los repartos, en segundo lugar. Ambas acciones se pueden llevar a cabo de diferentes maneras, según sea más útil y cómodo para cada usuario.

 

2.1 Generar repartos

Para generar un pedido desde un plan de recepción es imprescindible que el plan tenga creadas líneas de reparto. Ver sección Ejemplo paso a paso: crear la cabecera y líneas de repartos.

Antes de crear un reparto, hay que tener en cuenta tres conceptos que entran en juego directamente con la generación de repartos:

  • El tipo de programación. Hay que elegir un tipo de programación, para toda la cabecera o para una línea en concreto, si se quiere que el reparto se genere automáticamente. Para más información, ver Tipos de programación de repartos.
  • El porcentaje de tolerancia. Es posible indicar un porcentaje de tolerancia para cada línea del plan de recepción. Si su valor es 0, los repartos de una línea de cantidad 100 nunca podrán superar dicha cantidad. Si su valor es 10, una línea de cantidad 100 podrá generar repartos hasta la cantidad 110. Un porcentaje de tolerancia nulo implica que no haya un límite para la cantidad repartida.
  • El periodo congelado. El número de días de periodo congelado indicado en la cabecera del plan impide modificar un reparto en el número de días hasta la fecha de recepción. Este valor se puede particularizar también para cada artículo.

Existen varios modos de crear un reparto:

A continuación se detalla cada uno de estos métodos.

 

2.1.1 Desde el formulario 'Gestión de repartos'

Menu path:
Compras / Planes de recepción / Gestión de repartos

Procedimiento:

  • Acceder a través del menú al proceso Compras/Planes de recepción/Gestión de repartos.
  • Ejecutar mediante el icono la pantalla de consulta para mostrar todos los planes de recepción o acotar los resultados mediante las opciones de consulta.

  • La pantalla muestra por defecto las líneas pendientes de dar de alta de los planes de recepción filtrados. Seleccionar las líneas que se deseen dar de alta y pulsar el botón Generar repartos: el sistema muestra la opción de cambiar la cantidad o las fechas de las líneas seleccionadas.
  • Pulsar el botón Aceptar: los repartos se crean en función de las fechas inicio y fin y el tipo de programación y el resultado se muestra como registros pendientes en la caja Reparto de plan de recepción. Ahora ya es posible realizar un pedido: ver sección Pedidos/Desde Gestión de repartos.

IMPORTANTE

Si durante este procedimiento se selecciona una línea de artículo que no disponga de ningún tipo de programación definida, como resultado de generar repartos en el plan de recepción se creará un único registro por artículo.

 

2.1.2 Desde la cabecera o la pestaña 'Líneas' del Plan de recepción

El botón Generar repartos, situado en la cabecera y en la pestaña Líneas del formulario de Planes de reparto permite generar repartos desde las líneas del plan de recepción.

Procedimiento:

  • Acceder a través del menú al formulario Compras/Planes de recepción/Consultar planes.
  • Filtrar mediante la pantalla de consulta el plan de recepción deseado y pulsar ejecutar : la pantalla muestra la cabecera del plan de recepción seleccionado.
  • Acceder a la pestaña Líneas.
  • Seleccionar la línea del artículo deseado para generar el reparto y pulsar el botón Generar repartos: si se desea es posible modificar las cantidades y fechas del plan de reparto. Sino, se utilizarán las originales definidas en la línea del artículo.

    Si se realiza esta acción desde la cabecera, el sistema generará los repartos para todas las líneas incluidas en el plan, sin opción a seleccionarlas individualmente.
  • Pulsar Aceptar: el plan de reparto ha sido generado en función del Tipo de programación, la cantidad y las fechas definidas.
  • Acceder a la pestaña Reparto para visualizar el reparto generado: es posible que sea necesario recargar los datos de la pantalla mediante el botón . El sistema muestra los repartos de plan de recepción. Ahora ya es posible realizar un pedido: ver sección Generar Pedidos/Desde la pestaña 'Reparto' del Plan de recepción.

IMPORTANTE

Si durante este procedimiento se selecciona una línea de artículo que no disponga de ningún tipo de programación definida, como resultado de generar repartos en los repartos del plan de recepción se creará un único registro por artículo.

 

2.1.3 Desde la pestaña 'Reparto' del Plan de recepción

Es posible generar repartos insertando líneas desde la pestaña Reparto del formulario de Planes de recepción. Mediante este método es necesario insertar una a una cada línea del plan de recepción ya que no se tiene en cuenta el tipo de programación.

Menu path:
Compras / Planes de recepción / Reparto

Procedimiento:

  • Acceder a través del menú al formulario Compras/Planes de recepción.
  • Filtrar mediante la pantalla de consulta el plan de recepción deseado y pulsar ejecutar : la pantalla muestra la cabecera del plan de recepción seleccionado.
  • Acceder a la pestaña Reparto.
  • Seleccionar un artículo para generar el reparto.
  • Seleccionar una fecha.
  • Seleccionar una cantidad.
  • Pulsar el botón : se ha añadido una línea de reparto.
  • Para añadir más líneas de reparto será necesario pulsar el icono limpiar registro y repetir el procedimiento.
  • Validar la cabecera. Ahora ya es posible realizar un pedido: ver sección Pedidos/Desde la pestaña 'Reparto' del Plan de recepción.

2.2 Generar pedidos

Se podría decir que el último paso en la gestión de los planes de recepción es la creación de pedidos de compra. Para que un reparto genere una línea de pedido, es imprescindible que la tipología de pedido a generar (indicada en la tipología del plan de recepción) tenga el indicativo Plan de recepción activado.

Existen varios modos de crear un pedido vinculado a un plan de recepción:

A continuación se detalla cada uno de estos métodos.

 

2.2.1 Desde el formulario 'Gestión de repartos'

Procedimiento:

  • Acceder a través del menú al proceso Compras/Planes de recepción/Gestión de repartos.
  • Ejecutar en la pantalla de consulta para mostrar todos los planes de recepción o acotar los resultados mediante las opciones de consulta.
  • Seleccionar de los repartos pendientes aquellos de los que se quiera realizar un pedido.
  • Pulsar Generar pedido: el sistema permite modificar la fecha del pedido.
  • Pulsar Aceptar: el sistema muestra el pedido/s generados en la caja líneas de pedido. El estado de la línea de reparto pasa a ser servida cuando se genera el pedido. Seleccionando la línea de reparto servida, el sistema muestra los datos y el link al pedido generado y el nivel de stock para ese artículo.
  • Si se ha realizado el pedido de una/s líneas, pero todavía hay repartos pendientes del mismo plan, el sistema marca esa línea del plan como parcial y en color amarillo. La cabecera de este plan de recepción quedará bloqueada (es posible desbloquearla mediante el botón Validar de la cabecera).
 

2.2.2 Desde la pestaña 'Reparto' del Plan de recepción

Procedimiento:

  • Acceder a través del menú al proceso Compras/Planes de recepción/Consultar planes.
  • Filtrar mediante la pantalla de consulta el plan de recepción deseado y pulsar ejecutar : la pantalla muestra la cabecera del plan de recepción seleccionado.
  • Acceder a la pestaña de Reparto.
  • Seleccionar de los repartos pendientes aquellos de los que se quiera realizar un pedido.
  • Pulsar el botón Generar pedido: el sistema permite modificar la fecha del pedido.
  • Pulsar el botón Aceptar: el sistema marca la línea del reparto seleccionada como servida. La línea muestra también los datos y el link del pedido generado y el nivel de stock para ese artículo.
 

2.2.3 Desde el Proceso 'Generar pedidos'

Procedimiento:

  • Acceder a través del menú a Compras/Planes de recepción/Procesos/Generar pedidos.
  • Mediante la pantalla de consulta, filtrar los repartos de los que se quiere generar pedidos y pulsar el icono ejecutar . Solo el campo Almacén es obligatorio.
  • El sistema genera automáticamente y muestra todos los pedidos creados que cumplían con los filtros de la consulta.

2.2.4 Agrupación de pedidos

Si la cabecera y las condiciones (fecha pedido, proveedor,....) de los pedidos de diferentes repartos coinciden, y las fechas de inicio y fin del reparto son iguales o compatibles, el sistema automáticamente agrupa repartos como líneas de un único pedido.