1 Visión general

El mòdulo de los extractos bancarios recoge los movimientos reales originados por las distintas entidades financieras, su principal utilidad es servir de soporte para realizar la conciliación de sus movimientos con nuestros movimientos [taptcuen].

Mediante el proceso de incorporación de extractos de banca electrónica, realizaremos la carga automática de la información facilitada por las distintas entidades financieras, según la norma bancaria 43.

2 Principales funcionalidades

Tenemos diferentes acciones para poder avanzar, retroceder los extractos, así cómo también tenemos distintos métodos de visualización y controles, para saber cuándo vencen determinados extractos.

Objecto Función
Registro domiciliaciones bancarias Registrar las domiciliaciones existentes con información de las mensualidades, una horquilla de precios, fechas de inicio y fin, así como cuenta financiera.
Carga fichero extracto Es la pantalla donde cargaremos el documento que nos envíe el banco (extracto), para poder tener informados y registrados todos los extractos.
Extractos bancarios Vemos el movimiento de extracto. Es dónde iremos avanzando individualmente el estado del mismo.

3 Modelo de datos

Extracto bancario

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4 Datos maestros

Extracto bancario

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5 Paso a paso

Para llevar el control de los extractos bancarios procediremos a rellenar todas las tablas maestras que mencionamos en el gráfico anterior, porqué si no informamos de todos los maestros, cuando querramos guardar un nuevo registro no nos dejará por falta de información.

Cuando tengamos guardadas las tablas maestras, procediremos a registrar las domiciliaciones. En este caso tendremos que informar de la empresa, la cuenta financiera y el tercero. Seguidamente podremos informar del documento al que hace referencia (número de factura), así cómo de la descripción del concepto. Luego tendremos las fechas de aplicación de la domiciliación, así cómo del control de la horquilla de precios, si el recibo es superior o inferior al marcado en el registro nos aparecerá cómo domiciliación con incidencia. A continuación informaremos de los concpetos y los datos referentes a la posible devolución. Finalmente, informaremos de las mensualidades del año en curso, marcando las mensualidades dónde recibiremos la domiciliación.

Una vez tenemos los registros completos, tendremos que conciliar los extractos bancarios con las domiciliacions recibidas de los bancos, para poder así contabilizarlas.

5.1 Carga ficheros

También es posible almacenar los ficheros de los extractos bancarios facilitados por las entidades financieras según normativa bancaria AEB43. Durante la carga de los ficheros se insertarán los apuntes en la tabla de extractos bancarios que sirve de soporte para la conciliación de los mismos.

Procedimiento para la incorporación del fichero

- Pulsar el botón Limpiar datos para inicio de transacción.

- Seleccionar el fichero mediante la opción Examinar.

- Pulsar la opción Insertar.

Consideraciones

- A partir del código C.C.C. facilitado por el banco la aplicación buscará el código correspondiente a su cuenta financiera.

- Un mismo fichero puede contener movimientos de una o más cuentas financieras pertenecientes a la misma entidad financiera.

- Previo al proceso de carga la aplicación verificará la fecha y el importe del saldo final de la última carga realizada, ambos datos están registrados en la tabla de cuentas financieras. Al finalizar el proceso de carga la información de control será actualizada de nuevo en el registro correspondiente a su cuenta financiera.

- Para realizar la carga del primer fichero de extractos de una cuenta los datos de control pueden estar con valor nulo.

- Este proceso no realiza la conciliación de movimientos con el sistema de tesorería, existe un proceso específico para ello.

6 Acciones posibles

Dentro del módulo existen dos principales pantallas, la de extractos bancarios [textract] y almacén de extractos [textract_file] que es dónde cargaremos el documento.

Las acciones posibles dentro de este la pantalla de extractos bancarios son:

Acción Descripción
Conciliar La función Conciliar permite la conciliación automática del movimiento bancario seleccionado. Se aplicarán las mismas reglas de conciliación que las del proceso de conciliación automática masiva, esto es, si el movimiento no ha podido ser conciliado el proceso simplemente no hará nada y el operador deberá proceder a su conciliación o integración manual.
Selección La función de Selección permite la confección de una selección de movimientos de tesorería que pueden ser conciliados con el movimiento bancario seleccionado.
Generar La función Generar insertará un movimiento de tesorería con el que realizará la conciliación. La función de Generar solicitará un código de operación financiera y insertará un movimiento de tesorería con el que realizará la conciliación. Esta utilidad es interesante en aquellos casos en que nos encontremos con movimientos bancarios no esperados y donde el tesorero autorice su integración manual como nuevo movimiento de tesorería. No debemos confundir esta función con la integración automatizada de movimientos bancarios, los cuales son esperados con cierta regularidad, por ejemplo, movimientos de cancelación de cuentas netting o movimientos de devolución por impago o reclamación de efectos.
Vincular Permite vincular apuntes de extractos para facilitar la conciliación de múltiples apuntes de extractos bancarios con uno o varios apuntes de nuestra tesorería, para ello debe proceder según :

- Debe escoger el apunte de extracto sobre el cual asociaremos en la tabla movimientos conciliados los apuntes de tesorería con los que deseamos conciliar.

- Seleccionar los restantes apuntes de extracto bancario y sobre cada uno de ellos ejecute la opción Vincular para introducir el número de orden del extracto sobre el que asociamos los apuntes de tesorería.

- Finalmente para conciliar deberá ejecutar sobre cualquiera de los apuntes de extractos involucrados en la conciliación múltiple la opción Conciliar.

6.1 Conciliación

6.1.1 Procesos de conciliación

La conciliación consiste en marcar uno o varios movimientos de esta tabla contra uno o varios movimientos de la tabla de cuentas corrientes - tesorería.

Los procesos de conciliación pueden contabilizar automáticamente, así como notificar a las carteras de efectos a cobrar y/o a pagar, mediante el cambio de estado o de situación de los efectos asociados a cada movimiento de tesorería.

Conciliación automática global

Esta opción intentará la conciliación automática de todos los movimientos pendientes de conciliar de esta tabla contra los movimientos pendientes de conciliar de la tabla de cuentas corrientes - tesorería.

Las relaciones de conciliación que permite este método son de un movimiento de esta tabla de extractos bancarios contra un movimiento de la tabla de cuentas corrientes - tesorería.

Conciliación automática selectiva

Esta opción permite la conciliación automática del movimiento activo no conciliado de esta tabla de extractos bancarios contra un movimiento de la tabla de cuentas corrientes - tesorería.

Las relaciones de conciliación que permite este método son de un movimiento de esta tabla de extractos bancarios contra un movimiento de la tabla de cuentas corrientes - tesorería.

Conciliación selectiva múltiple

Esta opción permite la conciliación no automática y selectiva de varios movimientos de esta tabla de extractos bancarios contra un único movimiento de la tabla de cuentas corrientes - tesorería, o bien, la conciliación de un único movimiento de esta tabla de extractos bancarios contra varios movimientos de la tabla de cuentas corrientes - tesorería.

Las relaciones de conciliación que permite este método son de un movimiento de esta tabla de extractos bancarios contra varios movimientos de la tabla de cuentas corrientes - tesorería, o bien, varios movimientos de esta tabla de extractos bancarios contra un movimiento de la tabla de cuentas corrientes - tesorería.

Pseudo- conciliación

Esta opción se denomina pseudo-conciliación porque no requiere el soporte de esta tabla para marcar como conciliados los movimientos de la tabla de cuentas corrientes - tesorería.

6.1.2 Procesos de desconciliación

La desconciliación es la función inversa a la conciliación, o sea, se trata de desmarcar movimientos conciliados y situarlos de nuevo como pendientes de conciliar.

Si durante la conciliación se contabilizó automáticamente, esta función reversible de desconciliación procederá a la eliminación del asiento contable. Si además, durante la conciliación se realizaron cambios de estado de efectos de las carteras de cobros o de pagos, esta función también los resituará a sus respectivos estados previos.

Desconciliación automática selectiva

Esta opción permite la desconciliación automática del movimiento activo conciliado de esta tabla de extractos bancarios y de la tabla de cuentas corrientes - tesorería.

Desconciliación selectiva múltiple

Esta opción permite la desconciliación automática y selectiva de varios movimientos de esta tabla de extractos bancarios contra un único movimiento de la tabla de cuentas corrientes - tesorería, o bien, la conciliación de un único movimiento de esta tabla de extractos bancarios contra varios movimientos de la tabla de cuentas corrientes - tesorería.

Pseudo-desconciliación

Esta opción se denomina pseudo-desconciliación porque no requiere el soporte de esta tabla para el control de los movimientos conciliados. La función permitirá desmarcar movimientos pseudo-conciliados en la tabla de cuentas corrientes - tesorería.

6.1.3 Integración automática de movimientos durante la conciliación

La integración automática puede realizarse, opcionalmente, desde los procesos de conciliación y consiste en la generación de movimientos de tesorería en nuestra tabla de cuentas corrientes, dichos movimientos se considerarán automáticamente conciliados.

7 FAQS

¿Qué clase de movimientos bancarios pueden verse implicados en esta función de integración automática?

Los movimientos bancarios que nos lleguen identificados como impagados. Los movimientos bancarios de traspasos de saldos diarios de las cuentas financieras de las delegaciones a la cuenta o cuentas financieras de gestión bancaria centralizada. Determinadas cuentas financieras al final de cada día se quedan con saldo cero, realizándose para ello traspasos positivos o negativos a o de nuestras cuentas financieras centralizadas, su objetivo es mejorar la gestión y el control de la tesorería de la organización.


¿Qué ventajas se consigue con la funcionalidad de integración automática de movimientos?

Sincronizar la información bancaria externa con nuestras cuentas financieras, cuyo principal objetivo es tener actualizada la posición bancaria. No olvidemos que la posición bancaria se obtiene de nuestra tabla de cuentas corrientes. Otra ventaja importante es ahorrar en lo posible la entrada manual de información al tesorero, no obstante, en ocasiones convendrá realizar modificaciones manuales, por ejemplo en el caso de los impagados, puesto que algunas entidades financieras no facilitan en el extracto electrónico la información del cliente deudor, siendo preciso esperar a la recepción de la documentación escrita en papel para determinar con precisión contra cual o cuales de nuestros clientes se ha de realizar la anotación del impagado o impagados.


¿Cómo puede el usuario tesorero identificar los movimientos que se han integrado automáticamente durante la ejecución de los procesos de conciliación?

Estos movimientos figuran como originados desde el extracto bancario, por lo tanto todos ellos están identificados con la letra X. Además todos los movimientos en la tabla de cuentas corrientes están identificados con una fecha de alta o de última modificación y con un número que identifica al usuario que ejecutó el proceso.


¿Qué ocurre cuando desconciliamos un movimiento bancario con integración automática?

Simplemente, el movimiento de tesorería que se creó automáticamente durante la conciliación será eliminado. No obstante, si dicho movimiento ya estuviera contabilizado, entonces, el proceso de desconciliación no lo eliminaría y en su lugar nos daría un aviso advirtiéndonos de que está contabilizado y por lo tanto no puede llevar a cabo la desconciliación. La siguiente propuesta de parametrización permitirá la integración automática de movimientos bancarios ocasionados por impagados y/o devoluciones. Como puede observarse una característica común de estos movimientos bancarios es que previo a la ejecución del proceso o procesos de conciliación ninguno de estos movimientos existen en nuestra tabla de cuentas corrientes ya que son movimientos que el tesorero no puede prever con un nivel de certeza suficientemente alto.